20 trików do Office 2010

Prezentujemy zestaw porad, jak używać i co można zrobić za pomocą najnowszych funkcji najpopularniejszego na świecie pakietu biurowego.

W artykule znajdziesz dokładne opisy nowych opcji Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka.

Wszystkie porady możesz wypróbować w wersji testowej Office 2010 zamieszczonej na dołączonej płycie DVD.


1. Jak otworzyć stare dokumenty

Usuwanie blokady otwierania starych dokumentów.W Office 2007 podczas próby edycji dokumentu utworzonego w wersji 95 albo jeszcze starszej na ekranie pojawiał się jedynie komunikat o błędzie, a plik nie chciał się otworzyć. Ograniczenie to zostało wprowadzone ze względów bezpieczeństwa. Najnowszy Office jest jednak bardziej elastyczny i jeśli chcesz, możesz usunąć tę blokadę.

1. Otwórz np. Worda i przejdź na kartę Plik. Kliknij Opcje i sekcję Centrum zaufania. Wybierz przycisk Ustawienia Centrum zaufania.

2. Przejdź do kategorii Ustawienia blokowania plików. W kolumnie Otwieranie usuń zaznaczenia formatów, które chcesz odblokować. Zaakceptuj zmiany. W podobny sposób usuwa się blokadę w Excelu.

2. Gdzie są pliki, nad którymi ostatnio pracowałem

Po zaznaczeniu jednej opcji lista ostatnio otwieranych dokumentów pojawia się w menu aplikacji.Użytkownicy starszych wersji Office cenili sobie funkcję, która umożliwiała błyskawiczny dostęp do ostatnio otwieranych dokumentów. Wystarczyło najczęściej rozwinąć menu Plik i wybrać jeden z listy. Funkcja ta została rozbudowana, ale ukryta. Aby dostać się do dokumentów, trzeba teraz wykonać więcej kroków. Na szczęście można to zmienić.

1. Kliknij kartę Plik i kategorię Ostatnio używane. Na dole prawej części okna zaznacz opcję Uzyskaj szybki dostęp do tej liczby... W pole obok wpisz liczbę dokumentów, które mają być wyświetlane na liście. Ostatnio otwierane pliki pojawią się od razu w menu Plik.

2. Przydatna jest funkcja tzw. przypięcia danego dokumentu do listy ostatnio otwieranych. Przypięty dokument będzie wyświetlany na niej zawsze, bez względu na to, kiedy był edytowany. Aby to zrobić, kliknij nazwę dokumentu w kolumnie Ostatnio używane dokumenty okna Ostatnio używane i wybierz polecenie Przypnij do listy. Co ciekawe, do wykazu można dołączyć nie tylko pliki, ale również całe katalogi. Wybiera się je z kolumny Ostatnio używane miejsca.

3. Odzyskiwanie niezapisanych plików

Word, Excel oraz PowerPoint zostały wyposażone w funkcję odzyskiwania niezapisanych plików, opartą na automatycznym zapisie tworzonym przez każdy z tych programów. Poprzednie wersje Office usuwały kopie awaryjne po zamknięciu dokumentu, najnowsza przechowuje ostatnią. Aby z niej skorzystać, przejdź na kartę Plik i kliknij polecenie Ostatnio używane. Wybierz polecenie Odzyskaj niezapisane dokumenty widoczne w prawym dolnym rogu okna. Wskaż plik kopii i kliknij Otwórz. Podobny efekt uzyskasz klikając kolejno Plik, Informacje, Zarządzaj wersjami i Odzyskaj niezapisane dokumenty.

4. Własne elementy na wstążce

Na wstążce można umieścić własną kartę i wyposażyć ją w najczęściej wykorzystywane polecenia. To ogromne ułatwienie pracy. Wstążka pojawiła się w Offisie 2007. W aktualnej wersji pakietu jest bardziej elastyczna. Producent umożliwił jej modyfikowanie i dostosowywanie do własnych potrzeb. Zmiana wstążki w jednym programie pakietu nie ma wpływu na interfejs pozostałych aplikacji.

1. Otwórz jeden z programów i kliknij wstążkę prawym przyciskiem myszy. Wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Aby dodać kartę użyj przycisku Nowa karta. Automatycznie zostanie utworzona na karcie jedna grupa.

2. Zaznacz kartę i kliknij przycisk Zmień nazwę. Nadaj swojej karcie nazwę. W podobny sposób zmodyfikuj grupę. Jeżeli chcesz do karty dodać kolejne grupy użyj przycisku Dodaj grupę. Kolejność wyświetlania kart na wstążce oraz grup na karcie zmienisz przyciskami strzałek z prawej strony okna.

3. Zaznacz jedną z grup, a następnie w lewej części okna odszukaj polecenie, które chcesz na niej umieścić. Wykaz poleceń możesz zawęzić, wybierając z listy powyżej odpowiedni filtr, np. Polecenia, których nie ma na Wstążce. Aby przenieść polecenie na wstążkę, kliknij przycisk Dodaj>>, jeżeli chcesz je usunąć, wybierz <<Usuń. Możesz również przeciągać polecenia myszą. Druga metoda ułatwia zdefiniowanie kolejności wyświetlania poleceń. Zmiany zaakceptuj przyciskiem OK.