Sposobów zabezpieczania dokumentów Office 2010 jest kilka. Niektóre blokują dostęp do plików, inne chronią formatowanie, a jeszcze inne umożliwiają edycję w oparciu o konta użytkowników. Łatwo się w nich pogubić. Przybliżamy w tym poradniku dostępne mechanizmy i pokazujemy, jak z nich korzystać
Najpopularniejszą metodą
zabezpieczania dokumentów Office, a w szczególności dostępu do ich treści, jest przekonwertowanie ich do formatu
PDF. Zapisane w tej postaci pliki można zabezpieczyć hasłem, wyłączyć możliwość edytowania. W najbardziej restrykcyjnej wersji dokument
PDF zachowuje się tak, jak obrazek.
Można zapoznać się z jego treścią, ale nie da się jej w prosty sposób wykorzystać. Od chwili, gdy pojawiły się tanie i darmowe narzędzia do zapisu plików w tym formacie, PDF stał się standardem wykorzystywanym do zabezpieczania informacji zawartych w różnych dokumentach.
Używany był także do blokowania dostępu do plików pakietu
Office. Inną, prostą metodą blokowania dostępu jest zarchiwizowanie pliku, zaszyfrowanie i zabezpieczenie hasłem za pomocą dowolnego archiwizera.
Dobrze sprawdza się w tej roli na przykład 7-zip używający mocnych algorytmów. Jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa oferują również mechanizmy stosowane w PGP. Mało popularne i rzadko stosowane są za to funkcje wbudowane w
Office. Blokowanie edycji, formatowania, możliwości kopiowania i drukowania, cyfrowe podpisy. Wszystko to znajduje się w pakiecie. Zobacz, jak korzystać z tych udogodnień
Wersja ostateczna i metody zabezpieczania dokumentów Office hasłem
Włączanie „wersji ostatecznej” pliku w Office 2010Najprostsze
metody zabezpieczenia dokumentów Office to utworzenie wersji ostatecznej - zabezpiecza ona prze przypadkowymi zmianami oraz zaszyfrowanie pliku i opatrzenie go hasłem. Drugi sposób gwarantuje, że dostęp do informacji uzyska jedynie osoba posiadająca hasło. Jak skorzystać z tych zabezpieczeń pokażemy na przykładzie Worda 2010.
1. Po zapisaniu treści dokumentu przejdź na kartę Plik i zaznacz sekcję Informacje. Kliknij przycisk Ochrona dokumentu. Aby stworzyć tak zwaną wersję ostateczną pliku wybierz polecenie Oznacz, jako wersję ostateczną. Kliknij OK. w dwóch kolejnych oknach
2. Stosowny komentarz pojawi się w oknie informacyjnym programu. Komentarz zostanie także wyświetlony na pasku narzędzi nad dokumentem. Aby przywrócić edycję wystarczy go kliknąć.
Informacja o zmianie uprawnień do edycji pliku Worda3. Aby zabezpieczyć plik hasłem z menu ochrony dokumentu (patrz punkt 1 tej porady) wybierz Szyfruj przy użyciu hasła. Wpisz w dwóch kolejnych oknach to samo hasło zabezpieczające. Każdą operację potwierdź przyciskiem OK.
Pamiętaj, by hasło było wystarczająco odporne na złamanie. Powinno zawierać duże i małe litery, cyfry i znaki specjalne. Minimalna bezpieczna długość to aktualnie 12 znaków. Po zapisaniu i zamknięciu pliku możesz go przekazać drugiej osobie.
Inne hasła do odczytu i edycji można zdefiniować w opcjach zapisu4. Korzystając z mechanizmów bezpieczeństwa poprzednich wersji
Office możesz ustawić osobne hasło do otwierania pliku i inne umożliwiające jego edycję. Kliknij w tym celu na karcie Plik polecenie Zapisz jako. Rozwiń listę Narzędzia i wskaż opcję Opcje ogólne.
W polu Hasło ochrony przed otwarciem podaj hasło dostępu do pliku, w pole Hasło ochrony przed zmianami wpisz klucz umożliwiający edycję. Kliknij przyciski OK i Zapisz. Powtórz obydwa użyte przed chwilą hasła.
Office pod ochrona PDF
Wysoki stopień zabezpieczeń oferowanych przez format PDF czyni z niego idealny nośnik ważnych informacji. Wystarczy zainstalować w systemie bezpłatny program do generowania PDF-ów i korzystać z niego z poziomu Office, jak z drukarki.
Jednym z popularniejszych programów tego typu jest PDFCreator. Po jego zainstalowaniu otwórz dokument, na przykład Worda i uruchom drukowanie. Na liście Drukarka ustaw PDFCreator. Kliknij przycisk Drukuj. W oknie PDFCreatora wybierz przycisk Opcje, a następnie na liście formatów wskaż PDF. Przejdź na kartę Zabezpieczenia i zaznacz opcję Używaj zabezpieczeń. Wybierz poziom szyfrowania i zdefiniuj poniżej opcje bezpieczeństwa. Kliknij Zapisz w trzech kolejnych oknach. Zdefiniuj hasło i zatwierdź je przyciskiem OK.
