55 porad jak zwiększyć wydajność pracy w Windows

Produktywność w pracy zależy nie tylko od samodyscypliny, ale również od znajomości oprogramowania, na którym przyszło nam pracować oraz możliwości jego przystosowania do własnych potrzeb i wymagań. System Windows 7 oraz pakiety biurowe firmy Microsoft należą do najczęściej wybieranych rozwiązań biznesowych. Nie zwlekaj zatem i skorzystaj z naszych porad, które pozwolą na zwiększenie efektywności w pracy!

Z uwagi na coraz większą liczbę rzeczy, które odciągają nas od pracy i walczą o naszą uwagę w ciągu całego dnia, ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej staje się bycie tak produktywnym, jak to tylko możliwe, zwłaszcza, kiedy akurat jesteś w pracy. Mając to na uwadze, przygotowaliśmy zestawienie najlepszych trików związanych z systemem Windows, które znaleźliśmy w naszym arsenale i które pojawiły się w naszych produktywnych umysłach, aby przedstawić listę 55 porad, które z pewnością pomogą Ci wykonać więcej pracy na komputerze w krótszym czasie.

Pamiętaj jednak, że większość z tych porad była pisana z myślą o systemie Windows 7, chociaż niektóre mogą również działać w systemach Windows Vista lub Windows XP.

Przejdźmy do rzeczy.

Zminimalizuj wszystkie okna (za wyjątkiem tego, w którym aktualnie pracujesz). Kiedy Twój pulpit zostaje już tak zagracony, że nie jesteś w stanie niczego odnaleźć, to ten krok jest dobrym rozwiązaniem, aby odzyskać punkt orientacji i skupienia. Złap kursorem myszki nagłówek okna, którego potrzebujesz, a następnie pomachaj trochę myszką. Wszystkie pozostałe okienka zostaną zminimalizowane na pasek zadań. Możesz cofnąć tę operację i przywrócić pozostałe aplikację poprzez proste powtórzenie tej czynności.

Klient poczty elektronicznej Cię rozprasza? Zmniejsz częstotliwość sprawdzania nowych wiadomości

Klient poczty elektronicznej Cię rozprasza? Zmniejsz częstotliwość sprawdzania nowych wiadomości

Używaj katalogów w kliencie poczty elektronicznej. Pozwalanie wiadomościom poczty elektronicznej e-mail na gromadzenie się w jednym, monolitycznym katalogu wiadomości otrzymanych, sprawia, że niemal niemożliwe jest odnalezienie ważnej wiadomości bez prawdziwego polowania. Zwiększa się za to możliwość, że przegapisz ważną informację albo zwyczajnie o niej zapomnisz. Usuń śmieci i dokonaj segregacji wiadomości z poczty elektronicznej do jasno i przejrzyście opisanych folderów. Wyrobienie nawyku sortowania poczty przychodzącej w ten właśnie sposób jest kluczowe dla użytkowników, którzy chcą poprawić swoją produktywność i przejrzystość systemu.

Bądź rozsądny z katalogami poczty elektronicznej. Żaden katalog z wiadomościami poczty elektronicznej nie powinien być określony tak dokładnie i wąsko, że nigdy nie będzie właściwie używany. Natomiast przesada w drugą stronę i określanie zakresu folderu zbyt szeroko i ogólnie spowoduje jego przepełnienie wiadomościami. Wyjątkiem jest przypadek, gdy używasz danego katalogu tylko w celach archiwizacyjnych i nie masz potrzeby, aby szukać czegoś w jego zawartości regularnie. Użyj opisowych nazw dla każdego z katalogów i jednocześnie postaraj się, aby były wystarczająco krótkie, żeby uniknąć konieczności przewijania okienka nawigacyjnego programu pocztowego. Pamiętaj również, że często można również tworzyć całe struktury podkatalogów.

Użyj reguł wiadomości, aby automatycznie kierować przychodzącą pocztę do odpowiednich katalogów

Użyj reguł wiadomości, aby automatycznie kierować przychodzącą pocztę do odpowiednich katalogów

Użyj reguł wiadomości, aby automatycznie kierować wiadomości w odpowiednie miejsca. Ponieważ Twoje osobiste zaangażowanie w proces segregacji przychodzącej poczty nie jest wymagane, reguły wiadomości e-mail pomogą zaoszczędzić całe mnóstwo czasu. Dla przykładu: czy otrzymujesz firmowy newsletter dziesięć razy dziennie z tego samego adresu e-mail? Przenieś je do katalogu "przeczytać później". W programie Outlook rozejrzyj się za prostym kreatorem zasad, który przeprowadzi Cię przez proces tworzenia własnej zasady dla wiadomości e-mail. Aby go odnaleźć, wybierz opcję Narzędzia, a następnie Reguły i alerty. Większość innych klientów pocztowych posiada podobną opcję dla ustalenia automatycznych reguł wiadomości.

Zmień miejsce przycisku Windows. Nigdy nie używasz przycisku Windows? A może nie podoba Ci się jego miejsce i chciałbyś je zmienić z jakimś innym? Pobierz program pozwalający na zmianę układu klawiszy na klawiaturze. Wiele tanich albo nawet darmowych aplikacji zaprojektowanych w tym celu jest dostępnych od ręki. Zmień miejsca dowolnych klawiszy na klawiaturze, ale pamiętaj, że nie ma sposobu na wyłączenie lub zmianę pozycji klawisza Fn, ponieważ nie podlega on pod sterowanie systemu Windows. Możesz jednak sprawdzić ustawienia BIOS Twojego komputera - może znajdzie się tam odpowiednia opcja.

Dostosuj do swoich potrzeb domyślną wyszukiwarkę przeglądarki internetowej. Firma, która zmontowała Twój komputer w całość, prawdopodobnie ustawiła wyszukiwarkę w Internet Explorerze na tę, której właściciel najwięcej im zapłacił. W innym przypadku możesz spodziewać się dziecka firmy Microsoft, czyli wyszukiwarki Bing. Zmień to ustawienie poprzez kliknięcie na rozwijanym menu w prawym górnym rogu okna przeglądarki Internet Explorer (zaraz obok pola wyszukiwania), a następnie kliknij opcję Znajdź więcej dostawców. Nie znajdziesz jednak Google bez drobnego polowania, więc wpisz słowo Google w polu wyszukiwania zatytułowanym "Znajdź rozszerzenia…" i wybierz pierwszy z wyświetlonych wyników: Google Search Suggestions. Kliknij Dodaj do Internet Explorera, a przy pojawieniu się okienka kliknij na opcji Zastosuj jako domyślną wyszukiwarkę.

Nie musisz błądzić, wyszukiwanie można znacząco ułatwić

Nie musisz błądzić, wyszukiwanie można znacząco ułatwić

Popraw wyszukiwanie systemu Windows. Jeśli wyszukiwanie w systemie Windows nie odnajduje wszystkiego, co zapisujesz, sprawdź funkcję Opcje indeksowania (wpisz w polu wyszukiwania w menu Start opcje indeksowania), a następnie upewnij się, czy wszystko istotne lokacje są dodane do indeksu wyszukiwania. Kliknij przycisk Modyfikuj i nawiguj na dysku C:w celu dodania dodatkowych lokalizacji.

Szybko zmieniaj nazwy plików. Zmieniasz nazwy dużej ilości plików w Eksploratorze Windows? Wybierz pierwszy plik z listy, naciśnij klawisz F2, a następnie wpisz nową nazwę. Kiedy skończysz, naciśnij przycisk Tab zamiast Enter. Eksplorator Windows przeskoczy do następnego pliku na liście i automatycznie zaznaczy całą nazwę pliku, żebyś mógł zmienić jego nazwę bez używania klawisz Backspace. Kontynuując naciskanie przycisku Tab możesz przemknąć przez całą listę, zmieniając nazwy plików jeden po drugim.

Użyj mechaniki przeciągnij-i-upuść w Outlooku. W programie Outlook możesz przenosić większość rzeczy w inne miejsca w obrębie programu: podnosisz, przenosisz, a w nowym miejscu tworzysz nową rzecz z przeciągniętymi informacjami jako częścią zdarzenia lub obiektu. Przeciągnij wiadomość e-mail na przycisk Kontakty, a stworzysz nowy wpisz, którym będzie nadawca wiadomości, a pola Imię oraz Adres E-mail zostaną automatycznie wypełnione, natomiast treść wiadomości pojawi się w polu Notatek. Przeciągnij kontakt na Kalendarz, a stworzysz nową informację o spotkaniu, która będzie automatycznie gotowa do wysłania do danego kontaktu. I tak dalej, możliwości jest wiele.

Nie sprawdzaj stale swojej skrzynki pocztowej. Częste sprawdzanie skrzynki pocztowej powoduje utratę koncentracji i przeszkadza w wykonywaniu pracy, a do tego marnujesz czas na powrót i ponowne skupianie się na powierzonym zadaniu. Zredukuj częstość sprawdzania klienta poczty elektronicznej i nowych wiadomości, aby był mniej rozpraszający. 10 do 15 minut to dobry czas, który pozwoli Ci na skupienie się na pracy bez potrzeby trzymania innych w zbyt długim oczekiwaniu na odpowiedzi. W przypadku programu Outlook naciśnij kombinację klawiszy Ctrl-Alt-S i odpowiednio dobierz czas dla opcji związanej z nowymi wiadomościami.

Spraw, aby ważne wiadomości e-mail były bardziej widoczne. Wystarczy zmienić tytuł wiadomości. Jest tylko kilka rzeczy bardziej denerwujących od otrzymania ważnej wiadomości e-mail, która w tytule posiada niewiele mówiące "Hej" (albo gorzej: w ogólnie nie posiada tytułu). Bardziej znaczący tytuł pozwoli ułatwić wyszukiwanie wiadomości i sprawi, że będzie ona cenniejszym źródłem informacji w programie Outlook. W przypadku programu Outlook możesz zmienić tematy wiadomości: otwórz wiadomość (nie działa to ze szkicem roboczym), wybierz linię tytułu, a następnie napisz bardziej szczegółowo i użytecznie, o czym jest dana wiadomość.

Łatwo zaznaczaj wiele plików. Używając klawiszy Ctrl oraz Shift możesz zaznaczać wiele elementów w Eksploratorze Windows, ale może to być trudne i czasami możliwe są błędy. Jeśli jednak często otwierasz wiele plików lub musisz zarządzać ich sporą ilością, to rozważ włączenie systemu pól wyboru do zaznaczania plików - pozwoli to na łatwiejsze zaznaczanie obiektów. W programie Eksplorator Windows możesz tę funkcję znaleźć udając się do menu Organizuj, następnie do okna Opcje folderów i wyszukiwania i zakładki Widok, gdzie znajdziesz odpowiednią opcję do włączenia: Użyj pól wyboru do zaznaczania elementów. Wystarczy ją zaznaczyć.

Użyj systemu nadawania kategorii w programie Outlook. Program Outlook pozwala na nadawanie wiadomościom, czynnościom, wpisom w kalendarzu czy nawet kontaktom systemu kolorowych oznaczeń w sześciu kategoriach. Zapoznaj się z systemem i zacznij z niego korzystać: czerwony dla biznesu, niebieski dla rzeczy prywatnych - to tylko przykłady. Możesz też zastosować system kolorowych kodów bazujący na pilności wykonania zadania: zielony dla "musi być zrobione dzisiaj", niebieski dla "zrobić w tym tygodniu", czy też żółty dla "zrobić w tym miesiącu".

Rozszerz listę funkcję "Wyślij do". Kiedy przytrzymasz klawisz Shift podczas klikania prawym przyciskiem myszy na pliki w Eksploratorze Windows, a następnie wybierzesz opcję Wyślij do, system Windows rozszerzy listę i zaprezentuje całą gamę dodatkowych opcji. Między innymi możliwość przeniesienia pliku do często używanego katalogu.


Zobacz również