Biuro na dwunastej

Pierwsza publiczna beta dwunastej edycji Office'a ujawnia kilka rewolucyjnych zmian i mnóstwo małych, ale bardzo potrzebnych usprawnień w tym najpopularniejszym pakiecie biurowym.

Pierwsza publiczna beta dwunastej edycji Office'a ujawnia kilka rewolucyjnych zmian i mnóstwo małych, ale bardzo potrzebnych usprawnień w tym najpopularniejszym pakiecie biurowym.

Gdy Microsoft twierdzi, że następna wersja Office'a jest najważniejszą aktualizacją dekady, nie żartuje. Nowy, domyślny format pliku oparty na XML i rewolucyjne zmiany interfejsu mają zapewnić większą niż dotychczas elastyczność i łatwość użytkowania tego dominującego na rynku pakietu. Użytkownicy-weterani mogą poczuć się nieco zaniepokojeni zakresem modyfikacji w wersji roboczo zwanej po prostu Office 12, ale na podstawie testów pierwszej bety uważamy, że zdecydowanie warto skorzystać z przeróbek. Daty premiery finalnej edycji pakietu nie ustalono, ale na pewno nastąpi w tym roku.

Nowy wygląd

Po kliknięciu opcji Drop Cap na pasku wstęgi Insert (Wstaw) Worda 12 pojawia się podgląd efektu na żywo w otwartym dokumencie.

Po kliknięciu opcji Drop Cap na pasku wstęgi Insert (Wstaw) Worda 12 pojawia się podgląd efektu na żywo w otwartym dokumencie.

Jeszcze przed wydaniem wstępnej, technicznej bety dla wąskiego grona testujących Microsoft zaprezentował nowy, zupełnie przebudowany interfejs Office'a, w którym z większości aplikacji wyeliminowano rozwijane menu i paski narzędzi. Zamiast nich u góry okien dokumentów pojawił się zestaw kart zwany przez firmę paskiem wstęgi - dwuipółcentymetrowej wysokości pasek narzędzi przedstawiający różne funkcje odpowiadające wybranej karcie. Kliknij na przykład kartę Write (Pisanie) w Wordzie, a pasek wstęgi pokaże opcje czcionek i formatowania, jak również znane funkcje wycinania, wklejania, znajdowania oraz zastępowania, które dotychczas znajdowały się w menu Edycja. Wiele funkcji jednak pozostało w menu pojawiających się po kliknięciu strzałek w dół na wstędze albo obok przycisku File (Plik), umieszczonego po lewej stronie kart.

W przeciwieństwie do Windows XP, który pozwala użytkownikom korzystać z menu Start i Panelu sterowania w formie znanej z poprzednich wersji systemu, Office 12 nie oferuje opcji powrotu do starego interfejsu, co zapewne zirytuje osoby przywykłe do dotychczasowego wyglądu pakietu.

Nowe formaty plików

Zerknąwszy za kulisy, dostrzega się zmianę, która z czasem może okazać się o wiele bardziej istotna od przeróbek interfejsu: zastąpienie niestandardowych domyślnych formatów plików nowymi, skompresowanymi i opartymi na XML. Dla odróżnienia od dotychczasowych do tradycyjnych rozszerzeń nazw plików dodano literę x (.docx zamiast .doc, .xlsx zamiast .xls itd.).

Zaznaczenie myszą tekstu w Wordzie (u góry) wywoła podręczne menu formatowania, a po zaznaczeniu komórek w Excelu znajdziesz na pasku stanu przydatne informacje o nich.

Zaznaczenie myszą tekstu w Wordzie (u góry) wywoła podręczne menu formatowania, a po zaznaczeniu komórek w Excelu znajdziesz na pasku stanu przydatne informacje o nich.

Nowe formaty Open XML Office'a są znacznie lepsze od poprzednich, a przede wszystkim zdecydowanie mniejsze: gdy zapisaliśmy plik Worda 2003 jako .docx, zmniejszył się o ponad połowę. A ponieważ formaty Office XML oparte są na standardach XML i ZIP, powinny być uniwersalne i o wiele łatwiej dostępne dla innych aplikacji - nawet z innych systemów operacyjnych - gdy programiści dołączą do swych aplikacji schematy XML Microsoftu (schematy zawierają szczegółowe dane na temat interpretacji dokumentów XML). Firma już opublikowała wstępne wersje schematów, a nawet zgłosiła Office XML do organizacji standardyzującej Ecma International jako bezpłatny, otwarty standard.

Office 12 wciąż pozwala czytać i zapisywać domyślne formaty Office'a 2000-2003, jak również - to nowość - zapisywać pliki jako dokumenty PDF tylko do odczytu. Microsoft zapewnia także, że zaoferuje bezpłatne rozszerzenia, dzięki którym użytkownicy Office'a 2000-2003 będą mogli tworzyć, otwierać, edytować i zapisywać pliki Office XML. Gdy posiadacz starszego pakietu spróbuje otworzyć plik Office XML, zostanie skierowany do witryny pobierania.

Spakowane składniki

Ponieważ każdy plik Office XML to w istocie spakowany zestaw plików (tekst znajduje się w jednym elemencie, atrybuty stylów w innym, komentarze recenzentów w kolejnym itd.), można łatwo modyfikować atrybuty, zamieniając rozszerzenie pliku Office XML na .zip, otwierając plik dowolnym narzędziem rozpakowującym i usuwając bądź zastępując pliki składowe. Można na przykład szybko zastosować nowy plik składowy stylów (utworzony przez programistów albo skopiowany z innego dokumentu Office XML) bez wprowadzania zmian w samym tekście.

Początkowe zamieszanie

Formatowanie warunkowe w Excelu pozwala szybko ożywić arkusz kolorami i efektami opartymi na zawartości komórek. Makra można teraz odblokować jednym przyciskiem.

Formatowanie warunkowe w Excelu pozwala szybko ożywić arkusz kolorami i efektami opartymi na zawartości komórek. Makra można teraz odblokować jednym przyciskiem.

Pierwsze chwile z nowym Wordem okazały się trochę męczące ze względu na zmianę położenia funkcji. Czasem trzeba kilka razy kliknąć, żeby dostać się do narzędzi dostępnych dotychczas od razu na pasku. Na szczęście Microsoft zachował stare skróty klawiaturowe (np. [Ctrl S] do Zapisz i [F12] do Zapisz jako), a inne nowe funkcje rekompensują konieczność poznania nowego interfejsu.

Najistotniejszą nowością jest dodanie podglądu na żywo: po ustawieniu kursora myszy nad paskiem wstęgi formatowania - powiedzmy, nową czcionką bądź stylem akapitu - zmiany pojawiają się w dokumencie, zanim się na nie zdecydujesz. Ta oszczędzająca czas funkcja pojawia się w wielu innych opcjach i miejscach pakietu.

Podstawowa wada interfejsu to wielkość wstęgi, bo zmniejsza się właściwa powierzchnia dokumentu na ekranie - jest to szczególnie odczuwalne, gdy pracujesz nad kilkoma plikami jednocześnie. A że rozmiaru paska wstęgi nie da się zmienić, rozwiązaniem jest jak największy ekran monitora.

Kolejna znacząca zmiana interfejsu w Wordzie: pasek stanu u dołu okna, który pokazuje liczbę stron i obecną stronę dokumentu, na bieżąco informuje teraz także o liczbie słów oraz pozwala na dowolne manipulowanie widokiem, m.in. za pomocą suwaka powiększenia lub pomniejszenia.

Równie mile widzianą nowością w Wordzie, Excelu i PowerPoincie jest tzw. inspektor dokumentu (w menu File | Finish) wyszukujący ukryty tekst, którego inni nie powinni widzieć - komentarze, nazwę właściciela dokumentu, nagłówki itp. - i oferujący usuwanie całości lub tylko wybranych elementów.

Wygodnym dodatkiem w Wordzie jest podręczne menu najczęściej używanych funkcji, które pojawia się po zaznaczeniu tekstu myszą. W Excelu natomiast pasek stanu pokazuje nie tylko sumę wartości zaznaczonych komórek, lecz również ich średnią.

Excel błyszczy

Artysta pojedynczych kliknięć: nadanie nowego stylu prezentacjom to kwestia paru kliknięć na pasku wstęgi Design PowerPointa 12.

Artysta pojedynczych kliknięć: nadanie nowego stylu prezentacjom to kwestia paru kliknięć na pasku wstęgi Design PowerPointa 12.

Nowa wersja arkusza kalkulacyjnego oferuje o wiele lepszą pomoc dla początkujących, najbardziej wymagający użytkownicy docenią zwiększoną pojemność programu (arkusze mogą mieć do miliona wierszy i 16 tysięcy kolumn), natomiast wszystkim przydadzą się bardzo łatwe w użyciu opcje formatowania komórek.

Jedną z najwygodniejszych unowocześnionych funkcji jest formatowanie warunkowe. Choć działało i w poprzednich wersjach pakietu, dopiero teraz można docenić jego przydatność, bo zostało rozbudowane i wygodnie rozwiązane - wystarczy zaznaczyć obszar danych, kliknąć jeden przycisk, wybrać styl formatowania i już. Funkcja pozwala wzbogacić arkusz o kolory i efekty oparte na zawartości komórek. Można na przykład wybrać gradienty kolorów w stylu termometru - barwa zależy od wartości liczbowej komórek - od zimnego niebieskiego dla najniższych po gorący czerwony dla najwyższych albo dla każdej komórki jednym kliknięciem uzyskać słupkową reprezentację wartości. Nowe formatowanie warunkowe jest świetnym sposobem na szybkie orientowanie się w rozkładzie liczb w arkuszu.

Równie udany jest pomysł wspomagania pisania formuł: w poprzednich wersjach trzeba było podać pełną nazwę formuły, program podpowiadał jedynie jej składnię. Gdy teraz zaczynasz pisać, pojawia się okno z wszystkimi formułami zaczynającymi się od wpisywanych liter (jak na pasku adresu przeglądarki albo klienta poczty). Co więcej, każda formuła jest opisana w dymku podpowiedzi. Następne wpisane litery zawężają wybór listy Excela.

Pasek wstęgi karty Sheet (Arkusz) oferuje galerię wizualizacji, których możesz użyć raptem dwoma kliknięciami. Podobnie jak w Wordzie, podglądy na żywo informują, jakie będą skutki dokonanego wyboru.

W widoku układu strony wreszcie można łatwo zobaczyć, jak każda ze stron arkusza będzie wyglądać na wydruku i gdzie są podziały między nimi. Dodawanie nowego arkusza do skoroszytu jest prostsze - wystarczy kliknąć odpowiednio oznaczoną zakładkę u dołu ekranu. Obsługę blokady makr również zdecydowanie uproszczono: dla bezpieczeństwa nadal są domyślnie wyłączane, ale można je włączyć dwoma kliknięciami bez ponownego otwierania pliku.

Miniaturyzacja PowerPointa

Przyciski nawigacji po nagłówkach ułatwiają czytanie wiadomości zawierających wcześniejszą korespondencję.

Przyciski nawigacji po nagłówkach ułatwiają czytanie wiadomości zawierających wcześniejszą korespondencję.

Magia zmniejszania plików Office XML szczególnie rzuca się w oczy w PowerPoincie 12. Slajd zawierający zdjęcie i grafikę, który zajmował aż 5 MB w domyślnym formacie pliku PowerPointa 2003, skurczył się do 0,6 MB w .pptx.

Zastosowanie paska wstęgi w PowerPoincie 12 dało kontrolę, której brakowało w poprzednich wersjach. Klikając na przykład Effects na wstędze Design (Projekt), możesz zamienić zwykłą listę punktowaną w logiczny diagram, a następnie szybko urozmaicić go efektami trójwymiarowymi albo poświatą, korzystając z innych opcji tej samej wstęgi. W poprzednich wersjach programu powyższe opcje były ukryte w labiryncie wielu menu.

Ulepszenia Outlooka

Jedność interfejsu Office'a 12 nie obejmuje jednak Outlooka. Nie znajdziesz tu żadnych wstęg, lecz stare rozwijane menu. Nowością jest tylko wygodny pasek To-Do Bar, podobny do okienka zadań z Worda czy Excela 2003: znajduje się z prawej strony ekranu i ma pokazywać wszystkie niewykonane zadania oraz najbliższe spotkania.

Microsoft twierdzi, że w sieci firmowej pasek To-Do Bar będzie prezentować spotkania przydzielone przez inne aplikacje systemu Office w sieci, np. Access czy OneNote. Rozmiar okna można zmieniać, ale na szczęście nie zwiększa bałaganu na ekranie.

Dopóki nie odznaczysz zadania, będzie widniało na pasku To-Do Bar. Jeśli chcesz zarezerwować czas na jego wykonanie, przeciągnij je na kalendarz, a program zaplanuje domyślne 30-minutowe spotkanie.

Outlook 12 pozwala też na wymianę informacji z kalendarza z innym użytkownikiem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Można nawet umieścić spotkania kolegów we własnym kalendarzu (będą wyróżnione innymi kolorami).

W porównaniu ze starszymi wersjami znacznie usprawniono outlookowe narzędzie wyszukiwania, które rozpoczyna działanie od chwili wpisania pierwszej litery kwerendy i na bieżąco dopasowuje wyniki do kolejnych podawanych znaków. Czytanie długich wiadomości, zawierających wcześniejszą korespondencję, ułatwiają przyciski nawigacji po nagłówkach, które pojawiają się po najechaniu myszą nad nagłówek cytowanej wiadomości.

Nadal natomiast brakuje opcji przekazywania wiadomości dalej tak, jakby w ogóle nie trafiły do pośredniczącej osoby - odbiorca przekazanego e-mailu odpowiada od razu oryginalnemu nadawcy (funkcja ta od lat dostępna jest m.in. w Eudorze). Po dłuższym używaniu Office'a 12 zaczyna też doskwierać brak w Outlooku wygodnych pasków wstęgi.

Access bardziej dostępny

Patrz w przyszłość dzięki nowemu paskowi To-Do Bar w Outlooku 12, który pokazuje wszystkie oczekujące zadania i najbliższe spotkania.

Patrz w przyszłość dzięki nowemu paskowi To-Do Bar w Outlooku 12, który pokazuje wszystkie oczekujące zadania i najbliższe spotkania.

Dla wielu użytkowników pakietu jeden z jego składników - baza danych Access - zawsze wydawał się skomplikowany, zwłaszcza w porównaniu z FileMakerem Pro. Access 12 otrzymał funkcje, dzięki którym staje się - nomen omen - bardziej dostępny.

Szablony ułatwiające rozpoczęcie pracy, przedstawiane wizualnie na pasku wstęgi, pomagają nowym użytkownikom utworzyć bazy danych do specyficznych zastosowań, np. kontroli zbierania zamówień albo organizowania książki adresowej. Nowa wersja ułatwia też zmianę w locie formatu raportów baz danych: teraz można edytować każde pole bazy w widoku raportu. Uproszczone narzędzia kwerendy pomogą uzyskać właściwe dane, nie znając specjalnego żargonu.

Wnioski pokontrolne

Tak jak poprzednicy, Office 12 jest mamucim pakietem aplikacji - tak rozbudowanym, że większość użytkowników nigdy nie wykorzysta wielu jego funkcji. Przydałaby się opcja powrotu do starego interfejsu, lecz nowy układ ma sporo zalet. Bezapelacyjnie świetnym posunięciem jest natomiast przejście na XML.

Na podstawie pierwszych doświadczeń z betą Office'a 12 można stwierdzić, że omówione powyżej nowości, wraz z wieloma mniej radykalnymi, ale za to przydatnymi rozwiązaniami, będą wystarczającym powodem do aktualizacji pakietu - zwłaszcza dla tych, których nie przekonały zmiany w Office 2003.


Zobacz również