Czyszczenie i podpisywanie plików Microsoft Office

Pliki Office zawierają o wiele więcej niż treść dokumentu. Kto wymienia dane z innymi osobami, może nieświadomie przekazać niewygodne dla siebie informacje. Wyjaśnimy, jak zminimalizować to ryzyko.

Pliki Office zawierają o wiele więcej niż treść dokumentu. Kto wymienia dane z innymi osobami, może nieświadomie przekazać niewygodne dla siebie informacje. Wyjaśnimy, jak zminimalizować to ryzyko.

Dane statystyczne można odczytać, ale nie można ich zmienić.

Dane statystyczne można odczytać, ale nie można ich zmienić.

Pliki utworzone za pomocą nowych wersji pakietu Microsoft Office zawierają wiele informacji, które nie są bezpośrednio widoczne dla użytkownika. Ale to właśnie one mogą wiele zdradzić wtajemniczonym o autorze dokumentu bądź o przedsiębiorstwie, z którego pochodzi dokument.

Usunięte fragmenty tekstu, które zostały później przywrócone, już nie raz w przeszłości powodowały zakłopotanie polityków i koncernów. Jeżeli więc przekazujesz na zewnątrz plik z dokumentem, powinieneś z zasady oczyścić go ze zbędnego balastu.

Najprostszy sposób nadzoru ukrytych informacji to metadane, zawarte we właściwościach pliku. Zapisane tam informacje statystyczne pozwalają na przykład ustalić czas edycji dokumentu. Na następnych stronach przedstawiamy przykładowe makro Worda, które pozwala odczytać i zmienić pewne dane.

Istotne właściwiści dokumentu w Wordzie 2000/2002

Istotne właściwiści dokumentu w Wordzie 2000/2002

Z plików Office da się wydobyć więcej informacji, niż wspomniane metadane. Za pomocą edytora szesnastkowego można na przykład ustalić ścieżkę zapisu na twardym dysku lub nazwy zastosowanych fontów. Można też wyśledzić informacje, które dostały się do dokumentu z innych aplikacji w charakterze pasażerów na gapę w operacjach kopiowania i wklejania. Powiemy, jak zminimalizować i to ryzyko.

Po usunięciu zbędnych danych z dokumentu można już spokojnie przystąpić do jego rozsyłania. Warto przy tym wykorzystać nową funkcję Office XP i za pomocą podpisu cyfrowego uniemożliwić późniejsze zmiany dokumentu. Również i w tym wypadku należy przestrzegać pewnych zasad.

Metadane

Aby obejrzeć metadane dokumentu Office, wystarczy wywołać menu Plik | Właściwości dokumentu. Znajduje się tam pewna ilość ważnych informacji, które w pewnych okolicznościach powinny być ukryte przed ciekawskimi. Dane można podzielić na następujące kategorie:

  • Automatycznie aktualizowane właściwości pliku. Znajdują się tu dane statystyczne, którymi zarządza aplikacja, m.in. wielkość oraz data utworzenia i data modyfikacji dokumentu. Dużo bardziej niebezpieczna bywa informacja o czasie edycji, gdyż może służyć do kontroli wydajności pracowników w sposób dla nich niezauważalny.

  • Narzucone właściwości pliku. Już w chwili tworzenia nowego dokumentu Office wypełnia niektóre pola, jak autor i firma. Potrzebne informacje aplikacja pobiera z danych, jakie użytkownik podał podczas instalacji Office lub Windows. Aplikacja nadaje też dokumentowi w chwili jego pierwszego zapisania automatycznie tytuł w postaci 126 pierwszych znaków tekstu - chyba że użytkownik sam zatytułuje dokument inaczej.

  • Właściwości pliku zdefiniowane przez użytkownika. W tej kategorii mieszczą się dane, którym użytkownik może przyporządkować tekst, datę, liczbę względnie wartość "tak" lub "nie". Jest też możliwy wybór z listy predefiniowanych nazw oraz dodawanie własnych pól. Ponadto można powiązać definiowane przez użytkownika właściwości pliku z określonymi ich elementami, np. z pewną komórką arkusza kalkulacyjnego lub zaznaczeniem w tekście.
W dalszej części powiemy, na które z tych właściwości możesz mieć wpływ i o czym należy przy tym pamiętać.

Jak dobrać się do metadanych?

Pola dostępne z poziomu Plik | Właściwości można również poddać działaniu makra. Nasuwa się więc myśl, aby nagrać stosowne makro, lecz to nie daje pożądanego efektu. Narzędzie niczego nie nagrywa.

Użytkownicy Office XP mogą usunąć informacje osobiste, korzystając z polecenia Narzędzia | Opcje | Zabezpieczenia, Usuń informacje osobiste z tego pliku przy zapisywaniu. Pozostali nie mają innego wyjścia, jak tylko samodzielnie wprowadzić potrzebny kod.

Dostęp do właściwości dokumentu możliwy jest za pomocą BuiltInDocumentProperties. Po wywołaniu funkcji VBA Activedocument.BuiltInDocumentProperties.Count w Wordzie można się dowiedzieć, że tych właściwości jest ogółem 30. Z analizy wynika, że osiem z nich, zawierających poufne informacje, można zmienić.

W pomocy VBA, pod hasłem "BuiltInDocumentProperties" można uzyskać stałe innych programów Office. ID to narzucona przez Microsoft liczba, która alternatywnie do stałej zapewnia dostęp do pól, np. dostęp do pola Autor można uzyskać zarówno przez ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties(wdPropertyAuthor), jak i przez ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties(3).

Wyłączyć śledzenie

Ścieżki do klucza NoTrack w Office 2000/XP

Ścieżki do klucza NoTrack w Office 2000/XP

Niektóre właściwości pliku można wprawdzie odczytać, ale nie można ich zmienić ani ręcznie, ani za pomocą makra. Są wśród nich dane statystyczne, jak data utworzenia i data modyfikacji, liczba słów i czas edycji.

Nietrudno jednak sprawdzić, czy czas edycji jest w ogóle zapisywany. Decyduje o tym klucz rejestru NoTrack, który znajduje się w sekcji HKEY_CURRENT_USER:

Jeżeli NoTrack ma wartość 1, czas edycji nie jest zapisywany. Tak samo dzieje się, gdy klucza w ogóle nie ma.

Funkcja śledzenia czasu edycji jest standardowo wyłączona ze względów prawnych w niemieckich wersjach Office. Na podstawie ustawy o ustroju przedsiębiorstw rada zakładowa współdecyduje w sprawach dotyczących ewidencji czasu.


Zobacz również