Eksploatacja i trendy

Dobra organizacja systemów biurowych może przynieść istotne oszczędności, choć ich uzyskanie z reguły nie jest sprawą prostą i wymaga początkowej inwestycji w narzędzia do analizy i optymalizacji systemu.

Dobra organizacja systemów biurowych może przynieść istotne oszczędności, choć ich uzyskanie z reguły nie jest sprawą prostą i wymaga początkowej inwestycji w narzędzia do analizy i optymalizacji systemu.

Drukowanie, kopiowanie, faksowanie i skanowanie dokumentów leżało do niedawna na uboczu zainteresowań pracowników IT w większości firm i przedsiębiorstw. Z reguły urządzenia peryferyjne, jak drukarki, kopiarki, skanery lub faksy były okresowo (co 3-5 lat) wymieniane na nowe modele bez analizy kosztów ich eksploatacji lub przemyślanej optymalizacji ich infrastruktury. Ale dążenie do obniżania kosztów działania i redukcji wydatków nie ominęło również tego typu systemów, choć ich ulepszanie nie należy do zadań prostych i łatwych.

Czy można taniej drukować i kopiować?

W większości firm już obecnie wykorzystano proste rezerwy obniżki kosztów i trwają poszukiwania metod dalszego zwiększania oszczędności. "Systemy drukowania są obszarem, który wciąż jest względnie niezagospodarowany i pozostawia wiele miejsca na ulepszenia" - twierdzi Ken Weilerstein, dyrektor z Gartnera. Według ocen firmy Gartner, koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem, faksowaniem i skanowaniem stanowią około 1-3 procent obrotów każdego przedsiębiorstwa, a optymalizacja tych systemów z reguły przynosi oszczędności sięgające nawet 30 procent.

Dobrą wiadomością dla użytkowników jest to, że producenci sprzętu drukującego zaczynają konkurować przez zwiększanie możliwości zdalnego zarządzania oraz rozwijanie oferty oprogramowania do monitoringu i sterowania drukarkami, a także wprowadzając usługi outsourcingu lub optymalizacji systemów. W wypadku przedsiębiorstw tego typu konkurencja staje się najważniejszym elementem pozwalającym na wyróżnienie oferty.

Struktura kosztów w systemie drukowania przy założeniu 3-letniego czasu eksploatacji sprzętu

Struktura kosztów w systemie drukowania przy założeniu 3-letniego czasu eksploatacji sprzętu

Choć bowiem w ubiegłym roku Hewlett-Packard wprowadził kilkadziesiąt nowych modeli drukarek, skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych, w tym roku premier jest jeszcze więcej, a podobny jest też wzrost aktywności innych producentów, jak Lexmark, Xerox, Canon, Brother lub Oki, którzy również biją rekordy liczby nowych modeli wprowadzanych na rynek, ale paradoksalnie, tej fali nowych produktów nie towarzyszy zbyt wiele istotnych zmian technologicznych.

Jak przyznaje Eamon Ryan, wiceprezes Lexmark International, rozwój technologii druku napotkał poważne bariery, przede wszystkim dalsze zwiększanie rozdzielczości i szybkości druku nie ma praktycznego znaczenia. Dlatego też producenci zaczęli się koncentrować przede wszystkim na wprowadzaniu dodatkowych funkcji do sprzętu, a także usług. Drukarki atramentowe ze złączami do kart pamięci umożliwiającymi bezpośredni wydruk fotografii, urządzenia wielofunkcyjne umożliwiające skanowanie, kopiowanie i faksowanie, drukarki laserowe z wbudowanymi serwerami WWW i maszynami wirtualnymi EVS, pozwalającymi na zdalne zarządzanie i programowanie funkcji trudno nazwać nowościami z technicznego punktu widzenia. Ich popularyzacja jest jednak przykładem nowych tendencji i uzasadnieniem tak licznych premier sprzętu.

Czy i jak zmniejszać koszty?

Jeżeli, jak to bywa najczęściej, nie wiadomo, jakie są rzeczywiste koszty eksploatacji systemu drukowania, kopiowania lub faksowania, trudno decydować się na jego optymalizację lub outsourcing, bo brak danych, czy i w jakim stopniu mogą być opłacalne. Jak jednak wynika z opinii analityków, z reguły gra jest warta świeczki i przynosi szybki zwrot inwestycji.

W wypadku dużych firm lub instytucji dobrym rozwiązaniem może być outsourcing. Są różne jego formy. Zależnie od wymagań i charakteru działalności przedsiębiorstwa może to być outsourcing zewnętrzny - przesyłanie dokumentów (na przykład korespondencji masowej) do druku i ewentualnie dystrybucji przez firmę usługową lub wewnętrzny - wyposażenie, optymalizacja, serwis i zarządzanie systemem przez usługodawcę.

Jedną z największych zalet outsourcingu jest możliwość kontroli kosztów eksploatacji systemu. Jeśli umowa dotycząca tego typu usługi jest dobrze przygotowana i dopasowana do rzeczywistych potrzeb użytkownika, to z reguły umożliwia również obniżenie tych kosztów. Jednocześnie klient pozbywa się problemów związanych z utrzymaniem systemu, a jego optymalizacja staje się zadaniem firmy świadczącej usługę. Należy jednak pamiętać, że źle opracowane warunki umowy lub istotne, wcześniej nieprzewidywane zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, mogą spowodować wzrost, a nie obniżenie kosztów, jeśli na przykład okaże się, że oceny liczby drukowanych stron zostały znacznie zawyżone.

Usługi outsourcingu w różnej postaci oferują na polskim rynku zarówno producenci sprzętu, jak Hewlett-Packard lub Xerox, jak i firmy niezależne, na przykład Softex, TBM, Copy General i inne.

W wypadku małych lub średnich przedsiębiorstw, a także dużych, które z różnych powodów nie chcą lub nie mogą korzystać z outsourcingu, optymalizacja systemów drukowania, kopiowania lub faksowania może być przeprowadzona samodzielnie lub przy wykorzystaniu firm zewnętrznych świadczących takie usługi.

Samodzielna optymalizacja wymaga najczęściej zakupu i instalacji odpowiedniego oprogramowania narzędziowego i przeszkolenia administratora, który będzie się zajmował analizą systemu. Korzystanie z usług firm zewnętrznych ma tę zaletę, że z reguły dysponują one opracowaną metodologią analiz, doświadczeniem i pełnym zestawem niezbędnych narzędzi - w efekcie są w stanie profesjonalnie i względnie szybko zaimplementować odpowiednie procedury i zaproponować optymalne rozwiązania.

Należy jednak dodać, że dobre przygotowanie optymalizacji systemu w praktyce zawsze wymaga udziału i współpracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Ich czas i zaangażowanie w przygotowanie projektu jest dodatkowym, ukrytym kosztem tego procesu.

Rozwiązania zamiast drukarek i kopiarek

Ostatnio z oferty producentów sprzętu kierowanej do przedsiębiorstw zaczynają znikać drukarki, kopiarki, skanery lub faksy, a zaczynają się pojawiać "rozwiązania" lub "systemy". Określenia te z reguły oznaczają dodanie oprogramowania do monitorowania sprzętu i zarządzania nim oraz/lub usług optymalizacji systemu.

Dotyczy to nie tylko firm, które już wcześniej miały w ofercie usługi lub systemy do zarządzania obiegiem dokumentów lub infrastrukturą IT, jak Xerox lub Hewlett-Packard, ale również klasycznych producentów sprzętu, jak Canon lub Lexmark, które w ostatnich latach również utworzyły i rozwijają oddziały świadczące usługi.

W wypadku producentów tego typu usługi są najczęściej w mniejszym lub większym stopniu związane z zakupem ich sprzętu. Na przykład optymalizacja systemów przez Lexmarka jest bezpłatna dla użytkowników, którzy decydują się nabyć drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne tej firmy.

Choć dodatkowe, płatne lub bezpłatne usługi lub dołączane do drukarek oprogramowanie mają na celu przede wszystkim odróżnienie oferty od produktów konkurencyjnych i zwiększenie sprzedaży sprzętu, ale jest to bardzo korzystna tendencja dla użytkowników, którzy nie muszą samodzielnie troszczyć się o optymalizację systemów.

Nowym przykładem, jak dodatkowe oprogramowanie i funkcje sprzętu ma przekonać użytkowników do jego zakupu są kolorowe drukarki stronicowe (laserowe, LED). Ostatnio ich ceny spadły na tyle, że zbliżyły się do cen sieciowych drukarek monochromatycznych, ale poważną barierą popularyzacji jest przeświadczenie potencjalnych użytkowników, że koszty druku kolorowego (eksploatacji) będą znacznie wyższe.

70 milionów drukarek

Do ok. 500 milionów komputerów pracujących na świecie podłączonych jest około 100 milionów drukujących urządzeń peryferyjnych, w tym 70 milionów drukarek. Według danych firmy Gartner, w Polsce przeciętny pracownik biurowy zużywa średnio 50 kg papieru rocznie (w USA - 120 kg), a koszt utrzymania systemów drukowania wynosi 80 dol./pracownika (w USA - 250 dol.). Natomiast Xerox ocenia, że w polskich przedsiębiorstwach średni koszt utrzymania systemów drukowania/kopiowania wynosi rocznie ok. 2200 zł/pracownika.

Psychologiczne oprogramowanie?

Sama tylko instalacja oprogramowania do monitorowania systemów druku/kopiowania z reguły zmniejsza koszty ich eksploatacji nawet o 30 procent. Wynika to z efektu psychologicznego - pracownicy zaczynają zdawać sobie sprawę, że drukowanie kosztuje i rezygnują z niepotrzebnych kopii lub druku dokumentów prywatnych.

Piotr Kardach, prezes Emax


Zobacz również