Elektroniczny obieg dokumentów - wszystko co musisz wiedzieć

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze. Rośnie wydajność pracowników, informacje są bardziej bezpieczne, a szefowie mają pełniejszą kontrolę nad wydatkami. Ale obieg dokumentów to tylko jeden z elementów większej układanki nazywanej Enterprise Content Management (ECM).

Dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne, e-maile, notatki, a nawet strony internetowe stanowią potężne źródło informacji w firmie. Problem w tym, że ich wartość wynosi niewiele więcej niż zero, jeśli nie można ich uporządkować, sklasyfikować i udostępnić pracownikom jako zasobu wiedzy. To tak zwane nieustrukturyzowane dane, które nie wpisują się w tradycyjny model relacyjnych baz danych, gromadzących informacje o klientach (CRM), stanach magazynowych czy wytworzonej produkcji (ERP). Z drugiej strony firmy toną w dokumentacji papierowej – fakturach, umowach, wnioskach, które przerzucane z biurka na biurko czekają na akceptację kolejnego kierownika. Czy można nad tym zapanować?

Enterprise Content Management (ECM) to klasa zintegrowanych systemów zarządzania informacją przedsiębiorstwa. ECM łączy w sobie wiele systemów dziedzinowych, przede wszystkim rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami (DMS), elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow) oraz zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Wiele funkcji przenika się między systemami, stąd trudność w jednoznacznej klasyfikacji produktów dostępnych na rynku. Niezaprzeczalnie hasła te należy jednak poznać i zapamiętać, aby sprawnie poruszać się po cyfrowym świecie dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów

System obiegu dokumentów kojarzy się wszystkim z przepływem dokumentów między pracownikami według ściśle określonych procedur pracy. Informacje i zadania przekazywane są od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Przykładem obiegu dokumentów w firmie może być proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych, zatwierdzanie wniosków urlopowych, czy też rozliczanie delegacji służbowych. Przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy (dekretacja) oraz jego zatwierdzanie.

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele czynności, które wprowadzają bałagan oraz wymagają niepotrzebnego nakładu pracy w trakcie obsługi dokumentacji papierowej. Kiedy dokumentów w firmie jest dużo, a w działania operacyjne, takie jak: weryfikacja, opisywanie, opracowywanie i zatwierdzanie, zaangażowanych jest więcej pracowników, szybko rośnie ryzyko gubienia dokumentów oraz niedotrzymywania terminów związanych z przepływem dokumentacji. Wystarczy zapytać księgowych, jakie konsekwencje niesie ze sobą oddanie faktury po terminie podatkowym. Nierzadko dochodzi do sytuacji, kiedy dokument nie zostaje zarejestrowany w księdze korespondencji (dla księgowych ważna jest data wpływu dokumentu do firmy) albo dokumenty przypadkowo trafiają w ręce niepowołanych osób.

Problemy te rozwiązuje elektroniczny system zarządzania obiegiem dokumentów. Pomaga on oszczędzać czas oraz sprawia, że praca z dokumentami staje się wygodniejsza. Pracownik nie musi opisywać długopisem faktur na odwrocie, przekładać dokumentów z biurka na biurko, a później szukać ich w papierowym archiwum, kiedy są potrzebne. Szefów działów zapewne ucieszy możliwość szybkiej akceptacji dokumentów w komputerze lub urządzeniach mobilnych.

Przykład z życia wzięty

Oto przykładowy przepływ pracy w elektronicznym obiegu dokumentów. Pracownica sekretariatu po otrzymaniu papierowej faktury zakupowej (kosztowej) skanuje ją i wprowadza do systemu komputerowego. Od tego momentu rozpoczyna się cyfrowe życie dokumentu. Sekretarka sprawdza treść faktury, a następnie przypisuje ją do osoby odpowiedzialnej. Ta weryfikuje zasadność dokumentu, uzupełnia go o dodatkowe informacje oraz dokonuje wstępnej dekretacji księgowej. Tak opisana faktura trafia najpierw do bezpośredniego przełożonego, później do prezesa do akceptacji i na koniec do działu finansowego, gdzie dzięki mechanizmom integracji jest automatycznie księgowana w systemie ERP. Papierowa wersja faktury trafia do archiwum, a jej elektroniczny obraz wraz z dodatkowymi opisami i pełną ścieżką akceptacji pozostaje do wglądu w systemie komputerowym.

Podejście to przynosi niezaprzeczalne korzyści, takie jak: wyeliminowanie z obiegu dokumentacji papierowej, skrócenie czasu akceptacji dokumentów, wygoda i mobilność, bowiem zatwierdzenie lub odrzucenie dokumentu wymaga najwyżej kliku kliknięć myszą. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów porządkuje i usprawnia procesy w firmie (w przykładzie pokazaliśmy, że już osoba odpowiedzialna może przypisać zakup do miejsca powstawania kosztów w systemie księgowym), a przy tym daje pełny wgląd w historię dokumentów oraz ścieżkę ich zatwierdzania. A to tylko wierzchołek góry nazywanej ECM. Pozostałe, wybrane funkcje przedstawimy na przykładzie dwóch rozbudowanych systemów do zarządzania informacją w przedsiębiorstwie: eDokumenty oraz Doxis4 iECM.

Przykładowy, choć całkiem praktyczny schemat obiegu korespondencji, możliwy do odwzorowania m.in. w systemie eDokumenty oraz… każdym innym dobrym oprogramowaniu tej klasy.

Przykładowy, choć całkiem praktyczny schemat obiegu korespondencji, możliwy do odwzorowania m.in. w systemie eDokumenty oraz… każdym innym dobrym oprogramowaniu tej klasy.

eDokumenty

Nowoczesny system obiegu dokumentów oferuje zdecydowanie więcej aniżeli tworzenie prostych przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem faktur, jak zilustrowano to w przykładzie Moduł Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD). System eDokumenty umożliwia organizowanie dokumentów w sprawy, aby w dowolnym momencie móc odtworzyć ciągłość korespondencji. Oprogramowanie to ma wbudowaną funkcję rejestracji korespondencji przychodzącej, wewnętrznej i wychodzącej oraz umożliwia zatwierdzanie dokumentów na wiele sposobów i na wielu urządzeniach, np. bezpośrednio w kliencie pocztowym. Z kolei funkcja skład chronologiczny pomaga w utrzymaniu porządku w papierowych kopiach dokumentów. Pracownik może organizować dokumentację papierową zgodnie z kolejnością wprowadzania jej elektronicznych kopii. Predefiniowane procedury obsługi składu zapewniają im prawidłowe ułożenie w archiwum, a w przyszłości łatwe ich odnajdywanie w trakcie kontroli skarbowej lub audytu finansowego. Wart odnotowania jest fakt, że system jest zgodny z przepisami instrukcji kancelaryjnej, dzięki czemu z powodzeniem może być stosowany również w instytucjach publicznych.

System eDokumenty idzie jeszcze dalej, bo udostępnia firmom kompletną platformę do budowy środowiska pracy cyfrowej z kilku gotowych modułów i aplikacji, które tworzą systemy obiegu dokumentów, workflow, pracy grupowej, zarządzania zasobami oraz CRM. W temacie artykułu interesujące wydają się dwa podstawowe produkty: obieg dokumentów (DMS) oraz automatyzacja procesów (BPM).

Okno rejestracji korespondencji w programie eDokumenty. W tle rejestr faktur wychodzących w module Dzienniki.

Okno rejestracji korespondencji w programie eDokumenty. W tle rejestr faktur wychodzących w module Dzienniki.

Moduł BPM udostępnia graficzny edytor zgodny ze specyfikacją BPMN, który umożliwia modelowanie procesów biznesowych firmy. Edytor pomaga w odwzorowaniu dowolnego przepływu pracy, określenie zadań w procesie oraz przypisanie ich odpowiedzialnym osobom. Wykonanie niektórych czynności w procesie np. wysyłanie wiadomości lub wygenerowanie dokumentu można zlecić systemowi. Zdefiniowane procesy i przepływy pracy udostępniane są pracownikom w module obiegu dokumentów. Ten jest wyjątkowo prosty w obsłudze. Widok zadań, widoczny zaraz po zalogowaniu się do systemu, agreguje listę spraw do załatwienia. Co więcej, pracownik może kontrolować przebieg procesu i w dowolnej chwili na podglądzie sprawdzić, na jakim etapie jest dana sprawa, kto wykonał powierzone mu zadania, a kto niepotrzebnie przeciąga zatwierdzenie faktury (i z jakiego powodu). Z szybką dekretacją i akceptacją dokumentów nie powinno być większego problemu, bowiem obie te czynności można wygodnie wykonać w smartfonie.

Okno akceptacji dokumentu w systemie eDokumenty. W jednym miejscu widzimy wszystkie informacje o sprawie: podgląd obrazu, kogo i czego dotyczy sprawa oraz kto wprowadził i zaakceptował dokument w systemie.

Okno akceptacji dokumentu w systemie eDokumenty. W jednym miejscu widzimy wszystkie informacje o sprawie: podgląd obrazu, kogo i czego dotyczy sprawa oraz kto wprowadził i zaakceptował dokument w systemie.

Doxis4 iECM

Doxis4 iECM to modułowe rozwiązanie klasy ECM rozwijane przez firmę S.E.R. group, które łączy w sobie funkcje systemu zarządzania dokumentami, archiwizacji elektronicznej, zarządzania przepływami pracy i procesami biznesowymi oraz pracy grupowej. Wszystko to w ramach pojedynczej, zunifikowanej platformy zarządzania informacją w przedsiębiorstwie.

cubeDesigner umożliwia projektowanie niestandardowych formularzy używanych w systemie zarządzania dokumentami Doxis4 iECM.

cubeDesigner umożliwia projektowanie niestandardowych formularzy używanych w systemie zarządzania dokumentami Doxis4 iECM.

Punktem wyjścia w czynnościach związanych z przetwarzaniem operacji i wyszukiwaniem dokumentów w systemie Doxis4 iECM są akta elektroniczne, które w jednym miejscu agregują informacje (treści), procesy biznesowe oraz aplikacje. Moduł akt umożliwia zarządzanie dokumentami na poziomie działu, projektu lub sprawy. Akta elektroniczne umożliwiają centralne gromadzenie, zarządzanie i dokumentowanie informacji pochodzących z różnych źródeł i dostarczonych w najróżniejszych formatach zeskanowanych dokumentów papierowych i cyfrowych, wiadomości e-mail, obrazów, filmów wideo, a nawet linków internetowych. Każdy katalog ma przypisany zestaw indywidualnych cech. W systemie Doxis4 iECM dostępne są m.in. akta klienta wykorzystywane przez działy sprzedażowe, akta osobowe wprowadzane przez dział kadr, akta produkcji, maszyn i projektów skojarzone z procesami produkcyjnymi czy akta umów skrupulatnie gromadzone przez administrację.

Widok listy zadań do wykonania w wersji przeglądarkowej systemu Doxis4 iECM.

Widok listy zadań do wykonania w wersji przeglądarkowej systemu Doxis4 iECM.

Poza standardowymi funkcjami zarządzania obiegiem i archiwizacją dokumentów Doxis4 iECM oferuje potężne narzędzia do sterowania przepływem pracy biurowej. W pakiecie otrzymujemy kompletne rozwiązanie klasy BPM, które w pełni wspiera ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane procesy biznesowe przedsiębiorstwa. Oznacza to możliwość realizacji zadań według dwóch ścieżek: pierwszej, w pełni zestandaryzowanej i zgodnej z predefiniowanymi przepływami pracy oraz alternatywnej, realizowanej spontanicznie (ad hoc) przez pracownika. Wszystko po to, aby w przypadku mniej rutynowych działań członkowie załogi mogli samodzielnie podejmować optymalne decyzje dotyczące postępowania z dokumentem. Taki indywidualny tok podejmowania decyzji wymagany jest np. w procesie rekrutacji nowych pracowników, obsługi reklamacji czy opracowywania szkód. Doświadczenie i kompetencje zatrudnionych umożliwiają przyjęcie właściwego toku postępowania dla sprawy, w wielu przypadkach lepszego niż opisane modelami, szablonowe procedury działań. Doxis4 iECM pozwala w pełni zaadresować te potrzeby.

Obsługa umów współpracy

Systemy zarządzania dokumentami usprawniają pracę na wiele sposobów. Ciekawym przykładem, jak wykorzystać tego typu narzędzia, jest obsługa różnego rodzaj umów o współpracy, świadczenia usług czy handlowych. Umowy tego typu tworzone są na podstawie wzorów (szablonów) przygotowanych i zatwierdzonych przez prawników. Wzory te obowiązują w całej firmie, pracownicy są zobligowani do ich stosowania, ale każda umowa zawiera indywidualne warunki współpracy dla danej grupy klientów czy kontrahentów. System zarządzania dokumentami może wspomagać procesy przygotowaniu umów. Pracownik uzupełnia szablon umowy o indywidualne warunki współpracy, dodaje informacje o zakresie usług czy oczekiwanym wdrożeniu. Ponadto system dba, aby żadna procedura związana z zatwierdzaniem takiej umowy nie została pominięta. Wszystkie zgody, akceptacje czy uwagi mogą być naniesione drogą elektroniczną, a ostateczna wersja umowy wysłana kontrahentowi przez e-mail i zarchiwizowana (a jakże!) w cyfrowym archiwum dokumentów firmy.

Jaki powinien być ECM/DMS?

Na koniec spróbujmy odpowiedzieć na pytanie, jaki powinien być system ECM/DMS? Wdrożenie tego typu rozwiązań w przedsiębiorstwie przynosi szereg korzyści biznesowych. Przede wszystkim redukuje czas i koszty związane z przetwarzaniem dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie, eliminując przy tym różnego rodzaju błędy wynikające z zagubienia korespondencji lub przekazania ich do nieuprawnionych osób. Czy system ECM/DMS pozwoli osiągnąć firmie wymienione tutaj korzyści?

Dobrej jakości system do zarządzania dokumentami przyspiesza procesowanie dokumentów, jest bardziej wygodnym rozwiązaniem niż opisywanie faktur długopisem, a automatyzacja procesów biznesowych gwarantuje poprawność realizacji procedur przez pracowników. W przypadku modelowania bardziej złożonych procesów, np. obsługi reklamacji, warto wybrać rozwiązanie, które pozwoli nam tworzyć niestandardowe przepływy pracy, tak aby decyzje podejmowane były przez pracowników na podstawie ich oceny i doświadczeń.

Dobry ECM umożliwia rejestrację i obsługę różnego typu dokumentów bez względu na źródło ich pochodzenia. To ważne, bowiem źródeł tych jest w każdej firmie bardzo wiele. Dokumenty papierowe, w tym wszelkiego rodzaju faktury, umowy czy wnioski, są skanowane, a następnie zapisywane w formie obrazu. Wbudowane funkcje rozpoznawania tekstu OCR przetwarzają dokument do postaci zwykłego tekstu, aby ułatwić jego wyszukiwanie i katalogowanie (indeksowanie) w bazie. Dzięki wbudowanym integracjom system ECM może agregować dokumenty i informacje przychodzące faksem, e-mailem lub drogą elektroniczną (w tym przez EDI). Dane firmowe mogą być importowane z zewnętrznych systemów dziedzinowych, np. CRM i ERP.

W końcu system zarządzania dokumentami stanowi centralne miejsce przechowywania i archiwizowania dokumentów oraz informacji przedsiębiorstwa. Umożliwia szybkie wyszukiwanie i dostęp do materiałów w elektronicznym archiwum niezależnie od użytkownika, który stworzył dany dokument. Czy twój system ECM/DMS oferuje te funkcje?


Zobacz również