Inteligencja w pakiecie

Podczas pracy niekiedy trzeba użyć drugiej aplikacji, żeby wykonać określone zadanie. W pakiecie Office 2003 możesz korzystać z tagów inteligentnych, które dają dostęp do wybranych funkcji innych programów bez opuszczania używanej aplikacji.

Podczas pracy niekiedy trzeba użyć drugiej aplikacji, żeby wykonać określone zadanie. W pakiecie Office 2003 możesz korzystać z tagów inteligentnych, które dają dostęp do wybranych funkcji innych programów bez opuszczania używanej aplikacji.

W aplikacjach pakietu Microsoft Office 2003 możesz szybciej wykonywać wiele czynności, korzystając z funkcji tagów inteligentnych. Oferuje ona "drogę na skróty" do funkcji innych programów bez opuszczania aktualnie używanej aplikacji. Tagi inteligentne można stosować w dokumentach Word 2003, arkuszach Excela 2003, bazach danych Access 2003, wiadomościach Outlook 2003 oraz - nowość w tej wersji - prezentacjach PowerPointa 2003. Ich dostępność w dokumencie rozpoznasz po specjalnym oznaczeniu. Sam tag inteligentny ma postać przycisku, który pojawia się, kiedy użytkownik wykonuje określone zadania, np. wkleja tekst lub wpisuje nazwisko adresata poczty elektronicznej. Po kliknięciu przycisku rozwija się lista dostępnych opcji.

Kiedy to działa

Tagi inteligentne pojawiają się tylko wtedy, gdy są potrzebne, i ułatwiają wykonanie zadania, które zwykle wymaga otwierania innych programów.

Tagi inteligentne pojawiają się tylko wtedy, gdy są potrzebne, i ułatwiają wykonanie zadania, które zwykle wymaga otwierania innych programów.

Mechanizm uaktywnia się po wpisaniu nowego tekstu lub otwarciu dokumentu utworzonego w programie z pakietu Office 2003 i wyszukuje wyrazy pasujące do typów danych obsługiwanych przez tagi inteligentne (np. nazwisko ostatniego adresata wiadomości e-mail). Zwrot odpowiadający kryteriom zostaje oznaczony odpowiednim wskaźnikiem: w Wordzie 2003 i PowerPoincie 2003 jest to purpurowe kropkowane podkreślenie, w Excelu 2003 purpurowe trójkąty w narożnikach komórek. Jeśli purpurowe podkreślenie utrudnia pracę z dokumentem, w Wordzie 2003 możesz je ukryć, ale nadal korzystać z tagów. W tym celu przejdź do Narzędzia | Opcje | Widok i usuń zaznaczenie opcji Tagi inteligentne.

Jak korzystać

Przycisk Akcje tagów inteligentnych pojawi się dopiero wtedy, gdy przesuniesz kursor myszy nad oznaczony tekst. Gdy go klikniesz, zobaczysz listę dostępnych akcji. Jej zawartość zależy od typu danych, które program rozpozna i oznaczy za pomocą tagu inteligentnego.

W poszczególnych programach pakietu Microsoft Office 2003 dostępne są różne tagi inteligentne. Górne okno pochodzi z PowerPointa, a dolne z Worda. Oba zawierają listę tagów dostępnych w danym programie.

W poszczególnych programach pakietu Microsoft Office 2003 dostępne są różne tagi inteligentne. Górne okno pochodzi z PowerPointa, a dolne z Worda. Oba zawierają listę tagów dostępnych w danym programie.

Tagi inteligentne można włączyć lub wyłączyć i zmieniać rozpoznawane przez nie typy danych, przechodząc (w Wordzie, Excelu i PowerPoincie), Narzędzia | Opcje Autokorekty | Tagi inteligentne. Mechanizm rozpoznawania tagów inteligentnych identyfikuje typy danych i przypisuje im odpowiednie akcje. Dodatkowe tagi inteligentne utworzone przez Microsoft, inne firmy lub specjalistów z dziedziny informatyki znajdziesz w Internecie. W tym celu kliknij przycisk Więcej tagów inteligentnych w oknie ich konfiguracji. Zwróć uwagę, że w niektórych programach, np. Excelu, funkcja tagów inteligentnych jest domyślnie wyłączona i trzeba ją aktywować w oknie konfiguracji (Narzędzia | Opcje Autokorekty | Tagi inteligentne)

Mogą się przydać

Tag inteligentny przydaje się często. Rozpoznający nazwiska umożliwia między innymi dodanie nowego kontaktu do książki adresowej, wysłanie do tej osoby wiadomości elektronicznej lub zaplanowanie z nią spotkania. Wszystko to bez uruchamiania Outlooka. Zwróć uwagę, że tag inteligentny po wpisaniu nazwiska pojawi się pod warunkiem, że do tej osoby była niedawno wysłana wiadomość elektroniczna.

Z kolei tag inteligentny Data umożliwia zaplanowanie spotkania w Outlooku, a Numer telefonu umożliwia dodanie nowej pozycji do listy kontaktów w tym programie. Jest również tag oferujący funkcje przeliczania jednostek miar.

W Excelu, po wpisaniu w komórce arkusza symbolu firm notowanych na giełdach w Stanach Zjednoczonych - na przykład MSFT - opcja tagów inteligentnych daje szybki dostęp do publikowanych w Internecie informacji o firmie, bez otwierania okna przeglądarki WWW.

Zapisywanie

Gdy zapisujesz dokument czy skoroszyt w formacie HTML, tagi inteligentne również zostaną zachowane i będą dostępne na stronie WWW.

Gdy zapisujesz dokument czy skoroszyt w formacie HTML, tagi inteligentne również zostaną zachowane i będą dostępne na stronie WWW.

Tagi inteligentne można zapisać jako część pliku, dzięki czemu będą dostępne dla wszystkich użytkowników otwierających dany dokument. Można je również zapisać w pliku HTML jako właściwość języka XML i w ten sposób umieszczać na stronach WWW, aby wykonywać za ich pomocą zadania (do otwarcia takiej strony potrzebny jest Internet Explorer w wersji 5 lub nowszej). Zwróć uwagę, że tagi zwiększają rozmiar pliku, co ma znaczenie zwłaszcza w wypadku stron WWW. Jeśli plik jest zbyt duży, należy wyłączyć opcję osadzania i zapisywania tagów inteligentnych (Narzędzia | Opcje Autokorekty | Tagi inteligentne).

Usuwanie

Tagu inteligentnego można się pozbyć, jeśli nie jest potrzebny. W tym celu przesuń kursor myszy nad jego oznaczenie. Gdy pojawi się przycisk Akcje tagów inteligentnych, kliknij strzałkę i wybierz z menu polecenie Usuń ten tag inteligentny. W ten sposób usuniesz pojedynczy tag, ale funkcja pozostanie włączona. Jeśli chcesz pozbyć się wszystkich tagów inteligentnych określonego typu, przejdź do menu Narzędzia, kliknij polecenie Opcje Autokorekty, a następnie otwórz kartę Tagi inteligentne. W obszarze Aparaty rozpoznawania usuń zaznaczenia z pól wyboru tagów, które chcesz usunąć. Mimo wyłączenia funkcji tagi mogą się nadal pojawiać, np. podczas kopiowania tekstu z innego dokumentu. Wtedy trzeba powtórzyć powyższe czynności w celu ich usunięcia.

Inne rodzaje tagów

Podczas pracy w dokumencie mogą pojawiać inne przyciski tagów inteligentnych, które umożliwiają wykonanie akcji bez klikania przycisku znajdującego się na pasku narzędzi lub otwierania okna dialogowego. W poszczególnych programach pakietu Microsoft Office 2003 są do dyspozycji różne przyciski, a te same przyciski w poszczególnych programach mogą udostępniać różne funkcje.

Przycisk Opcje Autokorekty (Word, Excel, PowerPoint, Acces) zobaczysz po ustawieniu kursora myszy obok tekstu automatycznie poprawionego przez program. Po wskazaniu niebieskiego pola pojawi się ikona, która daje dostęp do opcji Autokorekty lub umożliwia cofnięcie poprawki.

Z kolei przycisk Opcje wklejania (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) pojawia się poniżej bloku wklejonego tekstu. Po kliknięciu rozwija się lista umożliwiająca określenie sposobu, w jaki tekst ma zostać wklejony do dokumentu. Dostępne opcje zależą od rodzaju wklejanej zawartości, programu, z którego pochodzi, oraz od formatu tekstu, do którego jest wklejana.

W Excelu tag rozpoznający nazwiska osób umożliwia dodanie nowego kontaktu do książki adresowej lub wysłanie do tej osoby wiadomości.

W Excelu tag rozpoznający nazwiska osób umożliwia dodanie nowego kontaktu do książki adresowej lub wysłanie do tej osoby wiadomości.

Przycisk Opcje Autowypełniania (Excel) pojawia się poniżej wypełnionego zaznaczenia po wprowadzeniu w arkuszu tekstu lub danych. Lista opcji zależy od rodzaju zawartości komórki i programu, z którego ta zawartość pochodzi.

Następny rodzaj przycisku to Śledź błędy (Excel), wyświetlany obok komórki, w której występuje błąd formuły, a zielony trójkąt pojawia się w lewym górnym rogu komórki. W Accessie 2003 jest przycisk Wskaźnik błędu, mający taki sam symbol, ale nieco inne przeznaczenie. Pojawia się w formularzu lub raporcie obok formantu w momencie wykrycia często spotykanego błędu.

Tag Opcje wstawiania (Excel) zobaczysz obok wstawianych komórek, wierszy lub kolumn. Gdy klikniesz strzałkę obok tego przycisku, rozwinie się lista opcji formatowania.

Przycisk Opcje autodopasowania (PowerPoint) pojawia się, gdy PowerPoint zmienia rozmiar wpisywanego tekstu w celu dopasowania go do bieżącego symbolu zastępczego (pola obramowane kropkami, stanowiące część większości układów slajdów; w polach tych znajduje się tytuł i tekst podstawowy lub obiekty, takie jak wykresy, tabele czy obrazy).

Przycisk Opcje automatycznego układu (PowerPoint) zobaczysz po wstawieniu elementu, takiego jak obraz, schemat, wykres czy tabela, który powoduje zmianę początkowego układu slajdu. Aby nowy element zmieścił się na slajdzie, PowerPoint automatycznie dostosowuje układ. W razie potrzeby można użyć opcji przycisku i cofnąć automatyczne dopasowanie układu lub całkowicie wyłączyć tę funkcję.


Zobacz również