Jak wyposażyć salę konferencyjną

Nowoczesne systemy konferencyjne zdobywają coraz mniejsze firmy. Wraz z wieloma innymi technologiami poprawiają efektywność działania, umożliwiają zdalną pracę, ułatwiają wykonywanie wspólnych zadań.

Rozwój technologii komputerowych, informacyjnych i telekomunikacyjnych niesie ze sobą nowe rozwiązania w dziedzinie zarządzania, współpracy i funkcjonowania firm. To co kiedyś wydawało się fantastyką naukową, dziś jest na porządku dziennym. Nie trzeba się już spotykać, by opracowywać strategie działania, nie trzeba się znać, a nawet widzieć kolegi z pracy, by razem pracować. Wyposażenie sal konferencyjnych i dużych audytoriów nie ogranicza się dziś do prostego rzutnika slajdów i systemu nagłaśniającego. W prelekcjach, pokazach czy spotkaniach pomagają wysokiej jakości projektory uzupełnione zestawami kamer i wizualizerów, dobrej jakości systemy audio, rozbudowane systemy telekomunikacyjne oparte z reguły o rozwiązania IP i dedykowane, coraz częściej bezprzewodowe systemy konferencyjne służące udzielaniu głosu uczestnikom oraz obsługujące procedury głosowania. Wszystko elegancko wykończone, bez widocznego okablowania, uzupełnione elementami automatyki pozwalającymi ukryć nieużywany projektor bądź ekran, włączyć odpowiednią scenę świetlną czy zasłonić okna, wyposażone w wygodne meble tylko po to, by uczestnicy spotkania mogli skupić się na przekazywanych informacjach, a nie koncentrować na otoczeniu.

Projektor, monitor, tablica i wizualizer

Spotkania i prelekcje wspomagane są dziś skutecznie przez różnego rodzaju rzutniki, tablice interaktywne czy wizualizery. Znaczącą część tego sprzętu stanowią także projektory. Ich główną zaletą jest możliwość uzyskania przekątnych obrazu nieosiągalnych innymi metodami. W salach konferencyjnych prym wiodą dziś modele z krótką (ST) i ultrakrótką ogniskową (UST). Zwłaszcza te ostatnie oferują praktycznie same zalety. Dzięki zastosowaniu systemu luster nie zniekształcają obrazu tak, jak projektory ST, a dzięki wydłużeniu toru optycznego wewnątrz urządzenia umożliwiają przybliżenie go do ekranu. Technologia UST pozwala umieścić element projekcyjny około 35-40, a nawet 25 centymetrów od ekranu. Wyklucza to więc sytuacje, w których prelegent i inne osoby mogłyby zostać oślepione przez światło z projektora lub powodować powstawanie cieni na ekranie.

Producenci ekranów projekcyjnych, nawet w tych samych seriach wyróżniają często modele do sal konferencyjnych i do kina domowego

Producenci ekranów projekcyjnych, nawet w tych samych seriach wyróżniają często modele do sal konferencyjnych i do kina domowego

Ekrany projekcyjne

Obraz z projektora wymaga oczywiście odpowiedniego ekranu. Wbrew pozorom jest to dość istotny element zestawu. Dlatego w zależności do przeznaczenia czy jakości wykonania jego ceny mogą się różnić dość znacznie. W profesjonalnie przygotowanych salach konferencyjnych ważna jest nie tylko funkcjonalność ale także wygląd czy wygoda obsługi dlatego spotyka się tu najczęściej modele w pełni zautomatyzowane. Dzięki wyposażeniu ekranu w silnik unika się konieczności jego ręcznego rozwijania i zwijania. Gdy ekran nie jest potrzebny, znajduje się w kasecie schowany zwykle w zabudowie. Po włączeniu, wyposażony w odpowiednie wyjście projektor wysyła do ekranu impuls wyzwalający powodujący jego rozwinięcie. Po zakończonej projekcji ekran jest automatycznie chowany. Dodatkowo sterownie odbywa się za pomocą pilota.

Automatyka pracy to jednak tylko jeden z ważnych parametrów. Innym, związanym już bezpośrednio ze sposobem odwzorowania obrazu jest współczynnik odbicia gain. Sala audytoryjna różni się zwykle od pomieszczeń kinowych. Ściany mają tu najczęściej jasne barwy, a projekcja odbywa się z reguły warunkach jedynie częściowego zaciemnienia. Dodatkowo kąt patrzenia nie jest bardzo istotny gdyż większość obserwatorów siedzi na wprost obrazu. Współczynnik odbicia ekranów stosowanych w takich warunkach powinien być z reguły dość duży, o wartości powyżej dwóch.

Uzupełniając takie urządzenie o odpowiednie oprogramowanie, łatwo stworzyć sprzęt do obsługi funkcji interaktywnych. To rozwiązanie znacznie tańsze niż zakup tablicy interaktywnej. Zamiast niej można wykorzystać dowolną powierzchnię – ekran, ścianę, stół. Sterowanie odbywa się tu za pomocą odpowiednich pisaków i wbudowanych w projektor czujników. Zwykle nośnikiem informacji jest podczerwień ale niektóre systemy uzupełnione są o czujnik fal radiowych. Wprawdzie precyzja sterowania nie jest tak dobra, jak w tradycyjnej tablicy interaktywnej, czasami kłopotliwa jest kalibracja i systemy podatne są na różne zakłócenia ale warte są one swojej ceny.

Pulpity sterownicze systemu konferencyjnego Deputy

Pulpity sterownicze systemu konferencyjnego Deputy

Gdy zachodzi potrzeba większej precyzji sterowania, zamiast prostego ekranu projekcyjnego stosuje się współpracujące z projektorem tablice. Można je obsługiwać dedykowanymi pisakami bądź po prostu palcami. Na rynku są modele wykorzystujące podczerwień czy efekty pojemnościowe. Można na nich wyświetlać dowolny obraz, oddawać do niego notatki, szybko przesyłać je do całego audytorium, drukować. Jeszcze innym rozwiązaniem są panele LCD, które eliminują konieczność posiadania projektora i mogą służyć również, jako tradycyjny wyświetlacz.

System Bosch CCS 900 Ultro

System Bosch CCS 900 Ultro

Ogromne możliwości dają też systemy interaktywne działające w połączeniu z wizualizerem. To proste, wyposażone w kamerę urządzenie pozwala na prezentację dowolnego przedmiotu, w powiększeniu na dużym ekranie monitora czy projektora. Taki obraz można potem opisywać, opatrywać notatkami, nagrywać. Eliminuje się konieczność kopiowania i drukowania setek stron dokumentów.

W mniejszych pomieszczeniach rolę wyświetlacza mogą pełnić monitory wielkoformatowe bądź, jeżeli mimo wszystko potrzebna jest większa powierzchnia ekranu, monitory określane mianem „bezszwowych”. To drugie rozwiązanie, to połączone w jeden ekran kilka osobnych monitorów tworzących tak zwaną ścianę. Zaletą wyświetlacza monitorowego jest większa jasność, a więc i czytelność obrazu w jasnych pomieszczeniach. Monitory są też z reguły trwalsze od projektorów, zwłaszcza tych używających tradycyjnych źródeł światła. Na rynku dominują produkty Samsunga, LG, NECa czy IIyamy.

Elementy inteligentnego budynku

Odpowiednio skonfigurowana automatyka sali konferencyjnej zadba o to, by w razie potrzeby zasłonić okna roletami i zaciemnić pomieszczenie, uruchomić odpowiednią scenę świetlną, obniżyć bądź podnieść temperaturę ogrzewania czy opuścić ekran. Z racji dostępności oraz powszechności króluje tu system KNX (EIB). Został on zaprojektowany tak, by sprawdzać się równie dobrze w niewielkich domowych instalacjach oraz skomplikowanych instalacjach biurowych. Możliwość zaadresowania ponad 50 tysięcy urządzeń daje ogromną pojemność. Zastosowane w standardzie rozwiązania gwarantują bezproblemową możliwość rozbudowy o kolejne moduły i wprowadzanie nowszych rozwiązań technologicznych i zastosowań. Na rynku dostępnych jest kilka tysięcy urządzeń pracujących w tym standardzie, więc łatwo dobrać odpowiednią do potrzeb konfigurację.

Zintegrowana wymiana informacji

Rozwój technologii i możliwości przesyłania danych spowodowały, że zaczęto łączyć ze sobą różne usługi. W ten sposób powstał termin zintegrowana wymiana informacji, który opisuje mechanizmy integracji różnych rodzajów komunikacji przeprowadzanych w czasie rzeczywistym z pozostałymi usługami komunikacyjnymi. Systemy tego typu łączą transmisje z komunikatorów, tradycyjnych telefonów i telefonii IP, narzędzi wideokonferencyjnych czy mechanizmów rozpoznawania mowy z pocztą głosową, elektroniczną bądź faksami. Umożliwiają użytkownikom przesłanie wiadomości za pomocą jednego medium i odpowiedź na nią za pomocą innego.

Oprogramowanie oferujące funkcje zintegrowanej wymiany informacji to na przykład IBM Sametime czy Microsoft Lync Server. Obydwa obsługują komunikację w czasie rzeczywistym, telefonię i wideokonferencje. Pozwalają współdzielić aplikacje i organizować tak zwane elektroniczne spotkania. Za ich pomocą można dać użytkownikom możliwość współdzielenia zasobów swoich komputerów, włączyć zdalny dostęp do pulpitu, myszy czy klawiatury. Najbardziej rozbudowanym przykładem wymiany informacji jest tak zwana teleobecność. To rodzaj wideokonferencji, uzupełnionej o wizualizację w naturalnych rozmiarach, pozwalającej na zdalną manipulację obiektami za pomocą różnych urządzeń mechanicznych. Jej zadaniem jest sprawienie wrażenia, że rozmówca jest w zupełnie innym miejscu niż w rzeczywistości, na przykład że uczestniczy osobiście w konferencji mimo, że przebywa w innym mieście. Specjalne pomieszczenia wideokonferencyjne wymagają do uruchomienia teleobecności dedykowanego sprzętu. Kompletne systemy urządzeń i oprogramowania oferują na przykład Cisco, Polycom czy Huawei. Dla podkreślenia zaawansowania tych rozwiązań warto zwrócić uwagę, że kompletny Cisco CTS-3200 waży prawie dwie tony i zużywa moc około dziewięciu kilowatów.

Pomieszczenie konferencyjne wyposażone w system Cisco Telepresence CTS-3000

Pomieszczenie konferencyjne wyposażone w system Cisco Telepresence CTS-3000

Nie zawsze jednak zachodzi potrzeba stosowania tak zaawansowanych i kosztownych rozwiązań. Z reguły wystarczają zwykłe systemy wideokonferencyjne. Spadek cen urządzeń spowodował, że stosowane są one już nie tylko przez duże korporacje. Ograniczenie kosztów podróży pracowników rekompensuje szybko wydatki. Przykładowy AVer HVC330 obsługuje do czterech punktów telekonferencyjnych jednocześnie, daje możliwość rejestrowania spotkania na zwykłych nośnikach USB, udostępniania i współdzielenia danych. Do systemu można podłączyć wizualizer, przesyłać uczestnikom informacje ze smartfona, także bezprzewodowo. Sterowanie może odbywać się zdalnie, za pomocą przeglądarki. Dostępny w ten sposób jest także obraz z kamer.

System wideokonferencyjny AVer HVC330

System wideokonferencyjny AVer HVC330

Systemy konferencyjne i nagłośnienie

O ile opisane wcześniej technologie służą przekazywaniu informacji, o tyle system konferencyjny przeznaczony jest do zarządzania jej przepływem. Technologia ułatwia prowadzenie dyskusji, głosowanie. Z reguły każde stanowisko wyposażone jest w odpowiedni moduł, wyposażony najczęściej w czytnik kart identyfikacyjnych pozwalający błyskawicznie przetwarzać dane, zapisywać parametry głosowania, wizualizować aktualne i historyczne zapisy. Uzupełniony o mikrofon, zarządza automatycznie czasem i kolejką poszczególnych wypowiedzi w czasie debaty, jednocześnie je rejestrując i udostępniając w internecie. Odpowiednie oprogramowanie pozwala oceniać udział poszczególnych osób w obradach i głosowaniach, tworzyć różne raporty, zestawienia i analizy.

BenQ MW853UST+ - projektor z ultrakrótką ogniskową mocowany jest praktycznie przy samym ekranie

BenQ MW853UST+ - projektor z ultrakrótką ogniskową mocowany jest praktycznie przy samym ekranie

Z salami konferencyjnymi i audytoriami związany jest też odpowiedni system nagłośnienia. W takich miejscach nie wystarczy kilka głośników. Odbicia, pogłos, sprzężenie akustyczne z mikrofonami i wielkość pomieszczeń komplikują sprawę. Głoś powinien być słyszalny wyraźnie, bez zniekształceń, jednakowo głośno dla każdego uczestnika spotkania. Aby wyeliminować te niedogodności przykładowy system Bosch CCS 900 Ultro wyposażony został w specjalne procesory sygnałowe równoważące poziom ciśnienia akustycznego i wzmocnienia sygnału.

Aranżacja sali konferencyjnej KRRiT – Forbis Group

Aranżacja sali konferencyjnej KRRiT – Forbis Group

Nie bez znaczenia jest także wygląd oraz ergonomia stosowanych urządzeń. Głośniki, mikrofony, panele sterujące mają z reguły atrakcyjny, nowoczesny i jednocześnie dyskretny design, a ich obsługa nie wymaga specjalnego szkolenia.


Zobacz również