Komputerowa sekretarka

Z reguły modem kojarzy się z niezbyt szybkim dostępem do Internetu i wysokimi rachunkami za telefon. Okazuje się jednak, że modemy wraz z odpowiednim oprogramowaniem mogą przeobrazić pecet w telefoniczne centrum komunikacyjne.

Z reguły modem kojarzy się z niezbyt szybkim dostępem do Internetu i wysokimi rachunkami za telefon. Okazuje się jednak, że modemy wraz z odpowiednim oprogramowaniem mogą przeobrazić pecet w telefoniczne centrum komunikacyjne.

IVM Telephone Attendant znakomicie sprawdza się w niedużych firmach i biurach. Bez problemu konkuruje z aparatami telefonicznymi, gdyż niewiele z nich dysponuje tak bogatymi możliwościami.

IVM Telephone Attendant znakomicie sprawdza się w niedużych firmach i biurach. Bez problemu konkuruje z aparatami telefonicznymi, gdyż niewiele z nich dysponuje tak bogatymi możliwościami.

Modemem nazywa się urządzenie konwertujące sygnał cyfrowy komputera na sygnał tonowy, możliwy do przesłania tradycyjnym łączem telefonicznym. Jeszcze do niedawna modemy były proste, nie oferowały dodatkowych opcji. Dziś są skomplikowane, mają szerokie możliwości i pomagają optymalnie wykorzystać linię telefoniczną. Można to uzyskać, m.in. instalując komputerową sekretarkę.

Komputerowa sekretarka jest programem wykorzystującym zaawansowane możliwości modemów (m.in. tryb Voice/Audio) i cyfrowych central telefonicznych (przekazywanie połączeń, obsługa połączeń oczekujących, identyfikacja numeru itp.).

W systemie występuje jako program instalowany jak tradycyjna aplikacja. Jest co najmniej kilka powodów, by zrezygnować z sekretarki w telefonie na rzecz jej komputerowego odpowiednika. Po pierwsze, zajmuje fizycznie mniej miejsca, gdyż stanowi komponent sprzętu komputerowego.

Koputerowe sekretarki

Koputerowe sekretarki

Po drugie, oferuje dużo więcej opcji i dodatkowych narzędzi - ma do dyspozycji ogromną ilość powierzchni dyskowej, co pozwala jej na zapisywanie dowolnej ilości wiadomości, oraz książkę adresową o nieograniczonej pojemności. Ponieważ komputerowa sekretarka działa jak zwyczajna aplikacja, można w zupełnie nowy sposób prezentować i grupować zasoby, informować o połączeniach i odebranych wiadomościach (np. animacje, interfejs graficzny, proste i przejrzyste menu). Sprzętowe odpowiedniki muszą wszystkie informacje przedstawić w kilku wierszach tekstu na wyświetlaczu.

Kolejny atut komputerowych sekretarek to możliwość dalszej obróbki otrzymanej wiadomości. Tradycyjny telefon pozwala odtworzyć wiadomość, jednak można ją tylko zachować lub usunąć. Tymczasem komputerowa sekretarka może przesłać zawiadomienie lub samą wiadomość pod inny numer telefonu lub za pomocą poczty elektronicznej.

Proszę zostawić wiadomość po usłyszeniu sygnału

Jednym z najbardziej rozbudowanych programów obsługujących przychodzące połączenia jest Advanced Call Center firmy Pingram Marketing. Identyfikuje numer dzwoniącego (Caller ID), korzystając z utworzonej przez użytkownika bazy ustawień poszczególnych numerów (np. różne dzwonki, powitania, nagrywanie rozmów, wyświetlenie nazwy przypisanej numerowi w książce adresowej). Dzięki Caller ID można sporządzić "czarną listę" połączeń, które są od razu odrzucane i użytkownik nie słyszy nawet dźwięku telefonu. Rozmowę przychodzącą program może: odrzucić, zablokować, odebrać od razu lub po kilku dzwonkach, nagrać wiadomość lub uruchomić automatyczną sekretarkę. Zapis rozmów i wiadomości przechowywany jest na dysku w plikach typu WAV, które można odtwarzać w samym programie lub w dowolnym zewnętrznym odtwarzaczu programowym. Call Center wykorzystuje przy tym kartę dźwiękową, co eliminuje konieczność podłączania dodatkowych głośników. Program wysyła zawiadomienie o nowej wiadomości pocztą elektroniczną lub na pager (przesyłane są również wiadomości głosowe). Każdorazowo użytkownik może uzyskać z zewnątrz dostęp do nagranych wiadomości, a także zdalnie zostawić krótką informację dla wszystkich dzwoniących oraz zmienić standardowe powitanie.

Call Soft firmy TOSC ma podobne możliwości jak Call Stadion, ale jako jeden z niewielu programów zapisuje nagrane wiadomości w formacie MP3.

Call Soft firmy TOSC ma podobne możliwości jak Call Stadion, ale jako jeden z niewielu programów zapisuje nagrane wiadomości w formacie MP3.

Kolejny program przeznaczony dla prywatnego użytkownika to CallStation firmy Impulse Technologies. Nie jest tak rozbudowany, jak Advanced Call Center, co może być jego atutem, gdyż dzięki temu początkujący użytkownik znacznie łatwiej odnajdzie się w gąszczu oferowanych opcji. Jest wśród nich wiele ustawień automatycznej sekretarki: nagrywanie własnych powitań lub używanie predefiniowanych (możliwość przełączania pomiędzy dwoma wytypowanymi powitaniami), stosowanie różnych dzwonków w zależności od numeru przychodzącego (pełna obsługa Caller ID), dostęp do wiadomości z innego telefonu (obsługującego tonalne wybieranie numeru), natychmiastowe przekazywanie połączeń przychodzących pod wskazany numer, informowanie o nowych wiadomościach przez pager lub pocztę elektroniczną oraz szczegółowa rejestracja w pliku Log wszelkiej aktywności na linii telefonicznej.

W programie znalazło się również kilka udogodnień dotyczących wybierania numeru i zarządzania kontaktami. Warto zwrócić uwagę na opcję ponownego wybierania numeru, gdy jest zajęty (bardzo wygodne!), automatyczne dodawanie prefiksu do numerów zamiejscowych oraz automatyczną konwersję numerów zawierających litery (np. 1-999-PCWORLD to numer 1-999-7296753). Książka telefoniczna jest przystosowana do wielu użytkowników i nie ma ograniczeń liczby wpisów. W pełni funkcjonalny moduł odbioru faksów pozwala nie tylko na ich przeglądanie, ale również automatyczne drukowanie i przesyłanie dalej.

CallStation wygrywa z konkurencją łatwością obsługi i intuicyjnym interfejsem. Wygodne zarządzanie kontaktami oraz rozbudowane opcje zawiadamiania o przychodzącej wiadomości są jego kolejnymi atutami.

CallStation wygrywa z konkurencją łatwością obsługi i intuicyjnym interfejsem. Wygodne zarządzanie kontaktami oraz rozbudowane opcje zawiadamiania o przychodzącej wiadomości są jego kolejnymi atutami.

Nieco inny charakter i zastosowanie ma program IVM Telephone Attendant australijskiej firmy NCH Swift Sound. Jest przeznaczony do małych firm i biur, gdyż w znacznym stopniu usprawnia odbieranie i przekazywanie informacji telefonicznych. Jego standardowe możliwości to: przyjmowanie wiadomości głosowych i rozsyłanie ich - zgodnie z życzeniem dzwoniącego - do odpowiedniej skrzynki głosowej, np. odrębnie dla każdego pracownika czy działu firmy, przełączanie rozmów przychodzących pod wybrane numery wewnętrzne oraz wysyłanie powiadomień o nowych wiadomościach pocztą elektroniczną. Bardzo mocną stroną programu jest wspomaganie automatycznego przyjmowania zamówień (możliwość nagrania procedury słownej), automatycznego przeprowadzania ankiet telefonicznych (procedura słowna oraz przypisanie cyfr odpowiednim polom w bazie danych), bezpiecznego płacenia kartą (procedura słowna oraz odpowiednie zabezpieczenie zebranych danych), jak również możliwość zdalnego skontrolowania funkcjonowania alarmu czy komputera. Oczywiście dostępna jest także opcja automatycznego aktywowania sekretarki, gdy skończą się godziny pracy biura.

Biiiiiiiiiip!

Jak widać, rozwój programów użytkowych nadąża za rozwojem sprzętu komputerowego. Otrzymujesz tandem pozwalający na wykorzystanie wszystkich możliwości tradycyjnych linii telefonicznych. Korzystający z linii cyfrowych ISDN mogą się w pełni cieszyć dodatkowymi opcjami, choć większość z nich jest w zasięgu wszystkich użytkowników podłączonych do cyfrowej centrali telefonicznej. Szczegóły dotyczące wyżej wymienionych aplikacji oraz kilku innych zostały zamieszczone w tabeli "Komputerowe sekretarki", a ich wersje testowe można znaleźć na dysku dołączonym do numeru. Każdy, kto chce jak najszybciej skorzystać z komputerowej sekretarki, może skorzystać ze wskazówek zawartych w ramce "Konfigurowanie Advanced Call Center".

UWAGA!

Aby zastosowanie komputerowej sekretarki miało jakikolwiek sens, modem musi obsługiwać tryb Voice/Audio.


Zobacz również