Mity o komunikacji

Istnieje pięć powszechnych mitów dotyczących komunikacji. Warto wyeliminować je z codziennego życia - to może wpłynąć pozytywnie na jakość zarządzania w firmie.

Specjaliści do spraw komunikacji i zarządzania powtarzają, że skuteczna komunikacja jest coraz ważniejsza. Gordon Adler przeprowadził wśród 30 top menedżerów z dużych międzynarodowych firm ankiety na temat ich zwyczajów związanych z komunikowaniem się. Dokonał kilku zaskakujących odkryć. Jego rozmówcy twierdzili, że komunikacja na szczeblu menedżerskim jest coraz gorszej jakości. A to pogorszenie spowodowane jest częściowo przez nich samych. Co można zrobić? Należy zerwać z nieprawdziwymi założeniami dotyczącymi działania komunikacji. Warto przyjąć długoterminowe strategiczne spojrzenie do codziennej komunikacji.

Oto pięć mitów dotyczących komunikacji, według Gordona Adlera.

Mit pierwszy - słowa posiadają znaczenie. Stwierdzenie, że słowa "zawierają" jedno określone znaczenie jest błędne. Ludzie przypisują słowom różne znaczenia. Słowo i jego konotacja mogą się różnić. Pojęcia abstrakcyjne, takie jak "strategia" to tylko idee, nie można ich zwizualizować. Mogą wywoływać różne wrażenia i mają różne znaczenia dla różnych osób.

80% ankietowanych menedżerów twierdzi, że pracowali ciężko nad swoimi informacjami, tak aby były precyzyjne i prawdziwe. Jednak często precyzyjny, techniczny język zwiększa szansę na błędną interpretację. Eksperci znają szeroko akceptowane znaczenie słów, których używają. Jednak inne osoby wcale nie muszą przypisywać im tych samych znaczeń. Im więcej wiemy na dany temat, tym trudniej jest zrozumieć, jak to jest nie wiedzieć tego, co wiemy.

Mit drugi - informacja równa się komunikacja. Aż 76% menedżerów biorących udział w badaniu myli "informację" z "komunikacją". Informacja to dane, fakty i na użytek menedżerów także business intelligence. Komunikacja natomiast następuje wtedy, gdy menedżer przekazuje informacje, idee czy odczucia innej osobie lub grupie osób.

Komunikacja jest procesem składającym się z trzech części: nadawca, symbole użyte do przekazania informacji (zazwyczaj są to słowa) i odbiorca. Środki komunikacji to przekaz ustny (mówienie, ton głosu), niewerbalne, środki fizyczne (język ciała, język znaków, parajęzyk, dotyk, kontakt wzrokowy) i środki pisemne. Można mierzyć skuteczność komunikacji przez sprawdzenie stopnia podobieństwa informacji nadanej z informacja otrzymaną. Wyzwaniem w komunikacji jest fakt, że to co mówimy na ogół nie jest tym, co słyszą nasi odbiorcy.

Mit trzeci: komunikacja to produkt, który możemy kontrolować. Komunikacja nie jest czymś fizycznym, czy produktem, jak e-mail, strona internetowa czy broszura. Można zwiększyć swoją kontrolę nad nią, ale nawet jeśli wszystko dokładnie zaplanujemy, zarządzanie komunikacją pozostanie skomplikowane i zawikłane. Wszystko co robimy stanowi informację - wyraz twarzy, strój, wystrój biura, a nawet milczenie. Nie można nie komunikować. Informacja żyje własnym życiem.

Mit czwarty: dobrzy mówcy dobrze się komunikują. Spośród ankietowanych 63% wyraziło w różnym stopniu brak zaufania do świetnych profesjonalnych mówców. Ich zdaniem wcale nie są oni mistrzami komunikacji. Dobrzy mówcy grają. Nie potrafią słuchać, są skoncentrowani na swoim własnym występie, cierpią na przerost ego. Starają się zrobić na słuchaczach wrażenie przez oszałamiające informacje, zamiast słuchać z zaangażowaniem.

Osoby, które potrafią się skutecznie komunikować, słuchają swoich odbiorców. Potrafią wybrać odpowiednie medium, dopasować swoją informację do audytorium (dostosować ją do jego wiedzy i potrzeb) i wyrazić swoje myśli w sposób jasny i konkretny, językiem zrozumiałym dla słuchaczy. Nie są perfekcjonistami. Powinny być autentyczne i wiarygodne.

Mit piąty: w komunikacji biznesowej nie ma miejsca dla emocji. Ankietowani menedżerowie opisywali duże międzynarodowe firmy jako kultury faktów, danych i informacji. Jednak 93% ankietowanych menedżerów woli komunikację, która odnosi się do emocji, na przykład opowiadanie historii, blogi czy podcasty. Emocje w konwersacji sprawiają, że słuchacz znacznie bardziej się angażuje.

Trzeba uważać, aby nie paść ofiarą tych pięciu mitów. Każdy akt komunikacji powinien mieć swój cel. Należy opracować sobie długoterminowy plan strategiczny komunikacji. Nie ma jednego najlepszego sposobu. Każdy kontekst komunikacji jest wyjątkowy. Natomiast może pomóc dziesięć kroków: diagnoza jakości naszej komunikacji; zwracanie się do naszych odbiorców; wyrażenie naszego celu; zarządzanie naszymi informacjami; zbudowanie naszej wiarygodności; szukanie niespodzianki; gotowe, cel, wysyłaj; pamiętaj o prostocie; mów prawdę; zrób plan.

Na podstawie: European Business Forum "Ten steps to purposeful communication", Gordon Adler


Zobacz również