Najważniejsze rozmowy

Firma szkoleniowa VirtalSmarts oraz firma usług profesjonalnych The Concours Group opublikowały badanie poświęcone decydującym rozmowom, których wynik przesądza o porażce albo sukcesie najważniejszych przedsięwzięć biznesowych.

Raport "Silence Fails: The Five Crucial Conversations for Flawless Execution" wyróżnia na podstawie rozmów przeprowadzonych z 1000 menedżerów i dyrektorów z 40 dużych firm pięć "decydujących rozmów", które powinny się odbyć podczas realizacji ważnych przedsięwzięć biznesowych. Oto sytuacje i zagadnienia, którym, zdaniem ankietowanych, powinny być one poświęcone:

1) Pierwsza przymiarka, wstępne planowanie. Zbyt szczegółowo zarysowany na początku harmonogram, z datami i zasobami, nie przystający do rzeczywistości, jest skazany na niepowodzenie. Jak wynika z ankiety, ta dyskusja niemal nigdy się nie odbywa.

2) Milczenie wodza. Przekleństwem projektu są nieobecni duchem sponsorzy projektu, niezapewniający odpowiedniego wsparcia politycznego, osobistego, nie poświęcający projektowi ani czasu ani energii. I podwładni nie przypominający im na czas, zarzucając pytaniami, o ich obowiązkach.

3) Omijanie problemu. Ludzie pracujący przy priorytetowych projektach nie są rozliczani z ich wykonania, nikt z nimi o tym nie rozmawia.

4) Projekt z podwiniętym ogonem. Szefowie i członkowie zespołu projektowego nie informują o problemach z realizacją projektu, przerażeni czekają, aż ktoś ich zapyta.

5) Porażka zespołowa. Członkowie zespołu nie są w stanie, albo nie chcą wspierać realizacji projektu, szefowie projektu nie chcą szczerze przedyskutować z nimi przyczyny porażki.

Z badania wynika, że jeśli choćby w jednej z tych sytuacji nie odbędzie się zakończona konstruktywnymi wnioskami rozmowa, prawdopodobieństwo niepowodzenia projektu wzrasta do 85%. Porażka zdefiniowana jest jako przekroczenie budżetu, terminów albo niedotrzymanie założonych parametrów jakości czy funkcjonalności. W takiej sytuacji nieuchronnie spada także zwykle morale zespołu. Według większości ankietowanych, jeśli rozmowy się powiodą, prawdopodobieństwo porażki spada o 50-70%.

W 2005 r. tempo wymiany na stanowiskach CEO podwoiło się w porównaniu z poprzednim rokiem, na przestrzeni 5 lat swoich szefów wymieniło ponad 2/3 największych firm. Najczęstszym powodem wymiany są porażki w realizacji najważniejszych biznesowych - nie umiejętność tworzenia planów i strategii, podejmowania decyzji, ale właśnie niezdolność wykonania tych planów. To kolejny wart podkreślenia aspekt rozmawiania w odpowiednim czasie o odpowiednich sprawach dotyczących planowanego lub realizowanego przedsięwzięcia - stwierdzają autorzy raportu.

Z ankiety wynika, że 9 na 10 liderów biznesowych styka się na co dzień z wymienionymi wyżej problemami, ale z rzadka tylko są w stanie przebić się ze swoimi obiekcjami, zorganizować dyskusję i zostać usłyszanym. Tylko jeden na pięciu szefów projektów efektywnie angażuje się w rozmowy potrzebne do rozwiązania tych pięciu problemów.

Autorzy raportu wskazują ponadto, że potrzebne jest rozróżnienie pomiędzy mówieniem, a mówieniem i byciem wysłuchanym i zrozumianym. Około połowy ankietowanych podejmuje próby rozmów, ale najczęściej nie przynoszą one rezultatów. Niekiedy nie chcą mówić wszystkiego, więc najważniejsze problemy nie są podejmowane, inni czynią to w sposób wywołujący sprzeciw a nie zastanowienie i dyskusję. Tylko jeden na ośmiu badanych w pełni potrafi podzielić się wszystkimi zastrzeżeniami i uwagami i ma przy tym poczucie, że jest rozumiany. Aby przerwać fatalny dla firmy krąg milczenia trzeba nagradzać i wspierać tych, którzy chcą mówić, wyjaśniać, podejmować trudne kwestie - podsumowują autorzy raportu.


Zobacz również