Nie tylko dla mobilnych

Swoboda tworzenia elektronicznych notatek, dorównująca wygodzie papierowych notatników, jest już bliska ziszczenia w Microsoft OneNote 2003.

Swoboda tworzenia elektronicznych notatek, dorównująca wygodzie papierowych notatników, jest już bliska ziszczenia w Microsoft OneNote 2003.

OneNote to bez wątpienia największa rewelacja w kategorii notatników komputerowych od czasów niezapomnianego InfoCentrala. Nie jest to klasyczny PIM, z jego rygorystycznym podziałem na bloki - kalendarz, notatki, zadania itd. - lecz przede wszystkim notes.

Niezwykłość programu, dostępnego także w polskiej wersji językowej, polega na tym, że w graficznym interfejsie można umieszczać sformatowany tekst (wpisywany ręcznie lub z klawiatury względnie przeciągany z innych źródeł, np. z Sieci, łącznie z adresem źródła), grafikę, odsyłacze do dokumentów na dysku i stron w Internecie, głosowe komentarze nagrywane przez mikrofon, lokując wszystko w dowolnym miejscu aktywnej strony w notatniku. Koncepcja ta nie ma w zasadzie odpowiednika w żadnym programie dostępnym na rynku.

Przeznaczenie programu

Przykład połączenia tekstu z klawiatury i odręcznych uwag.

Przykład połączenia tekstu z klawiatury i odręcznych uwag.

OneNote można uruchamiać w komputerze stacjonarnym, ale szczególną korzyść odniosą posiadacze przenośnych tabletów, w których notatki można tworzyć za pomocą pióra, a potem transkrybować ręczne pismo na zwykły tekst. OneNote wtapia się w nurt "mobile computing", szczególnie ważny w środowiskach korporacyjnych, akademickich czy dziennikarskich.

Najciekawsza możliwość OneNote, konwersja pisma odręcznego, jest jednak możliwa jedynie na komputerze typu Tablet, z systemem rozpoznawania odpowiadającym danej wersji językowej systemu operacyjnego. Niestety, nie ma na razie obsługi języka polskiego. Dla posiadaczy maszyn przenośnych to kluczowa sprawa, gdyż "w terenie" trudno robić notatki inaczej niż piórem. Osłabia to wartość programu dla polskich użytkowników.

Struktura bazy danych

Istotne jest zrozumienie trójstopniowej struktury danych w OneNote. Program tworzy w folderze Moje dokumenty podfolder Mój notes, w którym znajduje się hierarchiczna struktura zapisywanych informacji. Najlepiej widać to po uruchomieniu polecenia Nowy w menu głównym, które aktywizuje okienko zadań Nowy.

Folder jest pojemnikiem na tematycznie określone informacje, np. Praca dyplomowa - nazwa folderu jest podawana na pasku Mój notes.

Sekcja to pojemnik niższego szczebla, w którym gromadzimy bloki informacji - folder może zawierać wiele sekcji, np. Materiały z Internetu, Literatura książkowa, Artykuły z czasopism. Pliki sekcji są zapisywane na dysku z rozszerzeniem .one. Strona jest jeszcze niższym hierarchicznie miejscem na dane, tworzonym w poszczególnych sekcjach - można tu np. zapisywać informacje o konkretnych materiałach, a stron może być dowolnie wiele; ich tytuły są tworzone w polu tytułu.

Warto też podkreślić, że przy poszczególnych stronach można tworzyć specjalne podstrony, a gotowe strony kopiować lub przenosić do innych sekcji.

Dane

Nagrywanie przez mikrofon słownego komentarza.

Nagrywanie przez mikrofon słownego komentarza.

Dane obejmują tekstowe wpisy, grafikę (w tym zdejmowane obszary ekranu) oraz nagrywane dźwięki i wideo. Ponadto można dołączyć dowolny plik zewnętrzny, odwołując się do oryginału w pierwotnym miejscu lub tworząc jego kopię w folderze na dysku. Współpraca z Microsoft Outlook pozwala definiować terminy, kontakty i zadania, wyświetlane potem w Outlooku. Posiadacze komputera Pocket PC lub telefonu Smartphone mogą skopiować dane do OneNote.

Paleta narzędzi formatujących obejmuje kilka podstawowych narzędzi znanych przede wszystkim z plików RTF (Rich Text Format), czyli czcionka i jej atrybuty, wykazy numerowane i nienumerowane, z punktorami, a także wcięcia. Możliwe jest wstawianie adresów internetowych. Paleta piór pozwala tworzyć odręczne rysunki - niestety, narzędzia rysunkowe w programie są bardzo skąpe. Przyjemnym dodatkiem jest za to papeteria (stosowana jedynie w momencie tworzenia nowych stron), w tym możliwość zapisywania własnych szablonów, które pojawiają się w kategorii Moja papeteria.

Użytkownik może opatrywać notatki flagami (np. Ważne czy Zadanie do wykonania - można samodzielnie zdefiniować do 25 odrębnie wyróżnionych flag), co stanowi rodzaj kategoryzacji. Przeszukiwanie obejmuje przede wszystkim wyszukiwanie pełnotekstowe, w całej bazie lub wybranym folderze, ale pomocne jest też wyświetlanie listy informacji oflagowanych. Można poprawiać błędy pisowni czy korzystać z encyklopedii i słowników dostępnych online, co jest funkcją wspólną dla Microsoft Office.

Po zainstalowaniu programu w Autostarcie pojawia się skrót Szybkie uruchamianie OneNote - ten "pilot" programu, umieszczony w zasobniku systemowym, zajmuje niewiele miejsca, a pozwala szybko uruchamiać cały program. Sam plik wykonywalny zajmuje zaledwie kilkanaście megabajtów, a OneNote wyróżnia się zdumiewającą szybkością działania. Wygodnym narzędziem pilota jest możliwość tworzenia tzw. notatek bocznych, pełniących funkcję doraźnych zapisków, które są automatycznie umieszczane w oddzielnej sekcji.

Eksport danych

Dane w OneNote są automatycznie zapisywane w podkatalogu Mój notes - nie trzeba ich zapisywać ręcznie na dysku. Możliwe jest też wyeksportowanie zawartości do innej bazy lub zapisanie w postaci HTML-owego archiwum w microsoftowym formacie MHT oraz w postaci dokumentu Worda. Możliwa jest też wysyłka kolekcji stron pocztą elektroniczną.

Ergonomia

OneNote jest dość solidnie przemyślany, choć brakuje mu w tej chwili kilku narzędzi.

Najbardziej doskwierającym brakiem wydaje się niemożność łączenia elementów na stronach (okienek tekstowych czy grafiki) za pomocą wewnętrznych odsyłaczy hipertekstowych, które pozwalałaby przeskakiwać między nimi. Można sobie łatwo wyobrazić taki system powiązań, np. wzmianki o osobie czy firmie z obszerniejszą informacją o niej umieszczoną w innym folderze, sekcji czy na innej stronie - jedno kliknięcie przenosiłoby do odpowiedniego miejsca. Podobnie przydatna byłaby bez wątpienia możliwość kategoryzowania informacji, co ułatwiałoby wyszukiwanie według kryteriów tematycznych.

Współpraca i bezpieczeństwo

Strona zabezpieczona hasłem.

Strona zabezpieczona hasłem.

Bazy notatek może wykorzystywać wiele współpracujących osób, zarówno w sieci lokalnej, jak i przez Internet (program automatycznie tworzy wyjątek w systemowej zaporze). W tym celu autor może zapoczątkować tzw. sesję udostępnioną i zaprosić inne osoby, które otrzymują adres komputera wraz z portem oraz hasło do zasobów. Osoba zaproszona otrzymuje pocztą plik Zaproszenie na sesję udostępnioną.one, którego kliknięcie powoduje dołączenie do aktywnej sesji.

Sekcje lub poszczególne strony można też wysyłać pocztą do innych osób - załącznikiem jest baza notatek .one skompilowana z wysłanych stron, którą inna osoba może otworzyć w swoim programie.

Jeśli pewne sekcje mają charakter poufny (np. zawierają informacje o hasłach czy numerach albo informacje biznesowe autora), można je opatrzyć indywidualnym hasłem zabezpieczającym przed dostępem osób niepowołanych - pozostałe elementy będą otwarte. Hasło może się też przydać wtedy, gdy do danego komputera ma dostęp kilka osób. Próba otwarcia zabezpieczonej sekcji powoduje wyświetlenie stosownego komunikatu. Zabezpieczone sekcje nie są również przeszukiwane.

Nagrania dźwiękowe i wideo, z natury przechowywane w oddzielnych plikach w folderach bazy, nie są chronione hasłem.


Zobacz również