Nowe w biurze

Obsługa XML, nowy interfejs graficzny, rozbudowane funkcje ochrony informacji, gruntownie przebudowany Outlook i dwie całkiem nowe aplikacje to tylko część z nowości wprowadzonych w Microsoft Office System.

Obsługa XML, nowy interfejs graficzny, rozbudowane funkcje ochrony informacji, gruntownie przebudowany Outlook i dwie całkiem nowe aplikacje to tylko część z nowości wprowadzonych w Microsoft Office System.

Na rozwiązanie Microsoft Office System składa się z aż 6 wersji pakietów Microsoft Office 2003, 11 produktów, 4 serwery, jedna usługa i moduły Solution Accelerators. System składa się z podstawowych programów tworzących wersje pakietu Microsoft Office 2003, uaktualnień innych programów do zarządzania informacjami, takich jak Microsoft Office Visio, FrontPage, Publisher i Project, dwóch całkowicie nowych programów OneNote i InfoPath (szczegółowo opisujemy je w dalszej części suplementu) oraz z czterech serwerów, w tym Office Live Communications Server, Exchange Server 2003 oraz Office SharePoint Portal Server 2003. Ponadto dodano nowe usługi, takie jak Windows SharePoint i Office Live Meeting. Firmową witrynę WWW poświęconą Microsoft Office System znajdziesz pod adresem http://www.microsoft.com/poland/office . Omówienie nowości wprowadzonych w Microsoft Office 2003 zaczniemy od tych, które dotyczą całego pakietu (obsługa XML, nowy interfejs), następnie przejdziemy do zmian w poszczególnych aplikacjach.

Wymiana informacji

Okienko Badanie daje dostęp do szeregu dodatkowych informacji, m.in. do zasobów wybranych serwisów internetowych.

Okienko Badanie daje dostęp do szeregu dodatkowych informacji, m.in. do zasobów wybranych serwisów internetowych.

Office 2003 został wyposażony w liczne narzędzia, które mają maksymalnie ułatwić wymianę informacji i pracę wielu użytkowników nad jednym projektem. Programy wchodzące w skład pakietu Office 2003 (Word 2003, Excel 2003, Access 2003) mogą zapisywać dokumenty w formacie języka XML (Extensible Markup Language), który umożliwia oddzielenie treści dokumentu od dotychczasowych formatów (np. DOC, XLS). Obsługa XML ułatwia dostęp do informacji. Zawartość dokumentów zapisanych w tym formacie można łatwo wyszukać, a nawet zmodyfikować za pomocą innych procesów niż program z pakietu Office, np. przetwarzać dane po stronie serwera. Możliwy jest również proces odwrotny - np. korzystanie w Wordzie z danych zgromadzonych w bazach danych (Microsoft SQL Server lub Oracle). Korzystając ze schematów XML, można teraz identyfikować i wyodrębniać wybrane elementy danych ze zwykłych dokumentów.

Wymianę informacji, ale na innym poziomie, ułatwia również Live Communications Server. Jest to oprogramowanie umożliwiające pracownikom firmy komunikowanie się w czasie rzeczywistym (prościej mówiąc, chodzi o komunikator internetowy). Udostępnienie takiego rozwiązania przez Microsoft to szansa na spopularyzowanie tej formy komunikacji wśród użytkowników biznesowych. Dodatkowe funkcje Live Communications Server to przesyłanie dźwięku, materiałów wideo czy współpraca nad dokumentami.

Ochrona informacji

Aplikacje pakietu Microsoft Office 2003 pozwalają zapisywać dokumenty w formacie XML.

Aplikacje pakietu Microsoft Office 2003 pozwalają zapisywać dokumenty w formacie XML.

Kolejną nowością w Microsoft Office 2003 jest funkcja zarządzania prawami do informacji (IRM, Information Rights Management), która pomaga chronić ważne informacje przed dostaniem się w niepowołane ręce, przypadkowo czy też z powodu nieostrożności. Chronionych dokumentów nie można wydrukować, skopiować czy przesłać dalej pocztą elektroniczną. Użytkownikom można udzielić prawa do zmiany lub do odczytu dokumentu, a także ustawić datę wygaśnięcia ważności zawartości. Dodatkowe zabezpieczenie stanowią prawa dostępu (lub ich brak) do określonych funkcji pakietu Office, definiowane dla konkretnego dokumentu, skoroszytu lub prezentacji. Szerzej o IRM piszemy w dalszej części suplementu.

Nowy interfejs

Nowy wygląd pakietu Office to przede wszystkim błękitny odcień okien programów wchodzących w jego skład. Zmiany dotyczące rozmieszczenia elementów interfejsu graficznego oraz sposobu nawigacji zmieniły się w różnym stopniu w poszczególnych programach. W Wordzie 2003 zmiany są jedynie kosmetyczne, z kolei w Outlooku 2003 znajdziemy sporo innowacyjnych, przydatnych rozwiązań. Ponadto pojawiły się nowe okienka zadań: Wprowadzenie, Pomoc, Wyniki wyszukiwania, Udostępniony obszar roboczy, Aktualizacje dokumentu oraz Badanie. To ostatnie daje dostęp do wielu informacji referencyjnych i rozszerzonych zasobów, jeśli użytkownik ma dostęp do Internetu. Badania można prowadzić przy użyciu encyklopedii, wyszukiwania w sieci WWW (korzysta z wyszukiwarki portalu MSN) lub uzyskując dostęp do zawartości innych firm.

Ofline - większa integracja

Producent rozszerzył integrację pakietu z witryną Microsoft Office Online. Można do niej przejść, używając łączy znajdujących się w okienkach zadań i menu programów pakietu Office. W ten sposób łatwiej skorzystać z oferowanych przez witrynę zasobów: artykułów, porad, klipartów, szablonów, szkoleń online, plików do pobrania oraz usług usprawniających pracę z programami pakietu Office. Zawartość witryny jest regularnie aktualizowana na podstawie opinii i oczekiwań użytkowników pakietu.

Word 2003

Po użyciu nowej funkcji Układ do czytania okno Worda 2003 przypomina otwartą książkę.

Po użyciu nowej funkcji Układ do czytania okno Worda 2003 przypomina otwartą książkę.

Nowy Word ułatwia czytanie tekstów. W programie wprowadzono nową funkcję, Układ do czytania, w którym program wyświetla obok siebie dwie strony naraz - przypomina to trochę otwartą książkę. W tym układzie Word 2003 optymalizuje również wyświetlanie tekstu względem rozmiaru ekranu i rozdzielczości, ukrywa niepotrzebne przyciski, wyświetla plan dokumentu ułatwiający poruszanie się po nim, umożliwia wyróżnianie części dokumentu i dodawanie komentarzy.

Ulepszone funkcje ochrony dokumentów umożliwiają zabezpieczenie przed edycją całego dokumentu lub tylko wybranych fragmentów. Co więcej, poszczególnym użytkownikom można pozwolić na edycję różnych części dokumentu. Ochrona obejmuje również formatowanie - na przykład określenie, że można używać tylko wskazanych stylów i nie wolno ich modyfikować. To ograniczenie powoduje, że polecenia i skróty klawiaturowe służące do bezpośredniego formatowania są niedostępne.

Word 2003 został w pełni przystosowany do pracy na tabletach PC, gdzie nie trzeba już instalować specjalnych uaktualnień, za to można wprowadzać teksty piórem cyfrowym. Z kolei funkcja WordMail w Microsoft Outlook wyśle odręcznie napisane wiadomości.

Nowa funkcja porównywania dokumentów (Okno | Porównaj obok siebie z) wyświetla w sąsiadujących oknach dwa dokumenty, ułatwiając w ten sposób odnalezienie różnic. Dodatkowe ułatwienie to możliwość jednoczesnego przewijania obu dokumentów. Funkcja jest dostępna również w innych programach pakietu Microsoft Office.

Rozbudowano opcje związane z pracą grupową nad jednym dokumentem - osoby przeglądające ten sam plik tekstowy łatwo się zorientują, kto i kiedy go modyfikował.

Excel 2003

Nowa opcja Porównaj obok siebie wyświetla w sąsiednich oknach dwa dokumenty, ułatwiając w ten sposób odnalezienie różnic.

Nowa opcja Porównaj obok siebie wyświetla w sąsiednich oknach dwa dokumenty, ułatwiając w ten sposób odnalezienie różnic.

Nowością są dokumenty inteligentne - specjalnie zaprogramowane tak, że rozszerzają funkcje skoroszytu o dynamicznie reagowanie na czynności użytkownika. W tej roli dobrze sprawdzają się formularze i szablony. Dokument inteligentny można na przykład utworzyć, łącząc szablon z bazą danych, z której automatycznie będą pobierane niektóre potrzebne informacje. Po wypełnieniu szablonu dokument inteligentny może wyświetlać przycisk przekazania dokumentu do następnego etapu obróbki.

Dokumenty inteligentne ułatwiają ponowne wykorzystywanie istniejącej zawartości. Na przykład księgowi mogą używać tych samych szablonów do tworzenia różnych faktur. Dokumenty inteligentne mogą ułatwić współużytkowanie informacji, współdziałać z bazami danych i korzystać z technologii BizTalk podczas śledzenia przepływu pracy. Mogą nawet współdziałać z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office. Na przykład dokumentów inteligentnych można używać do wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem Outlooka, nie wychodząc ze skoroszytu i nie uruchamiając klienta pocztowego.

Kolejna nowość to tworzenie list w skoroszycie Excela 2003, które grupują powiązane ze sobą dane i wykonują na nich zadane operacje. Listę utworzysz na podstawie istniejących danych lub z pustego zakresu. Określając zakres jako listę, użytkownik może łatwo zarządzać danymi i analizować je niezależnie od danych spoza listy. Ponadto informacje zawarte na liście można łatwo współużytkować z innymi osobami dzięki integracji z programem Microsoft Windows SharePoint Services.

W Excel 2003 udoskonalono kilkadziesiąt funkcji statystycznych, w tym zaokrąglanie wyników i dokładność. Wyniki zwracane przez te funkcje mogą być inne niż w starszych wersjach Excela.


Zobacz również