Nowoczesne biuro: nie ma firmy bez drukarki

Jeśli chcemy, by wydruk dokumentów w naszej firmie przebiegał sprawnie i nie generował niepotrzebnych kosztów, wybór drukarki do biura nie powinien być sprawą przypadku.

Artykuł ten porządkuje informacje o drukarkach i pomaga dobrać sprzęt odpowiedni do danych potrzeb.

Rodzaje drukarek

Informacja może być utrwalona na materialnym nośniku, takim jak papier czy folia, na kilka sposobów. Dla profesjonalnych zastosowań używa się drukarek opartych na wykorzystaniu ciepła lub reakcji chemicznych (drukarki sublimacyjne, termotransferowe), jednakże poszukując drukarki do czynności biurowych nie warto nawet zaprzątać sobie tym głowy. W obecnym okresie do standardowych zastosowań najlepiej nadają się dwa rodzaje drukarek - atramentowa i laserowa. Do niedawna w tym gronie znajdowała się jeszcze drukarka igłowa, jednak dziś, z powodu niskiej jakości druku i zalet istotnych tylko dla niewielkiego kręgu odbiorców, nie jest to już urządzenie popularne.

Zobacz również:

Technika atramentowa

Drukarki atramentowe to najtańszy i najpopularniejszy (głównie na użytek domowy) rodzaj urządzeń drukujących. Technika druku polega na natryskiwaniu mikroskopijnych kropelek atramentu (tuszu) na papier przez poruszającą się nad kartką głowicę.

Większość drukarek atramentowych jest przeznaczona do użytku domowego, dlatego ich główne cechy to kompaktowe rozmiary i niewielka miesięczna obciążalność (czyli ilość stron, które możemy wydrukować w ciągu miesiąca). Istnieją też atramentówki przeznaczone do zastosowań biznesowych - znacznie droższe, ale i oferujące o wiele większe możliwości. Warto zaznaczyć, że prawie wszystkie dzisiejsze drukarki atramentowe oferują druk w kolorze w stosunkowo wysokiej jakości.

Technika laserowa

Laserowa technika druku wykorzystuje oddziaływania elektrostatyczne, za pomocą których na papier przenoszone są mikrocząsteczki specjalnego proszku, zwanego tonerem. Druk wykonywany tą techniką nie rozpuszcza się pod wpływem wody i może być wykonywany szybciej niż drukowanie metodą atramentową. Przeważnie drukarki laserowe przeznaczone są do drukowania stosunkowo dużej ilości stron, dlatego często wyposażone są w wiele dodatkowych funkcjonalności. Tańsze drukarki laserowe potrafią drukować tylko w czerni. Droższe oferują również druk w kolorze, jednakże jakość odwzorowywania skomplikowanych grafik (np. zdjęć) jest wciąż gorsza niż w drukarkach atramentowych.

Kryteria wyboru

Jak łatwo zauważyć, wybór drukarki powinien być uwarunkowany potrzebami konkretnego użytkownika. Nawet bez głębszej analizy można stwierdzić, że w biurze na niewiele zdadzą się małe i tanie drukarki atramentowe (w cenie 100-400 zł). Drukują one powoli i bardzo drogo, czego przy dużej ilości drukowanych stron nie zrekompensuje nawet bardzo niska cena zakupu. Jednym z niewielu rozsądnych biurowych przeznaczeń takiej drukarki może być np. gabinet prezesa, który potrzebuje możliwości natychmiastowego wydrukowania dokumentów przy własnym biurku, ale korzysta z niej dość rzadko.

W innym przypadku będziemy dokonywać wyboru pomiędzy droższymi drukarkami atramentowymi (przeważnie w cenie od 1000 do 3000 zł, ale są też urządzenia droższe) a laserowymi, których ceny rozpoczynają się już od 200 zł, a kończą na astronomicznych kwotach rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Z technologicznego punktu widzenia należy rozważyć jedynie co i jak często będzie drukowane. Jeżeli chcemy drukować zdjęcia i inne skomplikowane, kolorowe grafiki, rozsądniej będzie zaopatrzyć się w drukarkę atramentową - drukarki laserowe podobnej klasy cenowej mogą bowiem nie spełniać wymagań co do jakości druku fotografii. Jeśli natomiast zamierzamy drukować głównie tekst i proste grafiki (schematy, wykresy) lub nie zależy nam na bardzo wysokiej jakości zdjęć, najistotniejszym kryterium wyboru powinien być CKP/TCO (całkowity koszt posiadania - ang. total cost of ownership) oraz dodatkowe funkcje i ułatwienia, jakie oferuje urządzenie.

Całkowity koszt posiadania

Do całkowitego kosztu posiadania wlicza się wszystkie wydatki, które trzeba będzie ponieść na zakup, używanie i utrzymanie sprzętu przez okres jego użytkowania. W przypadku drukarek (które na szczęście są dość długowieczne w porównaniu do innych elementów zestawów komputerowych) jest to najczęściej co najmniej 5 lat. Tak więc wyliczamy, a raczej oszacowujemy CKP/TCO sumując cenę drukarki, koszty materiałów eksploatacyjnych (tusze, tonery), koszty wymienialnych części mechanizmów drukujących (głowice, bębny) oraz koszty serwisu - które poniesiemy w ciągu 5 lat. Obliczenie tygo wszystkiego pozwoli na oszacowanie przeciętnego kosztu druku jednej strony.

Jak jednak możemy uzyskać takie dane? Każdy producent informuje o wydajności i wytrzymałości poszczególnych elementów i materiałów eksploatacyjnych. W specyfikacji drukarki możemy np. przeczytać, że pojedynczy toner wystarcza na wydruk 3 tys. stron (warto jednak pamiętać, że wartości te są podawane dla standardowego pokrycia strony tekstu, tj. ok. 5%; gdy wydruk pochłania więcej tonera, ilość stron jest odpowiednio mniejsza), zaś po wydruku 50 tys. stron należy wymienić bęben. Mając te dane należy oszacować średnią ilość stron, które będą drukowane w ciągu tygodnia czy miesiąca. Stąd już tylko krok do konkretnej informacji: w ciągu 5 lat toner będzie musiał być wymieniony X razy, bęben drukarki zaś Y razy.

Być może niejednego Czytelnika to zdziwi, ale to fakt: łączny koszt materiałów eksploatacyjnych często kilkakrotnie przekracza koszty zakupu drukarki. Po dodaniu ceny i uwzględnieniu kosztów serwisu otrzymujemy CKP/TCO. Oczywiście trudno obliczać CKP dla każdej dostępnej na rynku drukarki, dlatego najpierw warto wyselekcjonować kilka modeli, które spełnią nasze podstawowe wymagania.

Parametry techniczne

W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na dopuszczalne miesięczne obciążenie (zwane też cyklem pracy). W najtańszych drukarkach wynosi ono kilka tysięcy stron, w droższych kilkadziesiąt lub nawet kilkaset tysięcy. Nie warto dopuszczać do sytuacji, gdy będziemy drukować więcej niż dopuszczałby to miesięczny cykl drukarki - grozi to szybszym zużyciem części wymiennych oraz kosztownymi naprawami. Dlatego na wstępie odrzućmy urządzenia przeznaczone do drukowania mniejszych ilości stron niż zamierzamy.

Na pierwszy rzut oka podobną, ale tak naprawdę niezwiązaną z cyklem miesięcznym cechą jest szybkość druku. Dla każdej drukarki producent podaje ilość stron, jaką można wydrukować w czasie jednej minuty w czerni i w kolorze. Generalna zasada mówi, że drukarki laserowe drukują szybciej, jednak rozwój technologii sprawia, że przewaga, jaką mają one nad atramentówkami jest już naprawdę niewielka. Należy pamiętać, że wartości, które podaje producent (często w postaci przedziału od-do) są nierzadko mierzone dla nienaturalnie prostych i krótkich dokumentów, więc w rzeczywistości należy spodziewać się mniejszych szybkości. Zachowajmy jednak zdrowy rozsądek i nie przykładajmy do tego parametru przesadnej uwagi - w codziennej pracy różnica pomiędzy drukiem 25 i 27 stron na minutę jest nieistotna.

Jakość druku powinna być rozważana jedynie wówczas, gdy chcemy drukować fotografie i skomplikowane grafiki lub wykresy. W pewnym uproszczeniu można przyjąć, że im wyższa rozdzielczość drukowania, tym lepsza jakość. Jeżeli jednak chcemy drukować głównie tekst, praktycznie każda dostępna obecnie na rynku drukarka spełni wymagania dotyczące jakości.

Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje drukarki, które mogą być nieocenionym ułatwieniem pracy. Mowa tu o dodatkowych podajnikach papieru, funkcji automatycznego drukowania dwustronnego (tzw. automatyczny duplex) czy druku arkuszy większych niż A4. Przy niezbyt częstym korzystaniu z urządzenia są to dodatki raczej zbędne, ale przy intensywnym używaniu mogą okazać się wielce pomocne. Jeśli z drukarki ma korzystać wiele osób, istotna może być możliwość pracy sprzętu wewnątrz firmowej sieci LAN oraz funkcja drukowania po podaniu kodu dostępu (co pozwala na bezpieczne drukowanie poufnych dokumentów). Drukarki z wyższej półki zazwyczaj posiadają większość wymienionych funkcji dodatkowych. Nie zmienia to faktu, że warto przyjrzeć się każdemu rozważanemu modelowi indywidualnie i sprawdzić jakie funkcje oferuje.


Zobacz również