Obrazowy punkt widzenia

Udowodniono, że ludzki mózg łatwiej interpretuje i zapamiętuje informacje przekazywane w postaci obrazów niż słowo pisane. Co więcej, ten sposób komunikacji jest nieporównanie bardziej międzynarodowy niż esperanto, ponieważ zrozumie go każdy. W wykonaniu czytelnych prezentacji, schematów lub planów pomoże Ci aplikacja Visio 2000.

Udowodniono, że ludzki mózg łatwiej interpretuje i zapamiętuje informacje przekazywane w postaci obrazów niż słowo pisane. Co więcej, ten sposób komunikacji jest nieporównanie bardziej międzynarodowy niż esperanto, ponieważ zrozumie go każdy. W wykonaniu czytelnych prezentacji, schematów lub planów pomoże Ci aplikacja Visio 2000.

Popatrz na otaczający nas świat. Znaki drogowe, reklamy, plakaty to głównie obrazy. Występujący na nich tekst to tylko dodatek. Wystarczy rzut oka i odbierasz skierowaną do Ciebie informację. Jedno spojrzenie na wiszący na ulicy billboard i już wiesz, czy dany produkt Cię interesuje, czy nie. Dlatego tak ważne jest dobre przedstawienie tego, co chce się powiedzieć lub przekazać. MS Visio 2000 należy do grupy programów, które mogą ułatwić pracę niejednej osobie. Jeżeli jesteś projektantem sieci lub aplikacji, jeżeli musisz szybko przygotować mapkę dojazdu do swojej firmy i na koniec, jeżeli szef wymaga od Ciebie wykonania schematu organizacyjnego, przyjrzyj się temu programowi. A może znacznie ułatwi Ci pracę?

Dla każdego coś dobrego

Wersje Visio 2000.

Wersje Visio 2000.

Firma Microsoft postanowiła wprowadzić na rynek kilka wersji Visio 2000. Każda z nich skierowana jest do innego typu odbiorców. Na sklepowych półkach znajdziesz Visio 2000 Standard, Professional, Enterprise i Technical. Wybór pakietu zależy głównie od zadań, które wykonujesz. Wersja Standard, podstawowa, jest przeznaczona dla osób zajmujących się zarządzaniem zasobami ludzkimi, projektami oraz organizacją kanałów sprzedaży i marketingu.

Odbiorcami edycji Professional będą inżynierowie związani z techniką informacyjną IT. Wśród dodatkowych rozwiązań znajdziesz w tej wersji między innymi możliwość projektowania infrastruktury sieci, baz danych, serwisów WWW. Pakiet Visio 2000 Enterprise to narzędzie rozszerzające zalety Visio Professional. Dużym ułatwieniem będzie na przykład możliwość automatycznego odnajdywania i dodawania do diagramu pracujących w sieci komputerów czy urządzeń aktywnych. Ostatnią dostępną wersją programu jest Visio Technical. Za jej pomocą możesz zaprojektować procesy produkcyjne, wnętrza biur, domów itp.

Wizja Visio

Ponieważ MS Visio 2000 stanowi rozszerzenie pakietu Microsoft Office 2000, instalacja produktu odbywa się w bardzo podobny sposób. Bez większych kłopotów i prawie automatycznie można klikać przycisk Next. Jedyną istotną decyzją, jaką trzeba podjąć, jest wybór trybu instalacji. Jeśli nie interesuje Cię sposób zalecany, możesz wybrać tylko te elementy pakietu, które są Ci niezbędne.

Po uruchomieniu aplikacji wybierasz szablon diagramu, który chcesz utworzyć. Dostępne będą między innymi schematy blokowe, organizacyjne, czy związane z projektowaniem sieci, baz danych, map. W sumie, w zależności od wersji, Visio 2000 oferuje około stu szablonów. Dzięki nim przygotowanie interesującej prezentacji będzie o wiele łatwiejsze.

W projektowaniu schematu pomoże Ci kreator.

W projektowaniu schematu pomoże Ci kreator.

Podstawowy ekran programu został podzielony na dwie części. Pierwszą z nich stanowi okno z przygotowanymi przez producenta modelami obiektów, z których będzie się składał diagram. Każdy z dostępnych szablonów zawiera od kilkunastu do kilkudziesięciu możliwych do wykorzystania ikon. Jeśli na przykład chcesz w postaci czytelnego planu przedstawić mapkę dojazdu do swojego domu, możesz użyć szablonu dróg lub punktów orientacyjnych. Występujące w nich modele skrzyżowań, zakrętów i charakterystycznych dla orientacji w terenie punktów, takich jak kościoły czy szkoły, pozwolą na szybkie zbudowanie przejrzystego planu.

Okno Visio 2000

Drugą część stanowi pusta kartka, na której będą się znajdować wybrane obiekty. Operacja przeniesienia modeli z jednej części na drugą jest wyjątkowo prosta. Zastosowana technika przeciągnij i upuść pozwala na przemieszczanie każdej z form za pomocą jednego ruchu myszą. Oczywiście, poza elementami przedstawiającymi komputery, figury geometryczne lub budynki, bardzo ważną grupę stanowią łączniki. Za ich pomocą będziesz spajać poszczególne obiekty w celu pokazania odbiorcy na przykład kierunku przepływu informacji. Każdy z wymienionych modeli można łatwo modyfikować przez zmianę takich właściwości, jak grubość linii, kolor wypełnienia czy format czcionki. Powyższe cechy nie są niczym nowym w oprogramowaniu do robienia diagramów. Istnieje jednak rzecz, która wyróżnia Visio. Pewne obiekty, na podstawie których będziesz budować schemat, mają pola pozwalające dodatkowo je opisać.

Właściwości obiektu Komputer

Na przykład we właściwościach rysunku przedstawiającego komputer możesz umieścić takie elementy, jak nazwa producenta, numer seryjny, data wygaśnięcia gwarancji lub adres IP. Pozwala to później na łatwiejszą identyfikację i większą orientację w posiadanym sprzęcie.

Jeśli próbowałeś kiedyś tworzyć schematy organizacyjne lub temu podobne diagramy, wiesz, że jest to zadanie dość nudne i wymagające dużo cierpliwości. Umieszczanie obiektów na kartce, a następnie drobiazgowe ich łączenie wymaga sporo czasu. Z Visio 2000 wcale nie musi tak być. Jeśli masz już bazę pracowników swojej firmy, możesz łatwo zaadaptować ją jako źródło danych do tworzenia diagramu. Do aplikacji dołączono bowiem wiele kreatorów zapewniających możliwość importu i automatycznego wygenerowania dowolnego schematu.

Kreator schematu organizacyjnego

Na przykład, mając utworzoną w Excelu książkę wewnętrznych numerów telefonicznych pracowników, wystarczy w oddzielnej kolumnie wpisać zależności między poszczególnymi osobami, a z resztą poradzi już sobie kreator. Odpowiedni kreator pomoże również przy zbieraniu informacji na przykład o serwisie WWW (tworzenie diagramu WWW) lub sieci komputerowej (schemat łączy i sprzętu). Oprócz Excela źródłem importu danych może być jakakolwiek baza zgodna z interfejsem ODBC, na przykład Access, SQL Server.

Gotowy schemat organizacyjny.

Gotowy schemat organizacyjny.

Jeśli okazałoby się, że wśród dostępnych modeli poszczególnych szablonów nie ma jednak takiego obrazka, który jest Ci potrzebny, łatwo zaprojektujesz własny. Co więcej, możesz utworzyć nowy, własny szablon. Będzie on zawierał najczęściej używane i najbardziej potrzebne obiekty. Aby tego dokonać należy, wybrać z menu File opcję Stencils i dalej New Stencil. W przypadku utworzenia nowego obiektu, musisz wyedytować zawartość jednego z dostępnych diagramów i wybrać opcję New Master. Potem możesz użyć dowolnego programu graficznego lub wstawić jeden z dostępnych obrazków z kolekcji klipartów. Po zapisaniu zmian masz już gotowy model. W naszym przypadku jest to klub jachtowy, przydatny do umieszczenia na tworzonej mapie.

Budowa prostego diagramu

Pracę nad nowym diagramem należy rozpocząć od wyboru jednego z dostępnych szablonów. Po rozpoczęciu pracy programu pojawi się okno z dostępnymi typami schematów. Wskazanie jednego z nich spowoduje, że z lewej strony ekranu pojawi się grupa szablonów potrzebnych do wykonania właściwego układu.

Okno wyboru tematu diagramu

Załóżmy, że masz zamiar przygotować schemat zależności służbowych w firmie zatrudniającej około 15 pracowników. W takim wypadku wybierz albo kreator - Organization Chart Wizard - albo Organization Chart. Jeśli masz się ochotę pobawić ręczną budową diagramu, klikasz drugą opcję, jeśli decydujesz się na prostszą drogę, wskazujesz kreator. Pierwsze okno kreatora pyta o źródło danych, z których pobierzesz informacje potrzebne do utworzenia schematu, na przykład imię i nazwisko pracownika, pełniona funkcja, imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego oraz dział, w którym jest zatrudniony. W zasadzie te informacje już wystarczą do utworzenia schematu. Pamiętaj jednak o tym, że każdy z obiektów ma odrębne właściwości i możesz umieścić w nich dodatkowe informacje. Jeśli masz plik, który zawiera przynajmniej część potrzebnych danych, możesz go użyć. Gdy nie ma żadnego źródła informacji, zaznaczasz opcję Information that I enter using the wizard.

Jeśli dane wprowadzasz ręcznie, kolejnym krokiem jest określenie, czy tworzonym źródłem danych będzie plik arkusz MS Excela czy plik tekstowy. Naturalnie wygodniej posługiwać się Excelem. Jeżeli masz zainstalowany ten arkusz, zaznaczasz odpowiednią opcję, podajesz nazwę pliku do założenia i klikasz Next. Visio automatycznie otworzy Excel z przygotowanym arkuszem zawierającym przykładowe dane.

Excel z przykładowymi polami

W takim wypadku wystarczy zamienić wartości odpowiednich komórek na własne i zamknąć program. Po chwili w oknie Visio 2000 pojawi się gotowy diagram. Na koniec pozostaje kilka zabiegów kosmetycznych, takich jak zmiana koloru obiektów lub podłożenie tła, wybranego spośród oferowanych przez aplikację. Po dziesięciu minutach schemat jest gotowy.


Zobacz również