Office 365 - dostępne narzędzia

Office 365 to usługa, która "przenosi biuro do chmury". W przeciwieństwie do standardowego pakietu biurowego posiada szereg dodatkowych narzędzi, które mogą mieć wpływ na wydajność, bezpieczeństwo i komfort pracy.

Office Web Apps

Jest to pakiet biurowy ze znanymi narzędziami, takimi jak Word i Excel. Jego umiejscowienie w chmurze niesie ze sobą kilka ciekawych rozwiązań. Dokumenty są edytowane i zapisywane w przestrzeni wirtualnej, dzięki czemu można mieć do nich dostęp z różnych lokalizacji i urządzeń. Dużo łatwiejsza jest także praca grupowa nad dokumentem. Nie trzeba przesyłać plików mailami i martwić się o konflikty wersji. Wszystkie zmiany mogą być dokonywane w jednym dokumencie. Istnieje także opcja przechwytywania komentarzy. Co istotne, wszystkie dokumenty tworzone za pomocą Office Web Apps są w pełni kompatybilne ze standardowym pakietem Office.

Exchange Online

Kolejny element Office 365 odpowiedzialny jest za pocztę i kalendarze. Pozwala na używanie w domenie własnej nazwy. Nowe konta i grupy e-maili mogą być łatwo i szybko skonfigurowane. Usunięte konto może być przywrócone w przeciągu 30 dni. Użytkownik poczty ma do dyspozycji 25 GB przestrzeni, co umożliwia zachowywanie wszystkich istotnych wiadomości. W przypadku każdego konta można stworzyć reguły skrzynki odbiorczej oraz dostosować sposób wyświetlania wiadomości e-mail i kalendarza. Do wszystkich funkcji klienci mogą mieć dostęp z komputerów PC, Mac, przeglądarek internetowych oraz smartfonów wyposażonych w system Windows Phone, Android, Symbian, iOS lub BlackBerry OS.

Lync Online

Jest to element odpowiedzialny za komunikację. Jedną z dostępnych opcji są wiadomości błyskawiczne, które pozwalają na kontakt ze współpracownikami oraz innymi osobami korzystającymi z Lync. Istnieje także możliwość komunikowania się z użytkownikami Windows Live i Windows Live Messenger i Skype. Narzędzie umożliwia łączenie się z osobami korzystającymi z programu Lync z wykorzystaniem audio i wideo. W jednej wirtualnej konferencji może pojawić się nawet 250 uczestników. Podczas spotkań można udostępniać pulpity, pliki i prezentacje w trybie online. Istnieje także możliwość zapraszania użytkowników do współprowadzenia i udostępniania dokumentów. Przydatna może okazać się opcja wyświetlania listy uczestników pozwalająca na ustalanie tożsamości rozmówcy.

Podczas pracy można korzystać ze wskaźnika obecności, który umożliwia zorientowanie się, który z pracowników firmy jest online i czy jest dostępny. Każdy użytkownik ustala stan swojej dostępności. Poprzez zarządzanie nim umożliwia innym dostosowywanie terminu i metody komunikacji.

SkyDrive

SkyDrive to wygodny w użyciu dysk sieciowy, pozwalająca na udostępnianie danych oraz koordynowanie pracy na konkretnym dokumencie. Narzędzie pozwala na synchronizację dokumentów pomiędzy komputerem PC lub Mac, tabletem lub smartfonem. Inne osoby mogą przeglądać i edytować pliki, dzięki bezpłatnym aplikacjom przeglądarkowym Office Web Apps. Oznacza to, że nie muszą mieć zainstalowanego płatnego pakietu Office.

SharePoint online

Jest to składnik Office 365 odpowiedzialny za udostępnianie plików. Umożliwia synchronizowanie pracy całego zespołu. Pracownicy otrzymują łatwy dostęp do biuletynów czy formularzy. Istnieje opcja dodawania komentarzy oraz odpowiadania na nie. Poszczególne pomysły lub koncepcje można prezentować za pomocą stron typu wiki lub blogów. Praca nad danym projektem może okazać się dużo łatwiejsza dzięki witrynie zespołu, która pozwala na tworzenie, przeglądanie i edytowanie raportów, kalendarzy, ofert oraz budżetów.

W przypadku istotnych dokumentów można stworzyć centralne miejsce dające dostęp do informacji biznesowych i dokumentów z każdej lokalizacji. SharePoint Online pozwala także na łączność z innymi pracownikami za pomocą sieci oraz platformy społecznościowej należącej do organizacji. Można na przykład udostępniać analizy użytkownikom o podobnych poglądach. Dostęp do konkretnych informacji łatwo uzyskuje się po skorzystaniu z opcji wyszukiwania. Z poziomu Office 365 można także tworzyć i zarządzać swoją witryną. Użytkownik korzysta z gotowych szablonów, a proces edycji odbywa się za pomocą interfejsu Office. Oznacza to, że wykonanie w późniejszym terminie ewentualnych aktualizacji także nie powinno przysporzyć większych problemów. Co istotne, opłaty za hosting witryny zawarte są w planie usługi Office 365.

Funkcje społecznościowe

Nowy Office to również narzędzia pozwalające usprawnić komunikację wewnątrz organizacji. Wykorzystując rozbudowane funkcje platform SharePoint i Yammer można dzielić się istotnymi informacjami, komentować ważne wydarzenia czy kontaktować się z ekspertami w danej dziedzinie - podobnie jak na znanych portalach społecznościowych.


Zobacz również