Organizatory

Programy do zarządzania informacją osobistą, określane anglojęzycznym akronimem PIM (Personal Information Manager), to jedna ze starszych kategorii oprogramowania. Możliwość takiego wykorzystania komputera dostrzeżono już kilkanaście lat temu.

Programy do zarządzania informacją osobistą, określane anglojęzycznym akronimem PIM (Personal Information Manager), to jedna ze starszych kategorii oprogramowania. Możliwość takiego wykorzystania komputera dostrzeżono już kilkanaście lat temu.

Osobiste notatki, jak wszelkie inne bazy danych, są wyjątkowo wdzięcznym tworzywem komputeryzacji.

Ich specyfika powoduje jednak, że mnóstwo osób, skądinąd bardzo otwartych na nowoczesne techniki, wzdraga się przed powierzeniem tych informacji komputerowi i trzeba przyznać, że są ku temu ważkie powody, przynajmniej w obecnym stanie techniki.

Notesy trzymają się mocno

Polskiej rewelacji - Draco Organizerowi - niewiele brakuje do renomowanych konkurentów.

Polskiej rewelacji - Draco Organizerowi - niewiele brakuje do renomowanych konkurentów.

Specyfika notowania informacji polega na tym, że tworzymy je w rozmaitych miejscach, nie tylko przy komputerze. Tradycyjny papierowy notatnik jest w wielu okolicznościach wygodniejszym, a często wręcz jedynym możliwym do wykorzystania narzędziem - trudno sobie wyobrazić wyciąganie notebooka i notowanie w sklepie cen towarów, w urzędzie godzin otwarcia czy na przystanku rozkładu jazdy. Dopóki elektroniczne terminarze nie staną się na tyle małe, żeby mieścić się bez problemu w kieszeni, na tyle tanie, aby każda "zorganizowana" osoba mogła z nich korzystać, a technicznie na tyle sprawne, żeby można było odręcznie wpisywać dane bez ryzyka, że komputer nie rozpozna pisma, papierowe notesy będą zawsze poważną konkurencją dla techniki komputerowej.

Wiele osób notujących dane prowadzi osobliwą potrójną buchalterię - elektroniczne PIM-y w domu i miejscu pracy, a zwykły notes "w terenie". Koordynacja informacji jest mocno uciążliwa i stanowi prawdziwe wyzwanie dla inżynierów i programistów. Na razie płacimy haracz w postaci wiecznego przepisywania istotnych informacji.

Idealnym rozwiązaniem byłaby możność współdzielenia baz danych przez komputery znajdujące się w różnych miejscach oraz bezproblemowego notowania i przenoszenia danych do i z urządzeń przenośnych.

Warto się skomputeryzować

To, że jeszcze daleko do ideału, nie oznacza wcale, że nie możemy zorganizować sobie przynajmniej istotnej części życia domowego i zawodowego za pomocą rozwijanych od wielu lat organizatorów. PIM zarządza naszymi kontaktami z innymi osobami, prowadzoną dokumentacją, spotkaniami, zadaniami do wykonania itd. - w dobie "pofragmentowania" codziennego życia jest jedynym narzędziem, które potrafi zaprowadzić niezbędny ład.

Oferta programów do zarządzania informacjami jest bardzo bogata. Większość z nich ogranicza się do wybranych funkcji, jak bazy adresowe, kalendarze czy przypominacze. W naszym teście wzięliśmy jednak pod uwagę "prawdziwe" PIM-y, a więc programy, które zawierają przynajmniej kilka typowych kategorii informacji.

Model PIM-u

Choć pomysłowość programistów jest przyczyną znacznego zróżnicowania technik stosowanych w PIM-ach, spróbujmy zdefiniować strukturę organizatora zaspokajającego w niezbędnym stopniu potrzeby użytkownika. Twórcy programów podchodzą do tego zagadnienia w rozmaity sposób i można wyróżnić trzy najbardziej typowe zasady rządzące interfejsem:

  • odpowiednik notatnika z przewijanymi kartami (Lotus Organizer)

  • drzewo folderów w lewej części interfejsu i ich zawartość w prawej (WinOrganizer)

  • zwarty interfejs, grupujący na jednym ekranie wszystkie bloki funkcji (Time&Chaos)
Zupełnie nietypowym rozwiązaniem jest interfejs InfoCentrala, w którym mamy do czynienia z drzewem rekordów, swobodnie przywoływanych na ekran i usuwanych z niego. Chcąc wydobyć wspólne elementy bazy, należy abstrahować od interfejsu, zwracając uwagę jedynie na istotę zaprojektowanych narzędzi. Za najbardziej typowe instrumenty, decydujące o funkcjonalności bazy, można uznać następujące:

Elementy bazy

Kontakty - najważniejszy element każdej bazy, pozwalający wprowadzić prywatne i zawodowe informacje o innych osobach, a przede wszystkim ich adresy pocztowe, telefony, e-maile, strony WWW itd. Dzięki tym informacjom można łatwo i szybko kontaktować się z nimi w sprawach osobistych i zawodowych.

Zadania do wykonania - ta część organizatora umożliwia budowanie listy zadań, które chcemy zrealizować. Zadania mogą być bezterminowe, gdy nie jesteśmy ograniczeni czasem wykonania ("kupić nowy dywan") lub terminowe, gdy moment ich ostatecznego wykonania jest określony ("napisać artykuł do 20 lutego, bo naczelny pogoni").

Wydarzenia - w tej części organizatora definiowane są zdarzenia zachodzące w jakimś określonym dniu ("konferencja Wirtualna Politechnika, 13 lutego, g. 11.00") lub trwające przez pewien czas ("urlop od 1 do 7 marca").

Notatki - ten moduł pozwala wprowadzać luźne zapiski, które nie mają zwykle charakteru bazodanowego, a więc ich treść nie jest zależna od predefiniowanych pól.

Funkcjonalność bazy

Kalendarz - moduł kalendarza jest często kojarzony z wydarzeniami, jednak właściwie jest to zwornik terminów, narzędzie koncentrujące w jednym miejscu wszelkie informacje o charakterze terminowym, jak przypadające na dany dzień wydarzenia, zadania do wykonania czy notatki. PIM-y udostępniają zazwyczaj widoki dzienne, tygodniowe i miesięczne - zwłaszcza dwa pierwsze są szczególnie praktyczne, jeśli chcemy panować nad czasem przynajmniej na kilka dni naprzód.

Przypominanie - jedna z kluczowych cech dobrego organizatora. Program powinien przypominać o wszelkich zapiskach mających terminowy charakter, jak data imienin czy rocznica ślubu osoby zapisanej w bazie kontaktów (przypomnienie cykliczne, co rok), ostatecznej daty wykonania jakiegoś zadania czy ważnego spotkania lub konferencji (przypomnienie jednorazowe). Zazwyczaj jest to alarm w postaci komunikatu i dźwięku, a przypomnienie możemy sukcesywnie odkładać o ileś minut, godzin czy dni.

Dowiązywanie innych rekordów, dokumentów i adresów internetowych - ponieważ poszczególne rekordy w bazie organizatora często nie są zawieszone w próżni, program powinien umożliwiać wiązanie ze sobą poszczególnych informacji. Jeśli zadaniem do wykonania jest napisanie artykułu, możemy dowiązać do niego odpowiednie pliki Worda i Excela. Jeśli mamy się z kimś spotkać w sprawach zawodowych, możemy połączyć z tą informacją adres e-mail danej osoby.

Wyszukiwanie danych - już po kilku miesiącach użytkowania programu ilość zapisanych w nim danych zmusza do stosowania narzędzia wyszukiwawczego. Wyszukiwanie powinno być pełnotekstowe (nazwy i treść rekordów) oraz pełnozakresowe (wszystkie działy bazy).

Zabezpieczanie danych - prywatne informacje z natury rzeczy chroni się przed innymi osobami, a więc program powinien dawać możliwość zabezpieczenia bazy hasłem.

Taka struktura ma charakter czysto praktyczny i nie obejmuje wielu rozmaitych funkcji, które mogą być przydatne w rozmaitych okolicznościach, jak tworzenie własnych działów, definiowanie pól rekordów, drukowanie raportów w rozmaitych ujęciach, synchronizacja danych z urządzeniami przenośnymi czy import i eksport danych.


Zobacz również