Pocztowe archiwum

Poczta elektroniczna stanowi podstawowe narzędzie pracy i komunikacji. Choćby z tego powodu zawartość skrzynki poczty e-mail jest zbyt cenna, aby ją utracić. Pokazujemy, jak wykonać kopię zawartości skrzynki e-mail.

Wiele osób organizuje swoją pracę wokół programu pocztowego. To właśnie w skrzynce e-mail przechowywane są najważniejsze informacje oraz pliki, nad którymi pracujesz i którymi wymieniasz się ze znajomymi i współpracownikami. W wielu wypadkach dotarcie do pliku z załącznika wiadomości jest szybsze niż szukanie tego samego dokumentu na dysku komputera. Być może nigdy nie będziesz potrzebować kopii zapasowej swojej poczty elektronicznej. Jednak w razie kradzieży laptopa lub awarii dysku często jedynie backup umożliwia odzyskanie utraconych danych.

Online vs. offline

Z poczty e-mail korzysta się na dwa sposoby. Serwisy pocztowe online, takie jak Gmail czy Outlook.com, pozwalają na dostęp do e-maila przez przeglądarkę internetową, a cała korespondencja - w tym załączniki - przechowywane są na serwerach usługodawcy. Zwolennicy tradycyjnych rozwiązań używają natomiast programu pocztowego instalowanego bezpośrednio na komputerze, np. Microsoft Outlooka, Microsoft Outlook Expressa, Poczty usługi Windows Live, Thunderbirda czy The Bat! W tym wypadku skrzynki poczty e-mail przechowywane są na dysku komputera. Niezależnie od tego, czy korzystasz z poczty online, czy offline, to od ciebie zależy bezpieczeństwo danych.

Gmail jako backup

Gmail to ponad 10 GB przestrzeni dyskowej, które możesz wykorzystać do magazynowania korespondencji. Przejdź do ustawień poczty na kartę Konta i importowanie, a następnie w sekcji Sprawdź pocztę na innych kontach kliknij Dodaj posiadane konto pocztowe POP3. Funkcja ta pozwala na pobieranie poczty z pięciu kont e-mail (nie tylko w Gmailu). Pamiętaj, aby zaznaczyć opcję Pozostaw kopię pobranej wiadomości na serwerze. W ten sposób oryginalna wiadomość zostanie zachowana na źródłowym koncie. Jednocześnie, aby uniknąć duplikatów, wybierz również opcję Archiwizuj otrzymane wiadomości, dzięki której wszystkie pobierane wiadomości od razu trafią do archiwum, z pominięciem skrzynki odbiorczej.

Gmail umożliwia również import poczty i kontaktów z Yahoo!, Hotmaila, AOL lub innego konta obsługiwanego przez przeglądarkę lub klienta POP3. Potrzebne opcje znajdziesz w tym samym oknie ustawień programu. Pamiętaj jednak, że podczas importowania przenoszone są jedynie wiadomości odebrane, z pominięciem e-maili w folderze wysłanych.

Najtrudniejszym zadaniem backupu e-maili jest ustalenie, gdzie program pocztowy przechowuje skrzynki. W aplikacji Thunderbird kliknij ppm. nazwę folderu, a następnie wybierz Właściwości. Pole Położenie informuje o lokalizacji skrzynek na dysku.

Najtrudniejszym zadaniem backupu e-maili jest ustalenie, gdzie program pocztowy przechowuje skrzynki. W aplikacji Thunderbird kliknij ppm. nazwę folderu, a następnie wybierz Właściwości. Pole Położenie informuje o lokalizacji skrzynek na dysku.

Tradycyjne programy

Tworzenie kopii zapasowych jest prostym zadaniem i nie wymaga szczególnej wiedzy. Pierwszy krok polega na ustaleniu, w jakiej lokalizacji (folderze) program pocztowy przechowuje skrzynki e-mail. Lokalizacja ta różni się w zależności od używanego programu, jego wersji, systemu operacyjnego, a nawet wyboru użytkownika. Jak to ustalić?

W Outlook Express (w systemie Windows XP), wybierz kolejno Narzędzia | Opcje | Konserwacja | Folder magazynu. Ścieżka magazynu określa miejsce, w którym program przechowuje skrzynki e-mail. Standardowo jest to: C:\Documents and Settings\<Użytkownik>\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Identities\{Identyfikator}\Microsoft\Outlook Express.

Skrzynki Outlook Expressa mają format DBX i takie samo rozszerzenie nazwy. Każda skrzynka to osobny plik na dysku, np. Skrzynka odbiorcza.dbx, Elementy wysłane.dbx itd. Nagraj je na płytę DVD, skopiuj na inny komputer lub po prostu zapisz na pamięci przenośnej USB.

Natomiast Outlook z pakietu Microsoft Office przechowuje wszystkie twoje informacje osobiste, w tym pocztę, kalendarz, zadania i adresy, w pojedynczym pliku (magazynie) PST. Aby go zlokalizować na dysku, kliknij wstążkę Plik | Informacje, a następnie przycisk Ustawienia kont. Na karcie Pliki danych, w polu Lokalizacja znajdziesz ścieżkę do wszystkich używanych przez program plików PST. Microsoft Outlook pozwala na korzystanie z wielu takich plików jednocześnie, np. oddzielnie dla każdego adresu e-mail. Aby wykonać pełny backup danych, skopiuj wszystkie pliki PST i zapisz je w bezpiecznym miejscu. Domyślnie Outlook przechowuje pliki magazynu w folderze C:\Users\<Użytkownik>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Na podobnej zasadzie zlokalizujesz skrzynki programu Thunderbird. W drzewie folderów kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę skrzynki, a następnie wybierz Właściwości. Ścieżka do folderu, w którym przechowywana jest skrzynka, zobaczysz w polu Położenie. Domyślnie program trzyma wiadomości w folderze o zbliżonej nazwie, C:\Users\<Użytkownik>AppData\Roaming\Thunderbird\yx17xx80.default\Mail\nazwa.konta.com.

Na koniec wykonaj kopie plików skrzynek. Ich nazwy nie mają rozszerzenia, ale za to są charakterystyczne, np. Inbox dla skrzynki odbiorczej czy Trash dla kosza. Pliki z rozszerzeniem MSF to pliki indeksów. Służą one do sortowania i szybszego wyświetlania wiadomości w programie, tak więc nie musisz tworzyć ich kopii zapasowej.

Zwróć uwagę, że wszystkie wymienione wcześniej lokalizacje skrzynek zawierają ukryte foldery. Aby uwidocznić je w Eksploratorze Windows, kliknij kolejno Organizuj | Opcje folderów i wyszukiwania. Zmień kartę na Widok, a następnie na liście Ustawienia zaawansowane odszukaj i włącz opcję Pokaż ukryte pliki, foldery i dyski.

Poczta online

Wydawać być się mogło, że przechowywanie całej poczty na serwerze dostawcy jest bezpieczne. To nieprawda, bo dostawcy bezpłatnych usług nie gwarantują, że żadna wiadomość nie zostanie utracona. Gmail, Outlook.com czy polskie serwisy pocztowe są dostępne z poziomu tradycyjnych programów pocztowych, przez protokoły POP3 i IMAP. Możesz skonfigurować program do odbioru wiadomości z serwera i przechowywać lokalną kopię skrzynek na dysku komputera. Jeśli nie chcesz, aby wiadomości były kasowane z serwera, w ustawieniach konta koniecznie zaznacz opcję Pozostaw wiadomości na serwerze. W programie Outlook wejdź w ustawienia konta na kartę Więcej ustawień | Zaawansowane, a następnie włącz opcję Pozostaw kopie wiadomości na serwerze. Dodatkowo odznacz (wyłącz) opcję Usuń z serwera po upływie 14 dni.

W ustawieniach poczty Gmail możesz włączyć funkcję pobierania wiadomości przez protokół POP3 dla wszystkich e-maili lub takich, które otrzymasz od tej chwili.

W ustawieniach poczty Gmail możesz włączyć funkcję pobierania wiadomości przez protokół POP3 dla wszystkich e-maili lub takich, które otrzymasz od tej chwili.

Włączanie POP3 w Gmailu

Kliknij ikonę przekładni (w prawym górnym rogu), a następnie wybierz Ustawienia. Przejdź na kartę Przekazywanie i POP/IMAP, a następnie aktywuj opcję Włącz POP dla wszystkich wiadomości (nawet już pobranych). Aby zachować wiadomości na serwerze dla opcji Gdy wiadomości są pobierane przez POP ustaw wartość na Zarchiwizuj kopię z usługi Gmail. W ten sposób cała korespondencja pozostanie na serwerach Gmail i będzie dostępna w folderze Wszystkie oraz w wyszukiwarce.

Outlook.com

Analogicznie do Gmaila, w prawym górnym rogu okna witryny #Outlook.com kliknij ikonę przekładni, a następnie z menu wybierz Więcej ustawień poczty. Kliknij Serwer POP i usuwanie pobranych wiadomości, po czym sprawdź czy zaznaczono opcję Nie zezwalaj innemu programowi na usuwanie wiadomości z produktu Outlook. Dzięki tej opcji Outlook.com zawsze zachowa pobierane wiadomości w specjalnym folderze POP, nawet jeśli program pocztowy zostanie skonfigurowany tak, aby usuwać je z serwera.

Outlook: automatyczne podpowiedzi adresów

W trakcie wpisywania adresu e-mail odbiorcy program Outlook podpowiada wcześniej zapamiętane nazwy. Funkcja ta przyspiesza tworzenie nowej wiadomości. W wersjach programu wcześniejszych niż Outlook 2010 sugerowane nazwy zapamiętywane są w pliku z nazwą profilu i rozszerzeniem .nk2. Znajdziesz go w folderze C:\Users\<Użytkownik>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook. Skopiuj ten plik i zapisz w kopii zapasowej razem z magazynem w pliku PST.

Możesz importować do Outlooka 2010 zawartość pliku .nk2. Po prostu umieść go w wymienionym wcześniej folderze, a następnie uruchom program. Przy pierwszym uruchomieniu Outlooka pamięć podręczna pseudonimów jest importowana do magazynu wiadomości, a nazwa oryginalnego pliku - zmieniana na nazwa_profilu.nk2.old. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w pomocy technicznej Microsoftu pod adresem support.microsoft.com/kb/980542/pl.

A jeśli sugerowania adresów nie działa poprawnie w Outlook 2010 i nowszej wersji tego programu? Przyczyną problemów może być uszkodzony magazyn programu, a objawem tego problemu jest "zapominanie" wprowadzonych adresów po każdym zamknięciu aplikacji. Aby usunąć błędy w pliku PST użyj programu scanpst.exe, który znajdziesz w folderze C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14. Jeśli to nie pomogło, w kolejnym kroku przejdź do opcji programu na kartę Poczta. W sekcji Wysyłanie wiadomości kliknij Opróżnij listę Autouzupełniania, aby wyczyścić pamięć mechanizmu sugerowania adresów.


Zobacz również