Porządek w papierach da Ci godzinę wolnego

Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów - informuje firma Esselte. W odpowiedzi na ten problem producent artykułów biurowych uruchomił program $Godzina z Esselte$, który ma ułatwić pracownikom "zapanowanie nad chaosem na biurku".

Esselte wskazuje metody i techniki lepszej organizacji, zarówno przestrzeni własnego biurka, jak i całego biura. "Przeciętnie tracimy około godziny dziennie szukając rozmaitych rzeczy w biurze. Łatwo zatem wyliczyć jaki jest przeciętny miesięczny koszt bałaganiarstwa" - przekonuje firma. Program "Godzina z Esselte" jest w dużej mierze promocją produktów marki Esselte, ale wypływają z niego także bardziej iniwersalne wnioski. Odpowiednia organizacja stanowisko pracy z wykorzystaniem narzędzi biurowych umożliwia zyskanie minimum 1 godzinny dziennie - twierdzi Esselte.

Podstawy programu:

Zasada pierwsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie Ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów będzie za późno. Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku, bądź w zawieszanych teczkach

Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoja archiwizację wewnątrz segregatora.

Esselte była sponsorem ogólnoświatowych badań dotyczących zwyczajów i zachowań biurowych w nowym tysiącleciu - Work Habits of the New Millenium - Global Office Research. Wzięło w nich udział ponad 2600 respondentów z USA, Australii, Francji, Niemiec i Wiekiej Brytani. Ponad połowa (60%) respondentów twierdzi, że zorganizowanie to cecha, której się można nauczyć. Również ponad połowa (58%) respondentów uważa, iż powinni poprawić swoje umiejętności organizacyjne.

Przeciętny pracownik biurowy:

- spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów

- tworzy 19 kopii tego samego dokumentu

- gubi 1 na 20 dokumentów

- używa jednego zszywacza na 5 lat

- używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty na 5 lat

- używa jednego kosza na śmieci na 5 lat

- używa 200 koszulek na dokumenty rocznie

(Dane na podstawie raportów: PriceWaterhouseCoopers, Gartner Group, Wall Street Journal, Work Habits 2005)


Zobacz również