Pozytywna kolaboracja

''Kupą, mości Panowie!'', hasło to na pierwszy rzut oka wydaje się nie mieć związku z pakietem Small Business Server 2003 i technologiami informatycznymi. Warto jednak wiedzieć, że SBS 2003 zawiera nowoczesne centrum usługowe umożliwiające efektywną pracę zespołową. Cóż to jest? SharePoint Services!

'Kupą, mości Panowie!', hasło to na pierwszy rzut oka wydaje się nie mieć związku z pakietem Small Business Server 2003 i technologiami informatycznymi. Warto jednak wiedzieć, że SBS 2003 zawiera nowoczesne centrum usługowe umożliwiające efektywną pracę zespołową. Cóż to jest? SharePoint Services!

Nawet pobieżna analiza oprogramowania wchodzącego w skład Small Business Server 2003 wskazuje, że jest to produkt spełniający wymagania małej, a nawet średniej nowoczesnej firmy. Jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia grupę osób do wykonywania zadań o podobnym charakterze, wydajna współpraca personelu może mieć kluczowe znaczenie w osiągnięciu rynkowego sukcesu. Jednym z lepszych sposobów na efektywny obieg informacji wewnątrz firmy jest zbudowanie portalu intranetowego. Dla użytkowników pakietu SBS 2003 Microsoft przygotował gotowe rozwiązanie, które bezproblemowo można zaimplementować na potrzeby firm o różnym profilu działania. Rozwiązaniem tym są usługi Microsoft Windows SharePoint Services.

SharePoint, czyli centrum wymiany informacji

Serwery poczty elektronicznej oraz serwery plików są z założenia systemami obsługującymi wymianę informacji. Centralne składowanie plików lub przesyłanie wiadomości to sprawdzone od lat, standardowe funkcje sieci komputerowych, jednak rozwiązania te zmuszały użytkowników do niewygodnego w praktyce korzystania z oddzielnych narzędzi. W celu odnalezienia potrzebnych plików trzeba sięgnąć do otoczenia sieciowego lub Eksploratora Windows, a do odebrania wiadomości należy uruchomić np. Outlook. I chociaż wewnątrzfirmowe witryny intranetowe stanowią uznane, bardzo dobre i elastyczne źródło informacji, to jak pokazują statystyki, ich utrzymanie - zwłaszcza w niewielkich firmach - było i nadal jeszcze często jest znacznym obciążeniem finansowym. Rozwiązanie SharePoint to zestaw usług usprawniających wymianę informacji między klientami sieci systemu SBS 2003. Co więcej, dostęp do portalu nie musi być ograniczony do sieci lokalnej. Po przeprowadzeniu nieskomplikowanej konfiguracji systemu, pracownicy mobilni będą mogli sięgać do SharePointa z Internetu przez usługę Remote Web Workplace (patrz artykuł "Wszechobecna sieć")

SharePoint jest zintegrowaną platformą do współdzielenia i zarządzania dokumentami, dostępem do informacji, takich jak kalendarz, kontakty, anonsy, komunikaty, zadania i ankiety. Dzięki temu zespoły handlowców czy projektantów mogą efektywniej współpracować, bo potrzebują tylko przeglądarki internetowej. Niezbędne informacje są dostarczane błyskawicznie, a chaos związany z poszukiwaniem dokumentów zostaje praktycznie eliminowany. Integracja portalu z pakietem Office sprawia, że tworzone arkusze, prezentacje lub pisma mogą być zapisywane bezpośrednio do intranetu.

Nie bez znaczenia jest również łatwość modyfikowania oraz zarządzania modułem SharePoint. Administratorzy systemu mają dostęp do czytelnego środowiska konfiguracji portalu. Zmiana wyglądu witryny albo uprawnień dostępu sprowadza się do kilku kliknięć myszą.

Witryna SharePoint

Rys. 1. Strona główna witryny SharePoint.

Rys. 1. Strona główna witryny SharePoint.

Dostęp do portalu usług SharePoint jest realizowany przez przeglądarkę internetową. W dokumentacji producenta znajdujemy informację, że wymagane jest użycie Internet Explorera w wersji powyżej 5.01 z zainstalowanym drugim pakietem serwisowym lub co najmniej Netscape Navigatora 6.2. Możliwa jest również praca z takimi przeglądarkami, jak Opera lub Mozilla. Po uruchomieniu Internet Explorera w pole adresu wprowadzamy http: //CompanyWeb i naciskamy Enter. Jeśli instalacja klienta pakietu Small Business Server została przeprowadzona w sposób zalecany przez Microsoft, w przeglądarce internetowej stroną powitalna będzie http: //CompanyWeb. Witryna SharePoint otworzy się wtedy automatycznie. Ponieważ strony CompanyWeb mają skonfigurowane uwierzytelnienie zintegrowane, pracownicy firmy nie muszą podawać nazwy konta i hasła w celu uzyskania dostępu do portalu. Jeśli użytkownik zalogował się już poprawnie do domeny, informacje wprowadzone w oknie Logowanie do systemu Windows są wykorzystywane do sprawdzenia uprawnień do witryny SharePoint.

Witryna powitalna nie wyróżnia się niczym szczególnym. Przypomina jedną z wielu standardowych stron, które otwieramy, surfując po Internecie. Górna część witryny zawiera pasek odnośników związanych z administrowaniem portalem. Klikając kolejne opcje, będziemy mogli zarządzać dokumentami i listami, tworzyć nowe biblioteki dokumentów, listy lub strony WWW oraz modyfikować ustawienia witryny. Lewy panel strony powitalnej gromadzi skróty do poszczególnych komponentów SharePoint. Klikając dowolny z odnośników, zostaniemy przeniesieni do bibliotek dokumentów, list dyskusyjnych lub ankiet. Pozostały obszar witryny jest podzielony na dwie części. Domyślnie po lewej stronie umieszczane są wiadomości firmowe. Prawa część portalu przedstawia logo firmy oraz listę łączy do określonych przez administratora witryn. Po pierwszym uruchomieniu witryny są to łącza do pomocy dla użytkownika, dostępu do poczty przez przeglądarkę oraz zdalnego zarządzania serwerem.

Instalacja i konfiguracja portalu SharePoint

Instalacja usług SharePoint, podobnie jak większość instalowanych komponentów pakietu SBS 2003, przebiega automatycznie. Administrator systemu nie musi wykonywać dodatkowych czynności związanych z konfiguracją portalu lub internetowych usług informacyjnych. Ponieważ Internet Explorer klientów sieci jest ustawiony na automatyczne otwieranie witryny intranetowej, przypisywanie ustawień na stacjach roboczych również nie jest konieczne. Administrator sieci jest zwolniony ze wstępnego definiowania uprawnień dostępu do witryny. Jeśli konta użytkowników są zakładane za pomocą kreatora dodawania kont, każdy nowo utworzony pracownik może korzystać z portalu. Zwiększone uprawnienia użytkowników, związane np. z możliwością zarządzania witryną, są konfigurowane oddzielnie. I jeszcze uwaga: moduł SharePoint domyślnie wykorzystuje port 80.

Jeśli jest to konieczne, dodatkowe czynności konfiguracyjne przeprowadza przeglądarka. Projektanci SBS 2003 nie zapomnieli o umieszczeniu odpowiednich skrótów w narzędziu Zarządzanie serwerem. Po uruchomieniu tego modułu przechodzimy do folderu Wewnętrzna witryna sieci Web, gdzie wyświetlana jest grupa skrótów do przeprowadzania podstawowych oraz zaawansowanych czynności konfiguracyjnych. Większość ustawień obecnych w Zarządzaniu serwerem to odnośniki uruchamiające Internet Explorer w połączeniu z odpowiednim komponentem administracyjnym SharePointa. Wyjątek stanowi Kreator importu plików, który pozwala na przeniesienie grupy plików do jednej z bibliotek dokumentów. Zmiana ustawień portalu może być wykonywana z pominięciem narzędzia Zarządzanie serwerem. Po otworzeniu strony głównej witryny CompanyWeb klikamy odnośnik Ustawienia witryny i uruchamiamy skrót Przejdź do administracji witryny. Z tego miejsca administratorzy systemu mogą wykonywać wiele zmian ustawień. Dostęp do centralnej strony zarządzania SharePointem uzyskujemy po wpisaniu w przeglądarce adresu: http:// nazwa_serwera:8081, np. http:// voyager:8081.

Konfiguracja i zastosowanie bibliotek dokumentów

Rys. 2. Widok biblioteki Dokumenty ogólne.

Rys. 2. Widok biblioteki Dokumenty ogólne.

W każdej firmie można odnaleźć wiele pism lub arkuszy, wykorzystywanych przez wiele osób. Jedną z głównych zalet witryny SharePoint jest możliwość współdzielenia dokumentów. Pracownicy zatrudnieni w poszczególnych działach firmy mogą centralnie składować ważne pliki ogólnego przeznaczenia. Mogą to być np. podania o urlop, wzory umów, szablony pism kierowanych do kontrahentów lub urzędów państwowych. Korzystając z witryny SharePoint, pracownicy mogą tworzyć, edytować, kopiować oraz usuwać wspólne lub własne pliki.

W panelu szybkiego uruchamiania SharePointa znajduje się grupa odnośników zatytułowana Dokumenty. Oferuje ona dostęp do takich elementów, jak Dokumenty ogólne, Projekty, Prezentacje, Dokumenty zarchiwizowane oraz Faksy przychodzące. Łącza te przenoszą użytkowników do bibliotek dokumentów. Jeśli klikniemy na przykład odnośnik Projekty, przejdziemy do miejsca, w którym możemy zapisywać pliki przeznaczone dla klientów firmy.


Zobacz również