Przenieś faks do Internetu

Stare dokumenty stają się nieczytelne, a faksowanie przeciąga się w nieskończoność? Wirtualny faks to lepsza jakość i wygoda za niższą cenę.

Tradycyjny faks zajmuje całą linię telefoniczną i połowę biurka. Przesyłanie nim dokumentów faksem to jednak nadal codzienność w kontaktach między firmami. Co zrobić, aby nie komplikować życia kontrahentom, a jednocześnie nie musieć kupować kolejnego urządzenia?

Można skorzystać z usługi wirtualnego faksu. Transmisja dokumentów będzie tak łatwa, jak wysłanie e-maila, a odbiorca nie zauważy żadnej różnicy. W dodatku wirtualny faks jest łatwiejszy w instalacji i tańszy, niż tradycyjna usługa u operatora telefonicznego.

Wszystko po staremu

Zasada działania wirtualnego faksu przypomina technologię VoIP (tzw. telefonia internetowa). Na styku sieci telefonicznej oraz Internetu umieszczana jest brama, pozwalająca na wymianę informacji między nimi. Dzięki temu możliwe jest wysyłanie plików, które zostaną odczytane przez faks odbiorcy, jak również odbiór faksów skonwertowanych do postacina plików pliki graficznych graficzne lub dokumentów dokumenty w formacie PDF.

Tak jak w przypadku wypadku VoIP, otrzymujemy możliwośćesz założenia założyć numeru w sieci telefonicznej. Wszystkie te operacje bierze na siebie dostawca usługi. Kontrahenci wysyłający i odbierający faksy nadawane z naszego twojego wirtualnego numeru nie zauważą żadnej różnicy. Istnieje nawet mMożliwośćna nawet przeniesienia przenieść dotychczasowego dotychczasowy numeru faksu na jego sieciową wersję.

Dodatki

Rezygnacja ze zwykłego faksu i skorzystanie z wirtualnego odpowiednika ma wiele dodatkowych zalet. Nie trzeba kupować dodatkowych urządzeń ani zakładać nowej linii telefonicznej. Założenie e-faksu go trwa kilka minut, a wysyłanie dokumentów możemy możesz rozpocząć natychmiast po dokonaniu wpłaty na konto dostawcy usługi. Jeśli zapłacimy zapłacisz kartą kredytową, zajmie to mniej niż kwadrans. Standardowym sposobem rozliczania usługi jest przedpłata.

W czasie zakładania wirtualnego faksu będzie można określić, do której strefy numeracyjnej ma zostać przypisany nowy numer. Ponadto można z reguły założyć (za dodatkową opłatą) kolejne numery powiązane z tym samym kontem. Dzięki temu połączenia będą rozliczane lokalnie, nawet jeśli biuro znajduje się w Krakowie, a faks jest wysyłany do Gdańska.

Z wiWirtualnym faksem wiążą się ma również zalety związane z cyfrową transmisją danych. Dokumenty nie stracą na jakości, otrzymamy otrzymasz dostęp do archiwum wysłanych wiadomości, a z usługi będziemy moglimożesz korzystać za pośrednictwem dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.

Po zainstalowaniu w systemie sterownika wirtualnego faksu,  można wysyłać dokumenty do odbiorców bezpośrednio z edytora tekstu

Po zainstalowaniu w systemie sterownika wirtualnego faksu, można wysyłać dokumenty do odbiorców bezpośrednio z edytora tekstu

Wirtualne faksowanie jest proste

Obsługa Korzystanie z wirtualnego faksu przypomina wysyłanie poczty przez webmaila, więc do jego obsługi wystarczy przeglądarka internetowa. Oddzielną sprawą jest przygotowanie dokumentów. Większość usługodawców wymaga, aby pliki do wysłania były zapisane formacie PDF lub TIFF.

Zapisywanie dokumentów do w formatu formacie PDF oferują nowsze wersje pakietu MicrosoftS Office oraz darmowy pakiet biurowybezpłatny OpenOffice.org. Nie brak także programów do konwersji dowolnych plików do postacina PDF-ów (np. doPDF). Format TIFF obsługiwany jest natomiast przez popularne programy graficzne i oprogramowanie dołączane do skanerów biurowych.

Gotowy plik wysyła się za pośrednictwem formularza umieszczonego na stronie dostawcy usługi. Dodajemy Dodajesz plik PDF, tak jak się dodaje załącznik do wiadomości e-maila, a następnie wpisujemy wpisujesz listę numerów, pod które chcemy chcesz wysłać kopię. Dostarczeniem wiadomości zajmuje się już operator.

Niektórzy dostawcy (np. easyCALL) oferują inną możliwość. Zamiast wysyłać plik za pośrednictwem strony WWW, można to zrobić skorzystającć ze sterownika faksu i wirtualnej drukarki. Po instalacji sterownika, w systemie pojawi się możliwość drukowania za pośrednictwem nowego urządzenia. Wystarczy podać numer, na który ma zostać wysłany faks, nazwę użytkownika i hasło.

Trzecia możliwość polega na wysłaniu specjalnie przygotowanej wiadomości go e-maila. Faksowany dokument dodajemysz jako załącznik, zwykle w formacie PDF lub TIFF. Adres podaje operator, a numer odbiorcy wpisuje się w temacie lub tworzy listę numerów w treści wiadomości - zależy to od metody przyjętej przez dostawcę. Po wysłaniu wiadomości, nasza rola się kończy. Dalszą wysyłką zajmie się już oprogramowanie na serwerze.

Ile to kosztuje?

Wirtualny faks jest zwykle tańszy w użyciu, niż jego tradycyjny odpowiednik. Wszyscy operatorzy oferują podobny model rozliczeń. Płacimysz stałą kwotę miesięczną, w niektórych przypadkach podzieloną na utrzymanie numeru i odbiór faksów, a także możliwość ich wysyłania. Daje to pewne oszczędności, jeśli nie wysyłamysz faksów, a jedynie je odbiera mysz.

Wirtualny faks może mieć taki sam numer, jak telefon stacjonarny. Dodatkowo można wybrać strefę numeracyjną, do której zostanie przypisany

Wirtualny faks może mieć taki sam numer, jak telefon stacjonarny. Dodatkowo można wybrać strefę numeracyjną, do której zostanie przypisany

Dodatkowe opłaty naliczane są za wysyłanie faksów. Ceny podawane są za każdą rozpoczętą minutę wysyłania, przy czym na transmisję wystarcza z reguły jedna minuta. Koszt połączenia na numery stacjonarne jest z reguły o kilkadziesiąt procent niższy niż w przypadku typowego abonamentu w Telekomunikacji Polskiej (taryfa biznes 100). Gorzej to porównanie wypada w przypadku połączeń na numery komórkowe - patrz tabela. Należy tylko zaznaczyć, że przykładowy abonament w TP obejmuje 100 darmowych minut, podczas gdy dostawcy faksu przez Internet nie oferują w ramach stałej comiesięcznej opłaty żadnych dodatków.

Okiełznać faks

Z pozoru może się wydawać,że tradycyjny faks został prawie całkowicie wyparty przez pocztę e-mail. Wciąż jednak - szczególnie w kontaktach pomiędzy różnymi firmami - codziennie zdarzają się sytuacje, w których jest on niezbędny.

Dlatego zamiast utrzymywać dodatkową linię telefoniczną, bardziej praktyczne i opłacalne może okazać się skorzystanie z wirtualnego odpowiednika. O przewadze wirtualnego faksu świadczą jego dodatkowe możliwości - archiwum wysłanych wiadomości i przystępna procedura zakładania nowego numeru. Ponadto wysyłka dużej partii dokumentów nie blokuje linii, a po zleceniu wysłania wiadomości można wyłączyć komputer, bez oczekiwania na zakończenie transmisji.

Takie funkcje sprawiają, że poprawie ulega przepływ dokumentów pomiędzy kontrahentami. To z kolei przekłada się na skuteczniejsze działania całej firmy.

Jak działa wirtualny faks?

Web2Fax

Najczęściej spotykana metoda wysyłania wirtualnych faksów. Konto obsługuje się przez stronę WWW, a wszystkie operacje wykonywana są na serwerze. Komputer nie musi być włączony w czasie wysyłania wiadomości, a instalacja dodatkowych programów nie jest konieczna.

Mail2Fax

W tym wariancie wykorzystujemysz adres e-mail i program pocztowy. Operacja polega na wysłaniu wiadomości z załącznikiem na adres podany przez operatora. Zyskujemysz w ten sposób jednolite archiwum poczty i faksów. Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby wykorzystać możliwości Outlooka czy Thunderbirda, np. do wysyłania korespondencji seryjnej.

Print2Fax

Wystarczy zainstalować w systemie sterownik wirtualnego faksu, aby uzyskać możliwość faksowania dokumentów, np. z poziomu edytora tekstu. Cała operacja przypomina drukowanie na drukarce, z tą różnicą, tyle że dokument jest przesyłany do operatora, a następnie faksowany do odbiorcy. Sterownik dostarcza operator, a z jego funkcji mogą korzystać wszystkie zainstalowane aplikacje.

Fax2Mail

Fax2Mail to usługa działająca odwrotnie niż pozostałe. Służy do przesłania przychodzącego faksu na zdefiniowany przez użytkowania adres e-mail w postaci załącznika do wiadomości (zwykle w formacie PDF lub TIFF). Wszystkie operacje odbywają się po stronie operatora usługi i są niezauważalne dla nadawcy.


Zobacz również