Przenoszenie dokumentów Worda do QuarkXPress

"Słowa, słowa, słowa" - mamrotał do siebie sfrustrowany Hamlet, ale przynajmniej nie musiał się martwić przenoszeniem słów z Microsoft Worda do programu DTP.

"Słowa, słowa, słowa" - mamrotał do siebie sfrustrowany Hamlet, ale przynajmniej nie musiał się martwić przenoszeniem słów z Microsoft Worda do programu DTP.

Edytory tekstów i narzędzia do projektowania układu stron nie zawsze współpracują ze sobą poprawnie, co może spowodować poważne kłopoty z formatowaniem tekstu.

W tym artykule przedstawiamy proste metody przygotowania plików Worda do przeniesienia ich do innego programu. Nie pominiemy też bardziej zaawansowanych technik, które wymagają przygotowania skryptów, ale umożliwiają za to zautomatyzowanie pracy.

Choć w artykule omawiamy przede wszystkim współpracę programów Word X i QuarkXPressa 6.0, to jednak większość z przedstawionych technik można zastosować do wcześniejszych wersji tych aplikacji. Po dokonaniu pewnych niewielkich zmian będzie możliwe wykorzystanie metod do przenoszenia tekstu również do innych programów, takich jak Adobe PageMaker lub Adobe InDesign.

1. Przygotuj plik Worda

Pierwszym krokiem procedury importowania dokumentów Worda jest ich prawidłowe przygotowanie. Należy poświęcić kilka chwil na oczyszczenie pliku, co pozwoli zaoszczędzić wiele godzin niepotrzebnej pracy w dalszej części tego procesu.

Funkcja śledzenia zmian w Wordzie (Track Changes) jest niezwykle przydatna, ponieważ umożliwia szybkie odnalezienie wszystkich modyfikacji, jakie zostały dokonane w dokumencie. Przed zaimportowaniem pliku do Quarka należy jednak usunąć wszystkie znaczniki poprawek. Dlatego wybieramy polecenie Tools: Track Changes: Accept Or Reject Changes, a następnie musimy kliknąć przycisk Accept All (1a) .

Rys. 1a

Rys. 1a

W przeciwnym razie tekst, który został usunięty, pojawi się w całej okazałości w Quarku.W podobny sposób trzeba usunąć inne nadmiarowe informacje z pliku, takie jak komentarze, hiperłącza, zakładki, ukryty tekst, ramki i osadzoną grafikę. Choć takie elementy mogą zniknąć w czasie importu, to jednak czasami źle wpływają na działanie Quarka. Ponieważ nie jest możliwe importowanie wbudowanej grafiki i ramek, należy usunąć również te elementy.

Aby usunąć grafikę, wybieramy z menu polecenie Edit: Replace i wpisujemy ^g w polu Find What. Pole Replace With należy pozostawić puste. Klikamy teraz przycisk Replace All. Jeżeli w dokumencie znajdują się hiperłącza, zaznaczamy jego zawartość (skrót#-A) i wyłączamy odsyłacze za pomocą skrótu #-Shift-F9. Spowoduje to również wyłączenie obliczanych pól (takich jak numery stron i pola danych), które często powodują problemy w Quarku.

Jeżeli konieczne jest usunięcie ukrytego tekstu i poleceń, należy najpierw włączyć opcję wyświetlania ukrytego tekstu (Hidden Text) w panelu View okna dialogowego Preferences (Word: Preferences), a następnie trzeba wybrać polecenie Edit: Replace. Umieszczamy wskaźnik w polu Find What, wybieramy opcję Font z menu rozwijanego Format (aby je wyświetlić, klikamy przycisk z trójkątem), a następnie zaznaczamy opcję Hidden. Klikamy przycisk OK. Musimy się jednak upewnić, czy pola Find What i Replace With są puste, by następnie klikąć przycisk Replace All (1b).

Rys. 1b

Rys. 1b

Ostatnim krokiem będzie sprawdzenie, czy wszystkie style zostały prawidłowo użyte w całym dokumencie.

W wielu przypadkach stosowanie stylów jest łatwiejsze w Wordzie niż w Quarku (co zobaczymy w kroku 3.). Nazwy stylów w obu programach powinny być identyczne, gdyż w przeciwnym razie Quark może mieć problemy z formatowaniem importowanego tekstu.

2. Zapisz plik Worda

Mogłoby się wydawać, że zapisanie pliku Worda jest bardzo prostym zadaniem. Należy jednak pamiętać o pewnych zasadach, których przestrzeganie znacznie ułatwi dalszą pracę nad dokumentem w Quarku.

Przede wszystkim należy wyłączyć opcję szybkiego zapisywania plików. Choć pozwala ona zaoszczędzić kilka sekund przy każdym zapisie większego dokumentu, może spowodować poważne problemy w Quarku. Otwieramy okno dialogowe Preferences (Word: Preferences), przechodzimy do panelu Save i wyłączamy opcję Allow Fast Saves (2a).

Rys. 2a

Rys. 2a

Quark teoretycznie może importować dokumenty pochodzące z wersji Worda dla Maca i Windows. Zalecam jednak, aby pliki utworzone w systemie Windows otworzyć najpierw w Wordzie X dla Maca, a następnie użyć opcji Save As do utworzenia nowego dokumentu. Pozwoli to na usunięcie problemów z dziwnymi czcionkami lub odwzorowaniem znaków (na ten kłopot szczególnie podatne są niektóre znaki z górnego zakresu ASCII).

Jeśli dokument od początku powstawał na Macintoshu, warto użyć polecenia Save As do utworzenia nowej kopii pliku, która nie będzie zawierała śmieci powstałych podczas wielokrotnego zapisywania.

Wielu użytkowników doświadcza problemów (głównie w postaci nieprawidłowych stylów) podczas importowania do Quarka macierzystych plików Worda. Najlepszym rozwiązaniem będzie zapisanie dokumentu w formacie RTF (Rich Text Format), który jest dostępny w menu Format w oknie dialogowym Save As. Należy jednak zauważyć, że import takich plików jest możliwy dopiero od wersji 6. Quarka. Wcześniejsze wersje tego programu wymagały użycia komercyjnego rozszerzenia.

Warto wspomnieć o jeszcze jednej metodzie przenoszenia plików Worda do Quarka, jaką jest makro

o nazwie qXport (99 USD; http://www.bitmix.de/english/ ). Wykonuje ono wszystkie czynności opisane w kroku 1., a następnie przekształca dokument Worda bezpośrednio do postaci znaczników Quarka (patrz: krok 5.), usuwając niepotrzebne elementy formatowania. W efekcie można uzyskać znacznie lepsze wyniki niż w przypadku filtru importu w Quarku.


Zobacz również