Przez sieć na papier

Wiek elektroniki zmniejszył udział, ale nie wyeliminował całkowicie z obiegu dokumentów papierowych. Dlatego odpowiednie drukarki sieciowe znajdą zastosowanie w firmie każdej wielkości. Przyjrzyjmy się najnowszym modelom, od najprostszych drukarek monochromatycznych po urządzenia wielofunkcyjne.

Wiek elektroniki zmniejszył udział, ale nie wyeliminował całkowicie z obiegu dokumentów papierowych. Dlatego odpowiednie drukarki sieciowe znajdą zastosowanie w firmie każdej wielkości. Przyjrzyjmy się najnowszym modelom, od najprostszych drukarek monochromatycznych po urządzenia wielofunkcyjne.

Sharp AR-P 350 z wyposażeniem.

Sharp AR-P 350 z wyposażeniem.

Lansowana od wielu lat idea biura bez papieru jest nadal daleka od realizacji. Każdy, kto ma kontakt z biurową rzeczywistością, wie, jak bardzo każdy rodzaj działalności zależy od dokumentów papierowych i jak bardzo każdej grupie pracowników potrzebna jest drukarka.

Wraz ze wzrostem liczby komputerów w firmie system, w którym każda z maszyn miała własną drukarkę, stawał się coraz bardziej nieefektywny. Szansę na lepszą organizację drukowania dawało coraz częściej stosowane połączenie komputerów w sieć. W takim przypadku jeden z pecetów można było obciążyć funkcją serwera udostępniającego innym komputerom podłączoną do niego standardową drukarkę. Przy niewielkim zapotrzebowaniu wspomniana konfiguracja zdawała egzamin. Jednak przy większym obciążeniu wady takiej struktury stawały się dokuczliwe. Wyłączenie serwera uniemożliwiało drukowanie innym. Poza tym przetwarzanie dużych i skomplikowanych dokumentów pożerało dużą część jego mocy.

Tych wad nie mają drukarki sieciowe. Do zarządzania swoją praca nie potrzebują specjalnego komputera. Prawidłowo zainstalowane są dostępne dla każdego użytkownika sieci. Jest kilka zalet takiego rozwiązania. Środki wyłożone na zakup drukarki rozkładają się na większą liczbę użytkowników. Z tego powodu uzasadnione ekonomicznie staje się kupowanie modeli droższych, wyposażonych w nowe, bardziej skomplikowane funkcje. Można pomyśleć o kilku pojemnikach na różne rodzaje papieru, druku w większych formatach, w kolorze, po obu stronach kartki czy automatycznym sortowaniu i oprawianiu dokumentów.

Hewllet-Packard LaserJet 4600 z pełnym wyposażeniem.

Hewllet-Packard LaserJet 4600 z pełnym wyposażeniem.

Z powodu wielkiej liczby różnorakich modeli i ich opcji wybór najlepszego urządzenia w stosunku do potrzeb i stanu portfela nie jest prosty. Pomoże w tym opis oferty drukarek sieciowych. Odkryjemy tajniki druku monochromatycznego i kolorowego, zwykłego i wielkoformatowego oraz korzyści ze stosowania urządzeń wielofunkcyjnych. Zastanowimy się nad kosztami eksploatacji, które w niektórych rozwiązaniach szybko mogą przewyższyć cenę nowej drukarki.

Jaki mamy wybór?

Drukarki sieciowe, tak samo jak drukowanie, dzieli się na kilka kategorii. Najczęściej w grę wchodzi drukowanie wielkiej liczby zwykłych dokumentów i wtedy najlepszym rozwiązaniem jest typowy monochromatyczny laser A4 z dużym pojemnikiem na toner i mechanizmem przystosowanym do dużych obciążeń. Takie drukarki zwykle są wyposażone, w wersji podstawowej albo za dopłatą, w kilka pojemników na papier, co pozwala na załadowanie i wydrukowanie do kilku tysięcy stron bez żadnej obsługi.

Prawdziwe koszty używania

Koszty posiadania drukarki sieciowej nie kończą się na zakupie urządzenia, papieru i barwników. Kiedy urządzenie jest nowe, wystarczy uzupełniać papier i toner, ale w miarę upływu czasu coraz bardziej prawdopodobna staje się jakaś awaria. Jej skutki mogą dotknąć większe grono użytkowników, dlatego warto zawczasu pomyśleć o zapewnieniu sobie większej niezawodności. O zawożeniu do serwisu masywnego urządzenia należy zapomnieć. Nie wystarczy mieć telefon do pana Kazia i wzywać go, kiedy już jest za późno. Jego praca i części zamienne nie są za darmo, a i koszty przestoju są przecież większe niż w przypadki małej drukarki.

Warto więc pomyśleć o jakiejś formie rozszerzonej gwarancji. Udziela jej wiele firm sprzedających drukarki sieciowe. Utrzymują one gęstą sieć serwisową i gwarantują naprawę w najkrótszym możliwym czasie. Koszt niespodziewanego wyłączenia drukarki z użytku może być większy niż pozornie droga dodatkowa gwarancja. Kiedy ma się zamiar skorzystać z usług innej firmy, warto wcześniej sprawdzić jej wiarygodność. W tym fachu najtańsze nie musi być najlepsze.

Wielu producentów stosuje formy sprawdzone w serwisowaniu kopiarek. Pobierają stały abonament za uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych i wymianę zużytych części. Serwis nie kosztuje mało, ale za to odpowiada za awarie i zapewnia pracę urządzenia na najwyższych obrotach. Wynajęcie zamiast kupna drukarki jest następną możliwością, o której nie należy zapominać.

W dużych biurach i w wypadku, gdy wiele osób korzysta z drukarki, może się opłacić wyznaczenie jednego pracownika zarządzającego. Nie musi to być osoba o kwalifikacjach administratora sieci, ale powinna umieć korzystać z programów monitorujących, uzupełniać pojemniki na papier i pilnować, aby nie zabrakło toneru. Także zamawianie materiałów eksploatacyjnych i usuwanie zacięć papieru powinno należeć do jej obowiązków. Dzięki temu jest szansa na uniknięcie wielu przestojów i częstego wzywania serwisu.

Możliwość komunikowania się z wieloma użytkownikami jest dużą zaletą nowoczesnych drukarek sieciowych. Dużo urządzeń ma wbudowany interfejs WWW. Korzystając z przeglądarki internetowej, jesteś w stanie zdalnie sprawdzić stan urządzenia lub zmienić jego ustawienia. Użyć jej może serwis do diagnostyki na odległość, dzięki czemu zaoszczędzi się na czasie i kosztach dojazdu. Zautomatyzować da się również inne czynności, można na przykład zaprogramować okresowe sprawdzanie stanu tonera i w razie potrzeby automatycznie wysłać zamówienia do dostawcy pocztą elektroniczną.

Ostatnia rada, której przestrzeganie gwarantuje niższe koszty: warto przestawić domyślny rodzaj druku na tryb ekonomiczny. Taka jakość wystarczy do dokumentów wewnętrznego użytku, a i oszczędności toneru będą niemałe.

Wiele laserówek standardowo lub opcjonalnie jest wyposażonych w moduł dupleksu. Dzięki temu drukują po obu stronach kartki, co jest nie tylko bardziej ekonomiczne, ale także nadaje dokumentom bardziej profesjonalny wygląd. Jednak używanie dupleksu spowalnia druk i zwiększa ryzyko zacięcia się papieru, zwłaszcza gorszej jakości. Mechanizmy wspomagające drukowanie obustronne ostatnio pojawiły się także w drukarkach atramentowych.

Niektóre urządzenia sieciowe drukują w formacie A3. Do standardowego repertuaru takich modeli należą funkcje typowe dla kopiarek: powiększanie i pomniejszanie oraz drukowanie wielu stron na jednej kartce. Na wielu drukowanie dwukrotnie mniejszych arkuszy A4 przebiega w specyficznym tempie: ukazują się jedna po drugiej gotowe dwie strony, potem następuje dłuższa przerwa, po czym wychodzi następna para wydruków i cykl się powtarza. Zaglądając do wnętrza maszynerii, zauważylibyśmy, że w pierwszej kolejności następuje zbudowanie obrazu z obu stron formatu A4, a w drugiej - przeniesienie tego obrazu na papier.

Minolta - QMS Magicolor 3100 z wyposażeniem.

Minolta - QMS Magicolor 3100 z wyposażeniem.

Taka etapowa praca wymaga, aby cały przeznaczony do druku obraz, punkt po punkcie, znalazł się w pamięci drukarki jeszcze przed przystąpieniem do jego utworzenia. Jednak wiele konstrukcji powstawało w czasach drogiego RAM-u, dlatego modele podstawowe często mają mniej pamięci niż potrzeba do wykorzystania najwyższej rozdzielczości mechanizmu drukującego. Uzupełnienie tego braku jest najtańszym sposobem zwiększenia funkcjonalności drukarki.

Rzadziej standardowo, a częściej dodatkowo drukarki sieciowe są wyposażane w średniej wielkości twarde dyski. Służą do przechowywania dodatkowych czcionek, najczęściej drukowanych dokumentów i formularzy, co zmniejsza obciążenie sieci i komputera oraz przyspiesza wydruk. Ostatnio twardym dyskom dodano kilka nowych funkcji. Umieszcza się na nich interfejs internetowy, przez który, po przydzieleniu numeru IP, możliwe jest zainstalowanie drukarki bez używania CD-ROM-ów, sterowanie nią i kontrola.


Zobacz również