Razem w SharePoint

Tworzenie dokumentów w programie Word lub budowa arkuszy w Excelu może wymagać współpracy wielu osób. Firmy, których pracownicy często komunikują się między sobą, mają w zasięgu ręki oprogramowanie ułatwiające obieg informacji.

Tworzenie dokumentów w programie Word lub budowa arkuszy w Excelu może wymagać współpracy wielu osób. Firmy, których pracownicy często komunikują się między sobą, mają w zasięgu ręki oprogramowanie ułatwiające obieg informacji.

Jeśli korzystasz z programów pakietu Office do tworzenia prostych podań lub arkuszy, pracujesz łatwo i przyjemnie. Gdy do twoich zadań należy przygotowanie skomplikowanych raportów lub profesjonalnych ofert handlowych, możesz potrzebować pomocy współpracowników. Oprócz konsultacji równie ważny jest szybki dostęp do niezbędnych dokumentów, informacji o kontrahentach, terminach spotkań. Zanim zostanie utworzona finalna wersja twojego dokumentu, możesz stracić tydzień. Centralne gromadzenie i udostępnienie danych rozwiązuje problemy komunikacyjne. Microsoft SharePoint Services to zespół technologii oferujących usługi do pracy zespołowej. Aplikacje wchodzące w skład Microsoft Office 2003, takie jak Excel, Word czy FrontPage, zawierają mechanizmy łączące ich bogate możliwości z SharePointem.

Czym jest SharePoint?

Okno SharePoint.

Okno SharePoint.

Microsoft SharePoint jest portalem intranetowym sprzęgającym dane i dokumenty firmy w łatwo dostępne źródło informacji dla pracowników lub zespołów pracowników. Zamiast korzystać z wielu narzędzi do komunikacji lub wymiany plików, wystarczy sięgnąć do jednej, zintegrowanej witryny WWW . Przekazanie użytkownikom dostępu do informacji przez przeglądarkę internetową nie wymaga wysokich nakładów na wdrożenie oprogramowania oraz długotrwałe szkolenia.

Wykorzystanie witryn intranetowych do publikowania informacji dla pracowników firmy nie jest nowym pomysłem. Typowe działanie intranetu wymagało jednak częstej aktualizacji wiadomości. Rozszerzenie statycznych treści intranetu na obszar współdzielonego przechowywania i wymiany dokumentów, kontaktów lub zadań zwiększa efektywność i wydajność pracy. Niezbędne informacje są dostarczane błyskawicznie, a chaos związany np. z poszukiwaniem odpowiednich dokumentów jest praktycznie eliminowany. Integracja portalu z pakietem Office sprawia, że tworzone arkusze, prezentacje lub pisma mogą być zapisywane bezpośrednio do intranetu.

Podział rozwiązań w miarę potrzeb

Microsoft oferuje dwie wersje oprogramowania SharePoint - w zależności od potrzeb firmy mogą skorzystać z serwera SharePoint Portal Server 2003 lub z dostarczanych wraz z Microsoft Windows Server 2003 usług SharePoint Services.

Microsoft SharePoint Services to łatwa w instalacji, modyfikacji i obsłudze witryna intranetowa. Firmy, które zakupiły oprogramowanie Microsoft Windows Server 2003, otrzymują wszystkie komponenty do utworzenia portalu. Zawartość pakietu obejmuje biblioteki współdzielonych dokumentów, kontakty, kalendarze, dyskusje, listy zadań, dyskusje i inne środki umożliwiające współużytkowanie informacji. Prostota instalacji, polski interfejs oraz czytelna dokumentacja są dobrym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw.

SharePoint Portal Server 2003 jest przeznaczony do dużych firm, których zasoby obejmują wiele witryn SharePoint Services. Zadanie portalu to integracja rozproszonych informacji w jedno łatwe w zarządzaniu, przeszukiwaniu i skalowaniu środowisko. Z pakietem dostarczane są odpowiednie narzędzia, za pomocą których administratorzy i programiści mogą skutecznie panować nad dużą ilością informacji.

Podstawowe usługi SharePoint

Panel Shared Workspace (udostępniony obszar roboczy) z Worda 2003.

Panel Shared Workspace (udostępniony obszar roboczy) z Worda 2003.

Jedną z głównych zalet witryny SharePoint jest możliwość współdzielenia dokumentów. Pracownicy zatrudnieni w poszczególnych działach firmy mogą centralnie składować pliki ogólnego przeznaczenia. Mogą to być np. podania o urlop, wzory umów, szablony pism kierowanych do kontrahentów lub urzędów. Oprócz przechowywania informacji portal pozwala na zarządzanie plikami, polegające na tworzeniu, edycji, kopiowaniu oraz usuwaniu własnych lub wspólnych zasobów. Do wykonania tych czynności niezbędne są odpowiednie uprawnienia. Biblioteki dokumentów mogą zostać podzielone na kategorie związane z kontrahentami lub zakresami zbieranych informacji. Użytkownicy portalu bezpośrednio z poziomu witryny mogą zakładać dokumenty należące do formatu Office. Jeśli na komputerze jest zainstalowany Word lub Excel, po wybraniu typu dokumentu zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja.

Praca nad wieloma dokumentami oraz centralne współdzielenie plików stanowi o sile SharePointa. Kolejnym atutem portalu jest możliwość wykorzystania list. W ich skład wchodzą takie elementy, jak anonse, kontakty, łącza, punkty pomocy, problemy oraz zadania. Każdy z wymienionych obiektów realizuje wykonuje oddzielne funkcje. Za przykład mogą posłużyć punkty pomocy, do których użytkownicy zgłaszają sprawy organizacyjne lub problemy związane z działaniem systemów informatycznych. Prośba o pomoc ma przypisywany priorytet, termin wykonania oraz osobę odpowiedzialną z realizację zgłoszenia.

Podejmowanie ważnych decyzji dotyczących produktów i projektów firmy może być wspierane przez zbieranie opinii lub uwag pracowników. Aby szybko poznać stanowisko innych osób, wystarczy sięgnąć do ankiet witryny SharePoint. Do definiowania sondaży jest przeznaczony odpowiedni kreator, w którym użytkownicy wprowadzają pytania oraz oczekiwane formaty odpowiedzi (tak/nie, liczbę lub opis). Oprócz ankiet, portal umożliwia szybką burzą mózgów w postaci dyskusji. Wymianę zdań rozpoczyna założenie tematu. Działanie tej funkcji jest zbliżone do spotykanych w Internecie forów dyskusyjnych.

Praca wielu użytkowników nad jednym bądź grupą dokumentów sprawia, że do plików są nanoszone zmiany. Jeśli użytkownicy sieci chcieliby otrzymać informacje o tym, kiedy nastąpiło uaktualnienie pliku, można posłużyć się alertami. Po skonfigurowaniu alertów do zasobów, użytkownicy będą otrzymywali wiadomości e-mail o dodawaniu, zmianach lub usuwaniu plików. Alerty można przypisywać do bibliotek dokumentów, list, ankiet i dyskusji.

Siła integracji

Biblioteka dokumentów.

Biblioteka dokumentów.

Działanie SharePoint Services nie zależy od zewnętrznych aplikacji. Wystarczy zainstalowanie na komputerach użytkowników jednej z dostępnych przeglądarek internetowych. Wymierne korzyści przynosi jednak połączenie możliwości portalu z aplikacjami pakietu Microsoft Office 2003. Integracja obu aplikacji jest wykonywana z poziomu witryn oraz aplikacji wchodzących w skład Office 2003. Przeglądając strony intranetu, odnajdziesz wiele skrótów i odniesień do dokumentów Worda, Excela lub zawartości Outlooka. Podczas pracy z pojedynczymi aplikacjami Office'a, wybierając odpowiednie polecenia z menu kontekstowego lub pasków narzędzi, możesz znaleźć skróty scalające dokumenty z portalem. W efekcie obszar roboczy użytkowników nie jest ograniczony do jednego programu, a rozproszony na dwa poziomy pracy, indywidualny i zespołowy.

Elementy wskazujące na integrację z usługami SharePoint odnajdziesz zaraz po otworzeniu aplikacji Word lub Excel. Programy te mogą zapisywać lub otwierać dokumenty bezpośrednio do współdzielonej przestrzeni. Z treścią dokumentu gromadzone są także informacje, które go opisują. Dodanie dodatkowych danych pozwala na szybsze wyszukanie dokumentu lub określenie jego kategorii. Z innych przydatnych funkcji obsługujących pracę zespołową można wymienić śledzenie wersji plików oraz blokowanie dostępu do pliku, nad którym aktualnie pracuje jeden z użytkowników portalu. Dopiero po zakończeniu edycji i zapisaniu zmian, inni pracownicy będą mogli wprowadzać zmiany do dokumentu. Wiele aplikacji pakietu Office 2003, np. Word 2003, zawiera specjalny panel zadań, nazywany Shared Workspace. Pozwala on na założenie witryny stanowiącej współdzieloną platformę działań pracowników nad dokumentami. Daje to szybkie źródło dostępu do informacji związanych z dokumentem, orientację w postępach pracy oraz zadaniami wykonywanymi przez współpracowników.

Zapisywanie i pobieranie dokumentów w witrynie jest jedną z zalet integracji. Kolejną aplikacją współpracującą z SharePointem jest Outlook 2003. Intranetowa witryna firmy może przechowywać informacje o kontaktach lub o osobistych i współużytkowanych terminach spotkań. Publikowanie tych informacji w intranecie pozwala zespołom na efektywniejsze planowanie spotkań. Dane umieszczone w portalu mogą być automatycznie synchronizowane z informacjami przechowywanymi w Outlooku, a w celu szybkiego utworzenia listy kontaktów w portalu dane można zaimportować z lokalnej aplikacji użytkownika. Planując spotkanie z poziomu aplikacji Outlook 2003, można utworzyć witrynę Meeting Workspace, podobną do omawianego wcześniej obszaru Shared Workspace. Jej zadaniem jest gromadzenie i prezentacja danych związanych z planowanymi spotkaniami.

Jeśli trzeba przystosować zawartość portalu do potrzeb firmy, wystarczy wykorzystać jeden z mechanizmów wbudowanych w panel administracyjny witryny. Gdy niezbędne są bardzie zaawansowane zmiany, należy sięgnąć do aplikacji FrontPage 2003. Program ten oferuje wiele przydatnych narzędzi znajdujących zastosowanie w modyfikacji portalu. Jeśli chcesz szybko zmienić wygląd strony, możesz sięgnąć na przykład do jednego z szablonów tworzących witrynę. Portal SharePoint jest zbudowany na podstawie modułów Web Parts. Moduły te to gotowe komponenty, które można zastosować, tworząc lub personalizując strony WWW. FrontPage pozwala na utworzenie własnych modułów np. do pobierania potrzebnych informacji z oddzielnego źródła danych i umieszczenie ich w portalu przedsiębiorstwa.

Czy to się opłaca?

Wdrożenie SharePointa przynosi korzyści firmie, użytkownikom i administratorom sieci. Przedsiębiorstwo działa wydajniej, efektywniej, może łatwo wyprzedzić konkurencje. Dodanie SharePoint Services do serwera Windows 2003 pozwala na uniknięcie dodatkowych opłat związanych z zakupem oprogramowania. Pracownicy unikają stresów związanych z problemami komunikacyjnymi, nauką obsługi nowych, nieznanych narzędzi. Pełne źródło informacji znajduje się w zasięgu ręki, a dostęp do nich jest zapewniają znane interfejsy przeglądarki internetowej i aplikacji Office. Administratorzy dostają do obsługi niemal gotowy portal, łatwy w zarządzaniu i dostosowaniu do potrzeb firmy. Dane portalu są przechowywane w wydajnym i stabilnym środowisku serwera MS SQL 2000, dzięki czemu kłopoty związane z ewentualną utratą danych są zredukowane.


Zobacz również