Spotkania nieprzypadkowe

Współpraca w czasie rzeczywistym niezależnie od miejsca pobytu? Dzielenie aplikacji, zdalne konferencje? Lotus Sametime pozwoli Ci zrealizować tego typu zadania bez nadmiernego wysiłku.

Współpraca w czasie rzeczywistym niezależnie od miejsca pobytu? Dzielenie aplikacji, zdalne konferencje? Lotus Sametime pozwoli Ci zrealizować tego typu zadania bez nadmiernego wysiłku.

Praca grupowa z wykorzystaniem Internetu i intranetów staje się dziś w firmach codziennością. Coraz częściej również w Polsce - menedżerowie i użytkownicy zaczynają dostrzegać korzyści z wykorzystania narzędzi do zdalnej współpracy, współdzielenia aplikacji, plików czy przeprowadzania prezentacji.

Do wdrożenia systemu zdalnej współpracy konieczne jest oprogramowanie, które zapewni łatwą komunikację między użytkownikami, wymianę danych czy synchronizację kalendarzy.

W Polsce najbardziej rozpowszechnione są rozwiązania Microsoftu, oparte na systemie Exchange. Ostatnie posunięcia marketingowe firmy Lotus (udostępnianie wersji demonstracyjnych na kilka miesięcy do komercyjnego wykorzystania, później duże upusty) mogą to w pewnym stopniu zmienić. Jak wiadomo, rozwiązania Lotusa są na świecie najpoważniejszym konkurentem oprogramowania Microsoftu w zakresie współpracy grupowej.

Komunikacja w czasie rzeczywistym

Zdecydowana większość narzędzi stosowanych w przedsiębiorstwach do komunikacji wewnątrzfirmowej i do współpracy z klientami ma charakter asynchroniczny. Najprostszym przykładem jest e-mail. Raz wysłany, trafi po pewnym czasie do odbiorcy, który również po pewnym czasie może na niego odpowiedzieć. Inny przykład komunikacji asynchronicznej to firmowe intranety, w których publikowane są wiadomości firmowe lub informacje dla klientów.

Formu dyskusyjne pozwala rozmawiać w trybie asynchronicznym bądź w czasie rzeczywistym.

Formu dyskusyjne pozwala rozmawiać w trybie asynchronicznym bądź w czasie rzeczywistym.

Przeciwieństwem komunikacji asynchronicznej jest komunikacja w czasie rzeczywistym. Jej najprostszy przykład to rozmowa telefoniczna. Odpowiednikiem w świecie komputerów są programy typu ICQ (najbardziej znany) lub polski Gadu-Gadu. Z bliżej niewyjaśnionych przyczyn do dzisiaj panuje jednak przekonanie, że komunikacja w czasie rzeczywistym nie bardzo sprawdza się w zastosowaniach biznesowych.

Postanowili to zmienić twórcy programu Lotus Sametime, który w wersji 1.5 trafił do naszej redakcji.

Teoretycznie system Sametime powinien:####

- informować o obecności innych użytkowników

- pozwalać na łatwą komunikację (tekstową, audio, wideo)

- umożliwiać współdzielenie aplikacji.####

Te trzy podstawowe zadania, sprawnie zrealizowane, pozwalają grupie ludzi na równie efektywną współpracę, jak w przypadku bezpośredniego spotkania.

W biznesie niezwykle istotne jest bezpieczeństwo i poufność przekazywanych informacji. Stąd w systemie służącym do komunikowania się niezbędne są mechanizmy szyfrowania połączeń.

Pierwszy rzut oka

Instalacja programu Lotus Sametime jest względnie bezproblemowa, ale nie oczywista - na początku pojawia się okno z komunikatem "Severe" (ang. poważny), a po zakończeniu instalacji informacja, że nie można otworzyć okna przeglądarki. Na pierwszy rzut oka nie wpływa to jednak negatywnie na pomyślne zakończenie instalacji.

Dziwi nieco, że po zainstalowaniu oprogramowania w menu Start nie pojawiają się żadne nowe pozycje. Może jest to wina systemu, w którym zainstalowaliśmy oprogramowanie Lotusa - Windows 2000 zamiast Windows NT 4.0.

Oprogramowanie serwera Sametime potrzebuje około 100 MB wolnej pamięci - trzeba wziąć to pod uwagę podczas planowania konfiguracji komputera, który posłuży jako serwer.

Krótki przegląd sił

Najważniejsze moduły to Sametime Connect, stanowiący pod względem filozofii działania odpowiednik ICQ; forum dyskusyjne - wyposażone w zaawansowane mechanizmy wyszukiwania pełnotekstowego, zarządzania wątkami i dyskutowania online z użytkownikami; centrum spotkań - moduł do współdzielenia aplikacji, przeprowadzania prezentacji na żywo itd.; moduł administracyjny, dzięki któremu uprawnieni użytkownicy mogą modyfikować parametry pracy systemu.

Sametime Connect

Użytkownicy programu ICQ poczują się jak u siebie w domu - w zakresie podstawowych funkcji sposób dzia-łania obu programów jest niemal identyczny. Podstawowym zadaniem Sametime Connect jest informowanie, czy inni użytkownicy systemu są zalogowani do sieci. Jeśli tak, można rozpocząć jedną z kilku akcji, np. zaprosić daną osobę do rozmowy (chatu) albo do udziału w spotkaniu.

Użytkowników można wyszukiwać w książce adresowej systemu, ale jedyne kryteria to imię, nazwisko lub pseudonim. W przypadku dużych firm warto zastosować bardziej rozbudowane parametry szukania.

Wielu zaawansowanych funkcji i bajerów znanych z ICQ nie ma w Sametime Connect, jednak w zastosowaniach biznesowych nie są konieczne.

Forum dyskusyjne

Może stać się podstawowym narzędziem wymiany poglądów wewnątrz firmy, idealnie nadaje się do przeprowadzania "burzy mózgów". Jest to nieco rozszerzony pod względem funkcjonalnym odpowiednik dobrze znanych grup dyskusyjnych. Najbardziej widoczne rozszerzenia obejmują mechanizmy, dzięki którym możesz: na żywo porozmawiać z tymi, którzy w danym momencie korzystają z forum, sprawdzić, kto jeszcze jest zalogowany do forum, a nawet, kto czyta ten sam wątek, co Ty. Ze wszystkimi możesz porozmawiać na żywo, przy czym nie jest konieczny program Sametime Connect - forum wykorzystuje do prowadzenia chatów własne, proste aplety.

Z innych udogodnień warto wspomnieć automatyczne śledzenie wątków - jeśli pojawi się nowa wiadomość spełniająca zadane kryteria, zostaniesz o tym powiadomiony stosownym listem e-mail.

Na wyświetlanych stronach nie jest poprawnie ustawiane kodowanie polskich znaków. Aby komputer je dobrze wyświetlał, należy ręcznie ustawić w przeglądarce odpowiednie kodowanie.

Centrum spotkań

To miejsce jest może najbardziej spektakularnym przykładem idei współpracy w czasie rzeczywistym. W wirtualnych pokojach, w których spotykają się wszyscy zainteresowani, masz do dyspozycji dwa podstawowe narzędzia - tablicę do rysowania i wpisywania dowolnych tekstów oraz mechanizm współużytkowania aplikacji.


Zobacz również