Strefa druku - drukarskie innowacje

Problemy z prawidłowym działaniem systemów IT w polskich przedsiębiorstwach powodują straty w wysokości 873 milionów euro rocznie – alarmuje Epson. Z tego ponad połowa, aż 444 miliony euro, to wynik niewłaściwego wykorzystania urządzeń drukujących. To kwoty, które mogą (i powinny) skłaniać do optymalizacji procesów drukowania i obiegu dokumentów w firmie, a w ostateczności do poszukiwania nowych, bardziej efektywnych i innowacyjnych rozwiązań i usług.

Drukarki nie należą do urządzeń, które wymienia się wraz z pojawieniem się nowej generacji urządzeń. Jednak inteligentne zarządzanie wydrukiem zaczyna się jawić jako technologia, która może stanowić motywację dla przedsiębiorcy do zakupu nowych urządzeń. Użytkownicy indywidualni również mają coraz większe wymagania, jeżeli chodzi o opcje związane z obsługą drukarek za pomocą smartfonów czy dostęp do usług w chmurze.

Ostatnie lata przyniosły prawdziwą rewolucję w uproszczonym i zoptymalizowanym dostępie do usług wydruku. Ogromną zasługę ma w tym wypadku powszechność komunikacji Wi-Fi. Odpowiednie moduły komunikacyjne można odnaleźć nawet w stosunkowo niedrogich urządzeniach domowych. Główne kierunki rozwoju pracy bezprzewodowej stanowią usługi związane z bezpieczeństwem wydruku oraz aplikacjami do obsługi drukarek za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Rozwiązania biznesowe przeplatają się w tym wypadku z usługami skierowanymi do użytkowników domowych. Wspólnym mianownikiem jest prostota i intuicyjność obsługi. Większość wprowadzanych na rynek usług, technologii i udogodnień musi być gotowa do wdrożenia bez pomocy pracownika działu technicznego.

Kompatybilność to swoboda

Powszechną praktyką producentów jest tworzenie tzw. ekosystemów, czyli zestawów technologii obejmujących zarówno rozwiązania sprzętowe, jak i komplementarne wobec nich oprogramowanie i usługi.

Interesujące podejście do tematu pracy mobilnej prezentuje marka Brother. Japoński producent przygotowuje swoje rozwiązania z dużą dbałością o zachowanie kompatybilności z zewnętrznym oprogramowaniem. Dotyczy to w szczególności aplikacji znanych i docenianych przez użytkowników.

Brother posiada co prawda własną platformę iPrint&Scan, jednak to programy zewnętrzne mają stanowić główną zachętę dla potencjalnych nabywców.

Przykładem może być usprawniona współpraca z aplikacją AirPrint, będącą standardowym elementem systemu iOS. Program pozwala na bezprzewodowe drukowanie dokumentów i plików graficznych z poziomu smartfonów i tabletów Apple. Użytkownicy systemu Android czy Windows mogą natomiast wykorzystać popularną aplikację Google Cloud Print. Konfiguracja programu ogranicza się do zarejestrowania posiadanej drukarki. Krótki proces instalacyjny umożliwia dokonywanie wydruków niemal z dowolnego miejsca na świecie. Co istotne, oprogramowanie Google pozwala na łatwe udostępnianie drukarki innym użytkownikom.

Kompatybilność z popularnymi usługami wydruku w chmurze deklarują również inni producenci, jednak w pierwszej kolejności rekomendują oni autorskie rozwiązania.

Druk ze świadomą troską o środowisko

Epson Print Admin to oprogramowanie stworzone z myślą o nadzorowaniu pracy drukarek w przedsiębiorstwach. Jego możliwości przypominają w znacznym stopniu rozwiązania znane z Brother PrintSmart Secure Pro. System odpowiada za uwierzytelnianie dostępu dla pracowników, opracowywanie statystyk pracy drukarek i zarządzenie zadaniami w trybie wydruku podążającego. Japoński producent kładzie jednak duży nacisk na świadomą troskę o środowisko. Odzwierciedlenie tej idei jest również widoczne w Epson Print Admin. Program można skonfigurować w taki sposób, aby pojawiające się powiadomienia informowały użytkowników o najkorzystniejszych dla środowiska naturalnego ustawieniach drukowania. Zadaniem tego rozwiązania jest zachęcenie pracowników do odpowiedzialnego doboru parametrów już na etapie wywoływania zadania wydruku. Redukcja zużycia materiałów eksploatacyjnych oraz ilości odpadów to również znacząca oszczędność finansowa. Klienci marki Epson mogą przetestować bezpłatnie oprogramowanie w sieci złożonej z dwóch drukarek. Zależnie od potrzeb istnieje możliwość zakupienia dodatkowych licencji.

Warto dodać, że firma na marcowych targach CeBIT zaprezentowała także biurowy system recyklingu makulatury. Przeznaczeniem urządzenia o nazwie PaperLab jest wytwarzanie papieru, wykorzystując zniszczone lub przeznaczone do utylizacji dokumenty. Producent kieruje tę ofertę zwłaszcza do dużych przedsiębiorstw, w których obowiązują szczególne polityki bezpieczeństwa dotyczące niszczenia poufnych dokumentów.

Zautomatyzowane zarządzanie dokumentacją

Marka OKI jest jednym z liderów w zakresie wdrażania technologii zarządzania wydrukiem. Zgodnie z profilem oferty, większość rozwiązań jest opracowywanych pod kątem klientów biznesowych. Podczas gdy konkurenci skupiają swoje usługi wokół optymalizacji kosztów i bezpieczeństwa wydruku, OKI stawia na systemy zarządzania dokumentacją. Kluczowym elementem jest w tym wypadku program Sendys Explorer. Oprogramowanie oferuje podstawowe udogodnienia związane z uwierzytelnianiem zadań. Obejmują one obsługę autoryzacji za pośrednictwem kodów PIN, kart RFID czy zautomatyzowanych usług lokalnych. Oprogramowanie tworzy również zestawy statystyk i analiz dotyczących eksploatacji drukarek. Wyróżnikiem w tym wypadku jest wbudowany portal Document Explorer. Stanowi on ważną część centrali dokumentów, umożliwiającej przesyłanie materiałów na pocztę elektroniczną, do folderu sieciowego, serwera e-mail/faks lub własnego systemu zarządzania dokumentami. Portal ma ułatwić zarządzanie dokumentami przez kontrolę dostępu oraz szereg funkcji ułatwiających pracę z plikami. Jednym z jego największych atutów jest wbudowany system optycznego rozpoznawania znaków. Pozwala on na konwertowanie zeskanowanych materiałów do formy edytowalnej.

System oferuje również łatwą konwersję plików między formatami: TXT, TIFF, PNG, JPEG, PDF i PDF/A. Użytkownicy rozbudowanej wersji Document Explorer Premium mogą ponadto korzystać z funkcji odczytu i edycji plików Microsoft Word i Excel. Oprogramowanie zapewnia możliwość zlecania wydruków z poziomu chmury. Producent opracował ponadto specjalną aplikację, zapewniającą dostęp do systemu z poziomu urządzeń mobilnych. Wszystkie usługi są dostępne w formie płatnych abonamentów. Producent pokusił się nawet o rozbicie opłat na zapewnianie kompatybilności z poszczególnymi dyskami w chmurze (Dropbox, OneNote i inne).

Usługi wokół chmury

Praca w chmurze niesie ze sobą imponujący zestaw podstawowych udogodnień. Pierwszym z nich jest zazwyczaj dostęp do serwisów pozwalających na przechowywanie danych w chmurze. Lista obejmuje zazwyczaj najpopularniejsze usługi, takie jak: Dropbox, Dysk Google, OneDrive i Evernote. Niektórzy producenci decydują się na oferowanie własnych usług towarzyszących. Przykładem jest zestaw narzędzi oferowanych przez markę Canon. Producent zadbał o szeroki dostęp do wartościowych materiałów, które użytkownik może wydrukować za pośrednictwem chmury. Listę otwierają internetowe albumy fotograficzne iMAGE GATEWAY, Flickr i Photobucket. Wydruki mogą być wykonywane również bezpośrednio z popularnych serwisów społecznościowych.

Innym ciekawym dodatkiem jest serwis Creative Park zawierający wysokiej jakości pliki do wydruku.

Zazwyczaj są to materiały pozwalające na kreatywne wzbogacenie wydrukowanych zdjęć. Wśród zasobów można odnaleźć trójwymiarowe szablony do składania, tematyczne ramki czy naklejki do przyozdabiania fotografii. Wszystkie oferowane przez Canona rozwiązania są dostępne z poziomu przeglądarki lub urządzeń mobilnych za pośrednictwem aplikacji Canon PRINT Inkjet/SELPHY. Jest to program, który odpowiada za podstawowe funkcje związane z drukowaniem i skanowaniem mobilnym.

Kreatywne narzędzia do wydruków mobilnych

Istotnym elementem aplikacji Canon PRINT Inkjet/SELPHY jest wtyczka Easy-PhotoPrint+. Pozwala ona na zaawansowane zarządzanie wydrukami zdjęć. Program oferuje funkcję tworzenia własnych kart okolicznościowych, kalendarzy i kolaży. Materiały do prac mogą być wybierane z pamięci urządzenia lub multimediów udostępnianych w sieci. Niestety, wtyczka jest dostępna wyłącznie dla urządzeń kompatybilnych z usługami w chmurze.

Pakiet kreatywnych funkcji oferuje również Epson. Zostały one skupione wokół osobnej aplikacji Epson Creative Print. Oprogramowanie ułatwia edycję zdjęć i tworzenie kolaży. Lista udogodnień obejmuje kreator kolorowanek czy spersonalizowanych kartek pocztowych. Użytkownicy niektórych drukarek mogą również skorzystać z narzędzia do tworzenia nadruków na płyty CD.

Nietypowe formy komunikacji

Coraz większą popularność znajduje zastosowanie w drukarkach systemu komunikacyjnego NFC. Odpowiednie moduły komunikacyjne pojawiły się w części urządzeń Canona i Samsunga. Oczywiście, nie jest to rozwiązanie stosowane jako alternatywa dla Wi-Fi. Dotykowa łączność sprawdza się doskonale jako rozwiniecie idei gniazd PictBridge USB. Urządzenia mobilne wyposażone w specjalną aplikację nawiązują połączenie natychmiast po położeniu ich na drukarce. Pakiet oferowanych funkcji zazwyczaj nie różni się niczym od tego, który jest dostępny za pośrednictwem konwencjonalnych form połączenia. Jednakże w tym wypadku proces parowania urządzeń przebiega zdecydowanie szybciej. Mniejszy entuzjazm producentów zbudza łączność za pośrednictwem Bluetootha. Przez ostatnie lata oferowały ją głównie rozbudowane kombajny drukujące i drukarki mobilne. Większość tego typu urządzeń zdążyła już zniknąć z rynku.

Bezprzewodowy wydruk z aparatu

PictBridge to technologia pozwalająca na drukowanie bezpośrednio z aparatów i zewnętrznych nośników pamięci. Standardowo jest ona oparta na frontowym gnieździe USB. Naprzeciw potrzebom fotografów wyszła marka Canon. Drukarki z fotograficznych serii PIXMA i Selphy zostały wyposażone w funkcję bezprzewodowego PictBridge. Dzięki temu zdjęcia mogą być łatwo drukowane z pamięci aparatów wyposażonych w moduł komunikacji Wi-Fi.

Bardzo ciekawe rozwiązanie opracowała również firma Epson. Jej zaawansowane drukarki są często wyposażone w dodatkowe porty USB oraz sloty kart pamięci. Dzięki odpowiedniej konfiguracji są w stanie pełnić rolę bezprzewodowego czytnika. Pliki z nośników podłączonych do drukarki w konwencjonalny sposób mogą być bezprzewodowo przesyłane do pamięci urządzeń mobilnych. Producent wskazuje, że jest to rozwiązanie ułatwiające bezprzewodową współpracę ze starszymi modelami aparatów.

Sprytne zarabianie na wydrukach

Punkty mobilnego drukowania to ciekawy pomysł na rozbudowę sieci usług na terenie np. hotelu czy w miejscach użyteczności publicznej. PrintSmart Mobile Zone to zaawansowana usługa wydruków mobilnych w wyjątkowo prostym wydaniu. Autorem technologii jest Brother. Klienci mogą wysyłać żądanie wydruku za pośrednictwem przeznaczonej do tego celu aplikacji bądź portalu internetowego. Drukowanie odbywa się po wprowadzeniu indywidualnego kodu PIN już bezpośrednio na urządzeniu. Wsparcie dla technologii GPS pozwoli klientom na szybkie zlokalizowanie najbliższej drukarki. Oprogramowanie ma wbudowany licznik opłat za wydruki oraz tabelę cen ustalaną przez właściciela systemu.

Krok naprzeciw potrzebom pracownika

Wielu pracowników korzysta z drukarek służbowych również w celach prywatnych. Najbardziej oczywistą metodą walki z tym zjawiskiem jest intensywna kontrola dostępu. Ciekawa alternatywę zawierają systemy marki Kyocera. Producent proponuje rozwiązanie, w którym każdy pracownik może mieć przydzieloną pulę wydruków na cele prywatne. Oprogramowanie pozwala pracodawcy na oferowanie płatnych wydruków z naliczaniem rozpoczynającym się po przekroczeniu darmowego limitu.

Ten sam producent oferuje jeszcze jedno interesujące rozwiązanie skierowane do pracowników. Część zaawansowanych urządzeń posiada wyświetlacze z możliwością personalizacji ekranu. Oznacza to, że pracownik otrzymuje szybki dostęp do funkcji, z których najczęściej korzysta wykonując swoje zadania. Może być to znaczące ułatwienie dla osób o skromnej wiedzy w zakresie technologii. Technologia ta pozwala również ukryć przed pracownikami funkcje, które wykraczają poza ich kompetencje.

Kluczowe informacje pod bieżącą kontrolą

Większość rozwiązań związanych z zarządzeniem dokumentacją oferuje funkcje dotyczące rozpoznawania tekstu czy analizy treści. Mogą one mieć kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa danych w firmie. Odpowiednie algorytmy wykorzystuje w swoim oprogramowaniu marka Kyocera. Administrator może wskazać słowa, których użycie w dokumentach ma być raportowane. System wychwytuje kluczowe frazy w dokumentacji przetwarzanej przez urządzenie. Dzięki temu kierownictwo ma bieżący ogląd na przepływ dokumentów w firmie. Kontrola tego typu pozwala na weryfikację, czy najistotniejsze dane są wykorzystywane wyłącznie przez osoby do tego powołane.


Zobacz również