Szybko na miejsce

Praca grupowa nie jest już powiązana z konkretnym miejscem. Współpracownicy dzielą się pomysłami, dokumentami i zadaniami, nie siedząc w jednym pokoju dniami i nocami. Dzięki Internetowi mogą to robić nawet wówczas, gdy są oddaleni od siebie o tysiące kilometrów i kilka stref czasowych.

Praca grupowa nie jest już powiązana z konkretnym miejscem. Współpracownicy dzielą się pomysłami, dokumentami i zadaniami, nie siedząc w jednym pokoju dniami i nocami. Dzięki Internetowi mogą to robić nawet wówczas, gdy są oddaleni od siebie o tysiące kilometrów i kilka stref czasowych.

Firma Lotus Development znana jest ze świetnych programów do pracy grupowej. Rok temu wprowadziła na rynek aplikację QuickPlace, która stała się przebojem wśród narzędzi tego typu. Umożliwiła bowiem bardzo łatwe i szybkie współdzielenie efektów pracy nad projektami przez Internet lub intranet. Przetestowaliśmy najnowszą wersję QuickPlace o numerze 2.0 wzbogaconą o kilka przydatnych funkcji, jak np. powiadomienie pocztą e-mail o zmianach czy możliwość prowadzenia pogawędek w czasie rzeczywistym.

Instalacja programu jest banalnie prosta i sprowadza się w zasadzie do wskazania katalogu na serwerze Windows NT i podania nazwy oraz hasła administratora QuickPlace. Po udanej instalacji program poinformuje, pod jakim adresem URL dostępny będzie dla użytkowników interfejs serwera QuickPlace. Wówczas wystarczy w dowolnym miejscu na Ziemi podać w swej przeglądarce WWW (Internet Explorer lub Netscape Navigator w wersji od 4 wzwyż) rzeczony adres, a po chwili pojawi się powitalny ekran QuickPlace, w którym możesz utworzyć nowe miejsce QuickPlace.

Wystarczy tylko podać nazwę, hasło i adres e-mail, a po chwili twoje miejsce QuickPlace jest gotowe.

Wystarczy tylko podać nazwę, hasło i adres e-mail, a po chwili twoje miejsce QuickPlace jest gotowe.

Gdy wybierzesz utworzenie nowego miejsca, zostaniesz poproszony o podanie nazwy użytkownika, hasła, adresu e-mail i nazwy samego miejsca QuickPlace. W ciągu minuty serwer przygotuje bezpieczny obszar z własnym adresem URL, od razu gotowy do użycia. Teraz można - wciąż z poziomu przeglądarki - nadać mu właściwy kształt, wybierając elementy, jakie ma zawierać (np. grafik przydziału zadań, okno pogawędek itp.). Trzeba też ustalić, kto może korzystać z utworzonego przez nas miejsca współpracy. Tu z pomocą przychodzi integracja z katalogami Domino, serwerami LDAP, kontami domeny Windows NT i katalogami Exchange: jeśli w sieci istnieje któraś z tych usług, okno wyboru użytkowników zawierać będzie wszystkie osoby w niej zarejestrowane. Każdy wybrany użytkownik otrzyma własny adres e-mail związany z projektem i będzie otrzymywać powiadomienia o zmianach dokonanych na plikach projektu.

Cały proces tworzenia miejsca odbywa się w przegądarce WWW. Można od razu umieścić pliki MS Office 2000, które inni obejrząw przeglądarce.

Cały proces tworzenia miejsca odbywa się w przegądarce WWW. Można od razu umieścić pliki MS Office 2000, które inni obejrząw przeglądarce.

Najistotniejszą cechą QuickPlace jest to, że członkowie grup mogą umieszczać w miejscach współpracy dokumenty Microsoft Office 2000 bez uprzedniej konwersji do HTML, a mimo to inni użytkownicy będą w stanie przeglądać te dokumenty w swej przeglądarce nawet wówczas, gdy nie mają aplikacji źródłowej. QuickPlace dokonuje też automatycznej konwersji prezentacji PowerPointa i wielowarstwowych arkuszy Excela na serię kolejnych stron. W naszych testach nawet złożone prezentacje konwertowane były bez problemu. Szkoda tylko, że QuickPlace nie pozwala na zapisywanie dokumentów bezpośrednio z MS Office 2000.

Oprócz umieszczania dokumentów Office możliwe jest przeciąganie i upuszczanie plików HTML, GIF i JPEG z pulpitu prosto na miejsce QuickPlace w oknie przeglądarki.

W QuickPlace 2.0 zdecydowanie ulepszono bezpośrednią komunikację z innymi użytkownikami. Poprzez Lotus SameTime obsługiwane są komunikaty natychmiastowe - widzisz, kiedy inni członkowie grupy używają miejsca QuickPlace. Można prowadzić pogawędki w ramach całej grupy, jak i prywatne z poszczególnymi osobami, chociaż nie zapewniono metody na archiwizację tych rozmów.

Praca grupowa to także - a może przede wszystkim - umiejętne przydzielenie zadań i utrzymanie kontroli nad ich realizacją. Pomóc w tym mają narzędzia takie jak wykresy Gantta, pokazujące przydzielone zadania, terminy, postęp wykonania i zakres odpowiedzialności. Dołączony jest też kalendarz projektu dla całej grupy, w którym umieszcza się informacje o ukończeniu etapów i spotkaniach załogi.

Użytkownik QuickPlace nie jest ograniczony sztywnymi regułami tworzenia miejsca współpracy. Funkcja dopasowania PlaceType pozwala zachować konstrukcję miejsca, włącznie z listami członków, strukturami folderów, formularzami itp. jako szablony i używać ich w kolejnych projektach. Jest też miejsce dla programistów, którzy mogą dołączyć własne obiekty napisane np. w Javie.

QuickPlace 2.0 przyda się wszędzie tam, gdzie współpracownicy muszą mieć dostęp do zasobów projektu o każdej porze, z każdego miejsca i z każdego peceta. Łatwość instalacji i obsługi programu powinny zrekompensować jego dwie największe wady: brak polskiej wersji i dostępność wyłącznie na platformę serwerową Windows NT.


Zobacz również