Taglocity 2.0

Wielu użytkowników zmaga się z problemem przeładowania swoich skrzynek mailowych, w którym są setki, a nawet tysiące przesyłek, z których wielu nie zdążyliśmy nawet przeczytać, a co dopiero odpowiedzieć.

Wielu użytkowników zmaga się z problemem przeładowania swoich skrzynek mailowych, w którym są setki, a nawet tysiące przesyłek, z których wielu nie zdążyliśmy nawet przeczytać, a co dopiero odpowiedzieć.

Taglocity 2.0

Informacje: http://www.taglocity.com Cena: bezpłatny:

Nic bardziej nie denerwuje niż ważna wiadomość zagubiona w stercie listów, podobnie jak zupełnie zbyteczne informacje otrzymywane w trybie "do wiadomości", które - mówiąc kolokwialnie - zamulają naszą skrzynkę; to zjawisko typowe zwłaszcza w środowisku biurowym, gdzie wielu pracowników wykazuje się zbyteczną nadgorliwością. Powoduje to marnowanie czasu na odebranie i przeczytanie niechcianych maili i stwarza możliwość przeoczenia w stosie wiadomości naprawdę istotnych listów.

Firma Terazen Technology spróbowała zaradzić problemowi, tworząc narzędzie przeznaczone dla użytkowników indywidualnych i biurowych, które pozwala uporządkować i posortować przychodzące wiadomości.

Jak to działa

Taglocity 2.0

Taglocity 2.0

Przede wszystkim program pozwala użytkownikom na utworzenie szeregu tagów (etykiet), zgodnie z indywidualnymi preferencjami i potrzebami - rozwiązanie to jest podobne do zastosowanego w interfejsie Gmail i umożliwia lepsze zarządzanie przychodzącymi wiadomościami. W efekcie przychodzące maile można w szybki sposób oznaczać i kategoryzować.

Warto zauważyć, że tagowanie jest procesem logicznym w przeciwieństwie do kategoryzacji opartej na umieszczaniu listów w fizycznych folderach - listowi można przypisać kilka tagów (np. list od współpracownika Jana Kowalskiego można oznaczyć jako list od konkretnej osoby, jak i list od współpracownika z firmy), podczas gdy folder jednoznacznie przypisuje go do określonego miejsca.

Tagowanie umożliwia w konsekwencji łatwiejsze odnajdywanie informacji z danego zakresu. Wystarczy w odpowiednim oknie zaznaczyć tylko wybrane grupy, aby wyświetlić wyłącznie oznaczone wcześniej w ten sposób informacje. Jest to dużo efektywniejsza wersja tworzenia folderów dla wiadomości.

Atutów jest więcej. Program potrafi sam etykietować przychodzące wiadomości - wystarczy tylko ustawić odpowiednie wytyczne, którymi ma się kierować. Pozytywne wrażenie robi też system wyszukiwania wiadomości. Działa on świetnie zarówno wtedy, gdy szuka się przesyłki na podstawie wyrazów kluczowych w tekście w niej zawartym, jak i z wykorzystaniem tagów.

Bardzo wygodną funkcją jest przeglądanie wiadomości w "blogowym" stylu. Funkcja działa podobnie do tej znanej z Gmaila. Wystarczy jedno kliknięcie myszy, aby szybko przywołać wszystkie pokrewne wiadomości. Będą one posegregowane chronologicznie z widocznym nadawcą, tematem, ale także sporym fragmentem tekstu pozwalającym szybko się zorientować, czego dokładnie dotyczyła dana wiadomość.

Tagowane mogą być także wiadomości wychodzące ze skrzynki pocztowej użytkownika. Funkcja jest bardzo przydatna nie tylko wtedy, gdy odbiorca także korzysta z Taglocity. Otagowany mail zwrotny trafi bowiem od razu do odpowiednich zakładek u użytkownika.

Tagowanie w firmach

Terazen Technology oferuje nie tylko rozwiązania dla użytkowników indywidualnych - producent nastawia się także na obsługę przedsiębiorstw. Funkcja Taglocity Groups pozwala na trzymanie wybranej grupy istotnych otagowanych maili np. na wewnętrznym serwerze. Skutek jest taki, że ważne dla danej grupy odbiorców informacje zawsze znajdą się w tak samo otagowanej zakładce i będą tam dostępne zarówno dla osób już korzystających z Taglocity, jak i np. nowych pracowników potrzebujących informacji z danego zakresu. Taglocity Groups powoduje jednak przede wszystkim zmniejszenie obciążenia związanego z czytaniem maili. Pracownicy mogą szeregować nowe wiadomości według tagów i przeglądać te najistotniejsze dla wykonywanej przez nich pracy, a pomijać lub czytać później wszystkie inne z tagami niezwiązanymi bezpośrednio z obowiązkami danej osoby. Znacząco zwiększa to efektywność.

Taglocity jest programem bezpłatnym. Do jego działania wymagany jest jedynie Microsoft Outlook 2003 lub 2007 zainstalowany wraz z systemem Windows XP, 2003 bądź Vista. Dostępna jest także płatna wersja Professional. Ma ona kilka funkcji niedostępnych dla użytkowników bezpłatnego Taglocity. Między innymi jest to Tagline Control, czyli funkcja pozwalająca na edycję bądź wyłączenie standardowej informacji zawartej przy tagach. W bezpłatnej wersji dołączany jest tam dyskretny link do oficjalnej strony Taglocity.

Druga z ważnych płatnych funkcji to dostęp do zaawansowanych opcji programu. W rezultacie użytkownik będzie mógł ustawić niewidoczne dla innych tagi lub czasowo je wyłączyć.

Plusy:

  • wygodna technika etykietowania
  • skuteczność wyszukiwania
  • automatyzm

Minusy:

  • nie ma

Podsumowanie: Taglocity to warte zainteresowania rozszerzenie do Outlooka zwiększające efektywność zarządzania przesyłkami.


Zobacz również