W grupie raźniej

Wirtualny pokój, w którym można gromadzić wszystkie dokumenty niezbędne wielu pracownikom? Publicznie dostępny kalendarz pozwalający kontrolować ważne terminy? To tylko niektóre funkcje dobrego systemu do pracy grupowej.

Wirtualny pokój, w którym można gromadzić wszystkie dokumenty niezbędne wielu pracownikom? Publicznie dostępny kalendarz pozwalający kontrolować ważne terminy? To tylko niektóre funkcje dobrego systemu do pracy grupowej.

W poprzednim numerze PC World przedstawiliśmy system Sametime 1.5 firmy Lotus, służący do pracy grupowej i komunikacji w czasie rzeczywistym. Tym razem opisujemy inny produkt tej samej firmy, będący funkcjonalnym uzupełnieniem Sametime. Quickplace 2.0 - bo o tym programie mowa - jest narzędziem służącym do komunikacji asynchronicznej - czyli takiej, w której reakcja na wysłany komunikat nie jest natychmiastowa, a porozumiewający się użytkownicy nie muszą być obecni w tym samym czasie i w tym samym miejscu. Najprostszym przykładem komunikacji asynchronicznej jest poczta elektroniczna.

Instalacja

W informacjach reklamowych Lotus zapewnia, że dzięki QuickPlace będziemy mogli błyskawicznie utworzyć środowisko do pracy grupowej. Przebieg procesu instalacji każe wierzyć, że faktycznie tak jest - wszystko odbywa się szybko i bez problemów. Niemalże bez operacji konfiguracyjnych QuickPlace jest gotowy do pracy po kilku minutach od uruchomienia programu instalacyjnego!

Ponieważ QuickPlace przewidziany jest do pracy w środowisku internetowym i intranetowym, oczywiste jest, że do komunikacji z użytkownikiem wykorzystuje interfejs zbudowany na podstawie przeglądarki internetowej. Jeśli mamy w systemie zainstalowany serwer WWW firmy Microsoft (IIF4 lub IIF5), wówczas QuickPlace może go wykorzystać; jeśli nie - zainstaluje swój własny. Trochę gorzej jest w przypadku serwera poczty elektronicznej - program do działania wymaga własnego modułu obsługującego pocztę i nie będzie współpracował z żadnym innym rozwiązaniem.

Do pracy!

QuickPlace został zaprojektowany do odwzorowania w wirtualnym świecie pokoju w typowym budynku biurowym, w którym uprawnieni użytkownicy mogą przechowywać swoje i przeglądać publicznie dostępne dokumenty.

Bardzo dobrze przemyślany został system dodawania nowych dokumentów - mogą one być tworzone za pomocą wbudowanych edytorów, z wykorzystaniem MS Office, bądź nawet przesyłane jako wiadomości e-mail. Ta ostatnia funkcja jest niezwykle ciekawa - jeśli chcielibyśmy podać do publicznej wiadomości jakiś ważny e-mail, wystarczy przesłać go pod stosownym adresem, a zostanie automatycznie opublikowany w przeznaczonym do tego pokoju. Podobnie łatwo opublikować na stronach np. cennik zapisany w formacie MS Excel - wystarczy kilka prostych czynności według wskazówek odpowiedniego kreatora.

Możemy wykorzystać specjalne formularze, aby usystematyzować dane wprowadzane przez użytkowników. Formularze te są dowolnie tworzone z bogatego zestawu gotowych elementów.

Niedociągnięciem jest brak poprawnej obsługi polskiej strony kodowej. Oznacza to, że jeśli we wprowadzanych tekstach będą polskie znaki, wówczas za każdym razem będziemy musieli ręcznie przełączać przeglądarkę w odpowiedni tryb - w przeciwnym razie spotka nas wątpliwa przyjemność oglądania na ekranie "krzaczków" zamiast polskich znaków. W przypadku konwersji dokumentów z formatu MS Excel lub MS Word nie pomaga nawet ręczne ustawienie strony kodowej.

Użytkownicy do swojej dyspozycji mają również forum dyskusyjne, działające według klasycznych zasad, z podziałem dyskusji na poszczególne wątki.

Kalendarz to podstawa

Podstawowym elementem każdego systemu wspomagającego pracę grupową musi być dobry kalendarz. Trudno sobie bez niego wyobrazić jakąkolwiek synchronizację zadań w większych projektach. QuickPlace wyposażony jest w dość rozbudowane narzędzia do zarządzania czasem i ludźmi.

Kalendarz pozwala określać terminy wszelkiego rodzaju wydarzeń, definiować czas ich trwania i ewentualną powtarzalność. Dane te są widoczne dla wszystkich użytkowników danego pokoju. Przydałaby się jednak funkcja, która automatycznie wysyłałaby do wybranych osób powiadomienie o konkretnym wpisie w kalendarzu.

Możemy również przydzielać poszczególnym osobom zadania i na bieżąco kontrolować stan ich realizacji, m.in. na wykresach Gantta. Dzięki temu szybko stwierdzimy, którzy pracownicy są bardzo zapracowani, a którzy akurat nie realizują żadnych konkretnych zadań.

Administratora żywot lekki

Podstawowa administracja systemem QuickPlace została ograniczona do minimum i nie nastręcza żadnych problemów. Najważniejszą decyzją jest przyznanie odpowiednich uprawnień poszczególnym użytkownikom - mogą mieć prawa tylko do odczytu dokumentów, do ich edycji, bądź pełne prawa administracyjne. Dla każdego z utworzonych pokoi można zdefiniować odrębne poziomy uprawnień.

Niezwykle sympatyczną atrakcją jest funkcja pozwalająca jednym ruchem myszy diametralnie odmienić wygląd interfejsu użytkownika. Chodzi oczywiście o popularne "skórki" - możemy wybrać jeden z kilkudziesięciu gotowych schematów lub nawet zaprojektować własny.

Przykład całkiem praktyczny

Wyobraźmy sobie niewielką firmę zajmującą się sprzedażą komputerów i akcesoriów komputerowych. Firma należy do pana Zbyszka, który zajmuje się koordynacją wszystkich zadań. Pracuje w niej również pani Zosia, asystentka odpowiedzialna za wszelkie prace administracyjne i uaktualnianie wpisów w cennikach. Piotr współpracuje z klientami, odpowiada na ich pytania i przyjmuje zamówienia. Adam zajmuje się zaopatrzeniem magazynów firmy w niezbędne podzespoły komputerowe oraz rozwozi gotowe komputery do klientów. Edek natomiast zajmuje się składaniem komputerów.

W jaki sposób przystosować QuickPlace do wykorzystania w takiej firmie?

Urządzamy dom

Jak już zostało wspomniane w recenzji, możemy tworzyć dowolną liczbę pokoi, każdy o innym przeznaczeniu. Dodatkowo, pokoje można zagnieżdżać. W naszym przykładzie utworzymy następujące pokoje: Oferta, Zamówienia, Firma. Firma i Oferta będą funkcjonowały niezależnie od siebie, natomiast Zamówienia będą zagnieżdżone wewnątrz Oferty. Pokój, który nazwaliśmy Oferta, będzie dostępny dla klientów. Zadaniem pani Zosi będzie publikowanie w nim aktualnych cenników, eksportowanych z arkusza MS Excel. Pokój Zamówienia będzie wykorzystywał system formularzy, umożliwiający klientom składanie zamówień.

Pokój Firma będzie służył do wewnętrznej komunikacji pomiędzy pracownikami firmy - w tym pokoju aktywne będą mechanizmy służące do kontrolowania realizacji zadań, zaś wbudowany kalendarz posłuży do synchronizacji terminów. Pokój ten musi być niezależny od dwóch pozostałych, gdyż raczej niewskazane byłoby, gdyby nasi klienci mogli mieć wgląd w wewnętrzne sprawy naszej firmy. Proces konfigurowania QuickPlace zaczniemy właśnie od tego pokoju.


Zobacz również