Wyszukiwanie w Gmailu

Gmail jest najlepszą, a z całą pewnością najbardziej sprawną i rozbudowaną technicznie pocztą elektroniczną dostępną online, w przeglądarce internetowej. Wyszukiwanie informacji wśród setek i tysięcy listów byłoby niemożliwe albo co najmniej utrudnione bez sprawnej wyszukiwarki, która potrafi znaleźć nie tylko sumę czy iloczyn wyrazów kluczowych. Gmail potrafi na szczęście całkiem sporo, oferując rozbudowaną składnię, którą warto poznać i regularnie stosować.

Etykiety, którymi klasyfikujemy przesyłki, są wygodną metodą porządkowania zgromadzonych na koncie przesyłek, ale ich wartość informacyjna jest siłą rzeczy ograniczona i po pewnym czasie coraz bardziej zaznacza się konieczność posiadania sprawnego systemu wyszukiwawczego - listów jest po prostu coraz więcej. Powiedzmy więc o technice wyszukiwania poczty, która przyda się, gdy przesyłek będą setki, a zaraz potem tysiące, co może stać się już w ciągu pierwszego roku. Google sukcesywnie zwiększa pojemność skrzynki (obecnie ok.7,7 GB) i coraz mniej chętnie usuwamy stare wiadomości, bo nic nas do tego zmusza. Sprawne korzystanie z wyszukiwarki jest zatem warunkiem skutecznej i szybkiej pracy z systemem.

Wyszukiwanie pełnotekstowe

Oczywiście najprostszą metodą jest użycie wyrazu kluczowego wpisanego w pole wyszukiwania i kliknięcie przycisku Wyszukaj wiadomość. Wynikiem jest znalezienie wszystkich przesyłek, w których w dowolnym miejscu znajduje się dany wyraz. Jest on domyślnie zaznaczany żółtym podlewem, aby można go było łatwo znaleźć w treści przesyłki. W szukanych wyrazach możesz oczywiście stosować polskie znaki diakrytyczne. Gdy otworzysz jeden ze znalezionych listów, a nie jest on tym, o który ci chodzi, kliknięcie Wstecz spowoduje powrót do listy znalezionych przesyłek.

Jednowyrazowe kryterium wyszukiwania

Jednowyrazowe kryterium wyszukiwania

To metoda skuteczna, ale daje niejednokrotnie zbyt wiele wyników, jeśli nasza skrzynka gromadzi mnóstwo listów.

Metodą zawężenia poszukiwań jest użycie więcej niż jednego słowa kluczowego. Gdy w polu wyszukiwania wpiszesz dwa takie wyrazy, Google potraktuje je jako iloczyn logiczny (koniunkcję) i odszuka wszystkie przesyłki, które zawierają OBA wyrazy jednocześnie.

A co zrobić, gdy na przykład nie pamiętasz imienia jakiejś osoby, ale przypuszczasz, że brzmi ono Anna lub Hanna? Rozwiązaniem jest użycie specjalnego operatora logicznego OR, który oznacza tzw. sumę logiczną. Gdy podasz w polu wyszukiwania anna OR hanna (OR musi być podane wielkimi literami), wyszukiwarka znajdzie wszystkie przesyłki, w których występuje wyraz anna albo wyraz hanna albo też oba wyrazy jednocześnie. Jak łatwo zauważyć, suma (inaczej zwana alternatywą) daje zazwyczaj więcej wyników niż iloczyn.

Jeszcze inną metodą jest użycie tzw. różnicy, czyli operatora minus (-). Może to być użyteczne wówczas, gdy chcesz znaleźć wszystkie listy z wyrazem word, ale nie w postaci microsoft word. Wtedy możesz się pozbyć wyrazu microsoft, wpisując w polu wyszukiwania ciąg word -microsoft. Wyszukiwarka znajdzie wszystkie listy z pierwszym wyrazem ale odrzuci z nich te, w których znalazł się dodatkowo ten drugi wyraz.

Opcje wyszukiwania

Gdy klikniesz trójkącik przy prawym brzegu pola wyszukiwania, zostanie pokazany formularz z opcjami wyszukiwania, w którym możemy precyzować warunki. Naturalnie możesz zastosować kilka warunków jednocześnie.

Formularz z opcjami wyszukiwania

Formularz z opcjami wyszukiwania

Pole Od pozwala znaleźć listy pochodzące z konkretnego adresu (np. kowalski@gmail.com) czy użytkownika o danej nazwie (Jasiu).

Pole Do pozwala przeszukiwać listy wysłane przez nas do danego użytkownika.

Pole Temat pozwala zawęzić wyszukiwanie treści do tematu przesyłek; ciało listu nie będzie w nim uwzględniane, nawet jeśli zawiera wyraz kluczowy.

Rozwijane pole Wyszukaj pozwala przeszukać wybrane przegródki w naszej bazie listów.

Przeszukiwanie wskazanego folderu

Przeszukiwanie wskazanego folderu

Jak widać na ilustracji, możemy przeszukiwać całą bazę (Wszystkie), tylko Odebrane, tylko Oznaczone gwiazdką itd. Możliwe jest też uwzględnienie tego, czy list był przeczytany czy też nie, można również przeszukiwać listy oznaczone etykietami.

Pole Zawiera słowa pozwala wprowadzić szukane wyrazy kluczowe. Gdy wpiszemy jeden wyraz, będzie to odpowiednik wyszukiwania jednego wyrazu opisanego w poprzednim punkcie, podobnie jak podanie dwóch wyrazów, czyli koniunkcji. Możemy skorzystać z opisanej wyżej alternatywy, wpisując tu na przykład warunek wyraz1 OR wyraz2.

Gdy natomiast w polu Nie zawiera podasz jakiś wyraz, będzie to odpowiednik opisanej wyżej różnicy warunków, czyli np. word -microsoft.

Dodatkowo możemy jeszcze uwzględnić obecność załącznika (pole wyboru Zawiera załącznik) oraz jeden z ośmiu okresów przed jakąś datą lub po niej - datę podajemy numerycznie jako rok/miesiąc/dzień, np. 2009/05/20 lub rok-miesiąc-dzień, np. 2009-05-20 (czteroznakowy rok!). Możesz użyć także kryteriów wczoraj, dzisiaj i jutro. Wyszukanie wymaga kliknięcia niebieskiego przycisku Wyszukaj wiadomość.

Przykładowo, podanie okresu 1 miesiąc i daty 2010-12-20 spowoduje wyszukanie wiadomości z okresu zdefiniowanego jako after:2010/11/20 before:2011/1/21, co widać w polu z wynikami, gdzie pojawia się ten ciąg.

Zapewne w większości sytuacji wyszukiwanie takie zaspokoi twoje potrzeby, ale bardziej zaawansowani użytkownicy chętnie skorzystają z techniki ręcznego definiowania składni. Gmail oferuje tutaj szereg poleceń.

Składnia wyszukiwarki

Spróbujmy teraz przełożyć wyszukiwanie za pomocą formularza na składnię wyszukiwarki. Zauważ, że składnia podana ręcznie nie zawsze ma odpowiednik w formularzu, co tym bardziej zachęca do jej poznania i wykorzystania.

• W kolumnie Operator jest podany formalny operator wyszukiwania.

• Kolumna Polecenie zawiera przykład polecenia wpisanego w wyszukiwarce pełnotekstowej.

• W kolumnie Pole formularza podany jest odpowiednik operatora w formularzu z opcjami wyszukiwania.

Tabela poleceń

Tabela poleceń

Przykłady użycia

Najlepszą metodą uczenia się jest studiowanie przykładów praktycznego użycia. Użycie pojedynczych operatorów nie powinno przysparzać żadnych problemów, zatem skupimy się tutaj na bardziej złożonych przykładach.

from:nowak@gmail.com OR from:kowalski@gmail.com - znajdziemy listy pochodzące z obu adresów.

from:Paweł OR from:Maria - wyszukiwarka znajdzie listy od wszystkich Pawłów i Marii.

from:Paweł OR from:Anna -from:Kowalski - znajdziemy listy od wszystkich Pawłów i Marii, ale wykluczony został Paweł Kowalski.

from:Jan OR to:Jan - polecenie znajdzie wszystkie przesyłki od Jana i do Jana.

from:Bogdan in:chats - znalezione zostaną rozmowy na czacie z Bogdanem.

from:Bogdan in:chats życzenia - jak wyżej, ale tylko te, w których jest wyraz życzenia.

youtube jest fajny - wyszukiwarka znajdzie listy z wszystkimi słowami jednocześnie

youtube jest fajny -muzyka - pokażą się listy z pierwszymi trzema słowami (w dowolnym układzie), ale za wyjątkiem tych, gdzie pojawia się wyraz muzyka.

"youtube jest fajny" - zobaczymy tylko te przesyłki, w których występuje fraza w dokładnie takim brzmieniu.

from:Pawel pdf - znajdziemy listy od Pawła z wyrazem pdf

from:Pawel pdf doc - znajdziemy listy od Pawła z wyrazami pdf i doc jednocześnie

from:Pawel pdf OR doc - wyświetlą się przesyłki od Pawła z wyrazem pdf lub z wyrazem doc.

(from:Pawel pdf) OR doc - wyświetlą się przesyłki od Pawła z wyrazem pdf lub przesyłki z wyrazem doc.

subject:obiad OR subject:kolacja - odnajdziesz przesyłki z wyrazem obiad lub wyrazem kolacja w temacie.

subject:obiad OR kolacja - odnajdziemy przesyłki z wyrazem obiad w temacie, jak też przesyłki z wyrazem kolacja w dowolnym miejscu.

(in:spam viagra) OR (in:spam levitra) - znajdziemy przesyłki z wyrazami viagra lub levitra w folderze ze spamem; zwróć uwagę na konieczność użycia nawiasów grupujących, aby pojedyncze wyrazy były jednoznacznie rozumiane.

in:trash from:Anna - odnajdziemy wszystkie przesyłki od Anny znajdujące się w koszu.

picasa OR (in:spam viagra) - znajdziesz wszystkie przesyłki z wyrazem picasa oraz przesyłki z wyrazem viagra w spamie.

cc:Adam spotkanie - polecenie spowoduje odnalezienie wszystkich listów z wyrazem spotkanie, których kopię (carbon copy = do wiadomości) dostał Adam.

bcc:Anna kolacja - polecenie spowoduje odnalezienie wszystkich listów z wyrazem kolacja, których ukrytą kopię (blind carbon copy = ukryte do wiadomości) dostała Anna.

label:ważne OR from:nowak@gmail.com - znajdziemy listy oznaczone etykietą ważne, jak i te, które dostaliśmy z adresu nowak@gmail.com.

in:anywhere viagra - ponieważ wyszukiwarka domyślnie wyłącza foldery spamu i kosza z wyszukiwania, możesz je włączyć do zakresu przeszukiwania, podając powyższe polecenie; gdybyś szukał tego wyrazu w normalnym trybie, wyszukiwarka by go nie pokazała, gdyż zapewne listy z taką treścią lądują od razu w folderze spamu.

has:attachment polecamy - polecenie odnajdzie wszystkie przesyłki z załącznikami, w których treści (listów) znajdzie się podany wyraz.

filename:raport - odszukamy wszystkie przesyłki z plikiem o nazwie raport.

filename:raport from Jan - odszukamy wszystkie przesyłki od Jana z plikiem o nazwie raport.

filename:jpg OR filename:png - odnajdziemy wszystkie listy z plikami JPG lub PNG.

is:unread from:Jerzy - polecenie znajdzie nieprzeczytane listy od Jerzego.

after:2009-03-10 from:Julia - odnajdziemy listy od Julii otrzymane po 10 marca 2009.

from:Paweł after:2009/03/10 before:2009/04/03 - znajdziesz listy od Pawła w przedziale od 10 marca 2009 do 2 kwietnia 2009 (nie do 3 kwietnia!); nie działa jednak wyszukiwanie listów według schematu "przed danym terminem" LUB "po danym terminie", czyli z rozdzielnymi zakresami czasowymi.

Gmail wspomaga nas we wprowadzaniu poleceń. Między innymi po wpisaniu wyrazu has zobaczysz listę proponowanych składni, podobnie jak filename: czy innych poleceń wchodzących w zakres składni.

Podpowiedzi przy wyszukiwaniu

Podpowiedzi przy wyszukiwaniu

Możesz wyszukiwać listy opatrzone dodatkowymi gwiazdkami - sekcję z gwiazdkami zobaczysz w Ustawieniach na karcie Ogólne.

Zestaw gwiazdek do oznaczania poczty

Zestaw gwiazdek do oznaczania poczty

Polecenia, według kolejności gwiazdek na ilustracji (nazwę możesz zobaczyć po przesunięciu kursora myszki nad gwiazdkę):

has:yellow-star

has:blue-star

has:green-check

has:red-bang

has:red-star

has:yellow-bang

has:blue-info

has:purple-question

has:green-star

has:orange-star

has:purple-star

has:orange-guillemet

Wyszukiwanie a filtry

Składnię wyszukiwarki Google można też stosować przy tworzeniu filtrów. Przykładowo:

W polu Od możesz podać $nowak@gmail.com OR kowalski@gmail.com$, aby utworzyć filtr obejmujący przesyłki od jednej albo od drugiej osoby.

W polu Temat możesz wpisać kolacja -śniadanie, aby objąć filtrem przesyłki zawierające w temacie wyraz kolacja, ale niezawierające wyrazu śniadanie.

W polu Zawiera słowa możesz podać "kolacja ze śniadaniem", aby utworzyć filtr, który uwzględnia dokładnie taki ciąg znaków w liście.

Witryny i dokumenty Google

W ustawieniach Gmaila, na karcie Laboratorium, możesz włączyć funkcję Przeszukiwanie aplikacji (po zaznaczeniu radiowego pola wyboru kliknij widoczny na górze I na dole przycisk Zapisz zmiany).

Od tego momentu wyszukiwarka powinna również wyświetlać, obok wyników znalezionych w poczcie, także wyrazy kluczowe znalezione w tworzonych przez nas dokumentach w pakiecie biurowym Dokumenty Google oraz Witryny Google.

Wyniki rozszerzonego wyszukiwania

Wyniki rozszerzonego wyszukiwania

Kliknięcie polecenia Pokaż tylko wyniki z dokumentów i witryn ogranicza wyświetlanie tylko do tych miejsc, usuwając z widoku wyniki w poczcie.


Zobacz również