Zarządzanie projektami w sieci

Sprawdzamy programy do zarządzania projektami w internecie. Okazuje się, że przydają się one nie tylko w korporacjach, lecz także w małych i średnich firmach. Dzięki rosnącej konkurencji maleją ceny, a usługi online stają się coraz bardziej wygodne.

Usługi do zarządzania projektami przydają się w pracy licznych firm. Choć wielu osobom takie narzędzia kojarzą się z wielkimi korporacjami, to każdy, kto choć raz miał okazję realizować jednocześnie kilka różnych zadań, wie doskonale, jak odpowiednio dobrany program do planowania czasu pracy może ułatwić wykonywanie codziennych zadań.

W tym celu można oczywiście skorzystać z najzwyklejszego kalendarza, w którym zdefiniujemy sobie zadania do wykonania na dany dzień, tydzień czy kwartał. Znacznie lepsze efekty osiągniemy jednak, jeśli zdecydujemy się na korzystanie z wyspecjalizowanego narzędzia, stworzonego właśnie z myślą o planowaniu pracy. Będzie ono szczególnie przydatne, jeśli do naszych zadań należy również nadzorowanie innych osób - dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu będziemy mogli łatwo monitorować ich postępy.

Nasze doświadczenia wskazują, że najwygodniejsze w codziennej pracy są aplikacje do zarządzania projektami dostępne w trybie online - choćby dlatego, że można z nich korzystać z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia. Większość z nich jest płatna, ale cena pojedynczej licencji zwykle nie jest wygórowana, a poza tym prawie wszystkie rozwiązania można przez pewien czas przetestować bezpłatnie.

Jest z czego wybierać

Istnieje wiele polskich i zagranicznych usług do zarządzania projektami. Jedną z najpopularniejszych jest, dostępny również w polskiej wersji językowej, Basecamp (www.basecamphq.com). Program umożliwia tworzenie zadań (lub ich rozbudowanej listy), w których możliwe jest stałe monitorowanie postępów prac czy odnotowywanie zrealizowanych etapów (tzw. kamienie milowe). Atutem jest również rozbudowany system powiadomień oraz narzędzia do komunikacji pomiędzy współpracownikami (m.in. czat). Swoją ogromną popularność system zawdzięcza prostocie obsługi. Jeden panel administracyjny wystarcza do zarządzania wieloma projektami naraz. Wśród istotnych opcji wymienić należy edytor dokumentów, umożliwiający wspólne budowanie jednego tekstu przez wielu współpracowników. Oczywiście, podobnie jak w Wordzie, możliwe jest porównywanie wcześniejszych wersji pliku i obserwowanie poszczególnych zmian. Basecamp można przetestować bezpłatnie przez miesiąc, a zależnie od limitu projektów i miejsca w chmurze, ceny miesięcznego abonamentu wahają się od 24 do 149 dolarów.

Dodawanie i przeglądanie plików w usłudze Basecamp jest niezwykle intuicyjne. Twórcy programu zwrócili uwagę na wygodę pracy zwykłego użytkownika

Dodawanie i przeglądanie plików w usłudze Basecamp jest niezwykle intuicyjne. Twórcy programu zwrócili uwagę na wygodę pracy zwykłego użytkownika

Dodatki do Basecampa

Basecamp jest wykorzystywany przez ok. 5 mln osób na świecie. Powstają też liczne aplikacje, których zadaniem jest wzbogacanie podstawowego systemu o dodatkowe funkcje i upraszczanie jego obsługi. Poniżej prezentujemy wybrane przykłady:

Outpost

informacje: www.outpostapp.com

Aplikacja mobilna oparta na usłudze Basecamp, dedykowana użytkownikom urządzeń mobilnych firmy Apple. Program ma pełne wsparcie dla wielu funkcji dostępnych w tradycyjnej wersji systemu. Użytkownik może dodawać nowe i przeglądać istniejące projekty i etapy, zaznaczać zadania oraz śledzić czas spędzony nad danym projektem. Zadania i projekty mogą być przypisywane do wybranych członków zespołu i komentowane.

Agile Agenda

informacje: www.agileagenda.com

Aplikacja do zarządzania czasem pracy napisana w środowisku Adobe AIR. Współpracuje z serwisem internetowym Basecamp i z własną stroną AgileAgenda.com, umożliwiając użytkownikom przechowywanie harmonogramów pracy online i dzielenie się nimi poprzez sieć z innymi pracownikami, rozsianymi po różnych zakątkach świata. Usługę przez miesiąc można testować za darmo. W pełnej wersji kosztuje 79 dolarów.

PM Compass dopiero zaczyna działalność. Można jednak stwierdzić, że graficznie nie odbiega od najlepszych, dostępnych na rynku programów

PM Compass dopiero zaczyna działalność. Można jednak stwierdzić, że graficznie nie odbiega od najlepszych, dostępnych na rynku programów

Ciekawą propozycją jest również Wrike (www.wrike.com) oferujący podobną funkcjonalność, ale dodatkowo wyposażony w możliwość tworzenia rozbudowanych wykresów, wygodne udostępnianie plików oraz rozbudowane wsparcie dla większości popularnych platform mobilnych. Program oferuje użyteczne rozwiązania w pracy zespołowej. Do najważniejszych funkcji należy Wrike's Intelligent Email Engine, czyli wewnętrzny klient pocztowy, który na bieżąco aktualizuje pliki dokumentów, tak aby zawsze były dostępne w najnowszej wersji. Okres próbny dla tej usługi to 15 dni, a po tym czasie można zdecydować się na jeden z pakietów, których ceny wahają się od 49 do 199 dolarów miesięcznie. Są one zależne od maksymalnej liczby użytkowników i pojemności wirtualnego dysku (od 5 do 100 gigabajtów).

Bardzo często, kiedy na rynku pojawia się nowa usługa online, w mgnieniu oka otrzymujemy kilka ciekawych, bezpłatnych alternatyw. Jednym z takim narzędzi umożliwiających zarządzanie projektami jest FreedCamp (www.freedcamp.com). Bezpłatny system na pierwszy rzut oka nie różni się od swoich płatnych odpowiedników. Zarządzający projektem ma pełne prawa, może m.in. zapraszać inne osoby do wspólnej pracy, a także przydzielać im odpowiednie uprawnienia do przeglądania, edycji czy usuwania danego projektu. Wykonuje się to na bardzo przejrzystej tablicy. Można też edytować zadania i dodawać kamienie milowe. Różnice zaczynają się, kiedy przechodzimy do szczegółów. Serwis udostępnia 30 MB miejsca na potrzebne nam pliki, czyli stukrotnie mniej niż w podstawowych pakietach Wrike’a i Basecampa.

Dobre, bo polskie

Przedsiębiorcy mają do dyspozycji również polskie usługi do zarządzania projektami. Zarejestrowanie konta w Isido.pl (www.isido.pl) jest równoznaczne z otrzymaniem adresu internetowego w dowolnie wybranej subdomenie (według schematu: twoja_nazwa.isido.pl) oraz dostępu do rozbudowanego panelu administrowania. To w nim tworzymy projekty, dodajemy nowych współpracowników i grupy robocze, modyfikujemy bazę kontrahentów, śledzimy bieżące raporty, czytamy i odpowiadamy na wiadomości, a przede wszystkim określamy kryteria przyjętych zleceń, wiążąc je z określonymi osobami i wyznaczając terminy umów. W tym ostatnim pomaga harmonogram zadań - atrakcyjnie wyglądający kalendarz projektu, w którym można wyznaczyć najważniejsze etapy pracy. Autorzy usługi oferują dwa rodzaje kont, rozliczane w trybie abonamentowym. Konto podstawowe, w cenie 39 zł miesięcznie, umożliwia zarządzanie maksymalnie pięcioma projektami i przechowywanie w archiwum dowolnej ilości ukończonych zadań. Konto zaawansowane, za które trzeba płacić 95 zł miesięcznie, nie ma żadnych ograniczeń - można w nim utworzyć dowolną liczbę projektów.

FreedCamp – bezpłatna alternatywa dla drogich programów

FreedCamp – bezpłatna alternatywa dla drogich programów

Nieco podobnym serwisem jest również goProjekt (www.goprojekt.pl), wspierany i współfinansowany przez Unię Europejską w ramach programu PO IG 8.1 (szczegóły: www.parp.gov.pl/index/index/597). System umożliwia magazynowanie wszystkich wiadomości oraz plików, które są tworzone w ramach projektu, w jednym miejscu. Możliwe jest ich komentowanie oraz umieszczanie nowych wersji. Projekty dzieli się tutaj na cele (patrz: kamienie milowe) oraz zadania. Te drugie to konkretne działania przyporządkowane określonej osobie lub grupie osób. Serwis zapewnia też wykorzystanie zwykłej poczty e-mail i wspólną pracę na e-tablicy. Cena miesięcznego abonamentu waha się od 29 do 199 zł - zależnie od liczby projektów i dostępnego miejsca w chmurze.

Polskie programy można z powodzeniem wymieniać w jednym rzędzie z zachodnimi odpowiednikami. Porównując cenę i jakość usług Wrike i goProjekt, dla małych przedsiębiorstw lepszym rozwiązaniem okaże się rodzimy produkt. Istnieją też inne aplikacje, jak choćby Nobillo (www.nobillo.com) - internetowy menedżer projektów, za którym stoją tak sprawdzone w branży osoby, jak Anna Łacińska (wiceprezes zarządu Eficom SA) czy Piotr Majcherkiewicz (były prezes giełdowej Woli Info i jeden z założycieli portalu Gruper.pl). Na wzmiankę zasługuje również Firmao (www.firmao.pl), czyli pakiet e-usług skupiających się na zarządzaniu przedsiębiorstwem w oknie przeglądarki, a także PM Compass (www.pm-compass.pl) - młody serwis, który pod pewnymi względami doścignął już konkurencyjnego Basecampa i Isido.pl.

Sprawdź i wybierz

Warto pamiętać, że wybierając aplikację sieciową dla firmy, podejmujemy decyzję, która wpływać będzie na pracę przedsiębiorstwa przez wiele miesięcy, a może nawet lat. Dlatego nie warto się z tym spieszyć - najlepiej na spokojnie usiąść ze współpracownikami i zastanowić się, czego dokładnie oczekujemy od danej aplikacji, jakie powinna mieć funkcje i czym wyróżniać się na tle konkurencji. Później należy ją starannie przetestować w codziennej pracy (większość dostawców umożliwia skorzystanie z bezpłatnej wersji testowej) - i dopiero wtedy, jeśli okaże się odpowiednia, wykupić licencję.

Zupełnie inny program przyda się w dużej firmie czuwającej nad szeregiem projektów i w małym studiu graficznym, które pracuje nad jednym czy dwoma konkretnymi zleceniami. Rozważ nasze propozycje, a także inne kombinacje umożliwiające zarządzanie projektami online. Jeśli nie chcesz zdecydować się na kompleksowe rozwiązanie, równie dobrze może to być umiejętne połączenie Kalendarza Google i dobrze skonfigurowanego Dropboksa. Najistotniejszym wyznacznikiem zawsze będzie wygoda i efektywność pracy.


Zobacz również