Zarządzanie ze wspomaganiem

Każdy, kto zdecydował się otworzyć własną firmę, wie, jak uciążliwa i czasochłonna jest związana z tym papierkowa robota. Przedstawiamy 14 programów, które ułatwią jej wykonywanie, i podpowiadamy, czym się kierować przy wyborze.

Każdy, kto zdecydował się otworzyć własną firmę, wie, jak uciążliwa i czasochłonna jest związana z tym papierkowa robota. Przedstawiamy 14 programów, które ułatwią jej wykonywanie, i podpowiadamy, czym się kierować przy wyborze.

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej jest nieodzownie związane z nieustannymi rozliczeniami finansowymi z partnerami handlowymi, pracownikami lub instytucjami państwowymi. Powoduje to konieczność prowadzenie różnego typu ewidencji, takich jak rejestr faktur, księga przychodów i rozchodów czy kontrola stanów magazynowych. Złożoność tego problemu i strach przed urzędem skarbowym czy ZUS-em mogą przyprawić o ból głowy, zatem warto się przyjrzeć oprogramowaniu przeznaczonemu do segmentu SOHO (Small Office / Home Office), oferowanemu przez rodzimych producentów.

Prawa ręka szefa

Oczywiście można prowadzić interesy, wypełniając ręcznie stosy druczków i przygotowując faktury w Excelu. Rozsądniej jednak byłoby kupić program, który ułatwi wykonywanie codziennych czynności związanych z prowadzeniem firmy. Tym bardziej, że aplikacje dla małych podmiotów gospodarczych są stosunkowe tanie, a niektóre nawet bezpłatne. O ich przydatności można się również przekonać, przeglądając dane zgromadzone w postaci elektronicznej i dokonując na ich podstawie szybkiej oceny stanu firmy.

Przedstawiamy wybór z oferty dwunastu polskich producentów oprogramowania. Omawiane aplikacje mają usprawniać funkcjonowanie firmy w podstawowych obszarach jej działania. W działalności handlowej pomogą programy fakturujące - przyspieszą wystawianie faktur (także korygujących i pro forma), tworzenie rejestrów VAT itp. Funkcje księgowe ułatwią prawidłowe prowadzenie ewidencji do rozliczenia z fiskusem i dostarczą informacji o efektywności działania firmy. Dowiesz się również, jakie wydatki czekają cię w związku z obowiązkiem płacenia składek ZUS. Możliwości sporządzania raportów i analizy zebranych w programie danych ułatwiają podejmowanie decyzji i ocenę kondycji firmy. Praktycznie każdy program zawiera książkę adresową, umożliwiając gromadzenie danych o klientach i dostawcach. Dostępne są również programy ewidencjonujące towary w magazynie. W przypadku używania prywatnego samochodu do celów służbowych, można rozliczać jego wykorzystanie i przebieg. Poszczególne aplikacje umożliwiają sporządzanie i drukowanie różnych dokumentów: prostych przelewów, dokumentów magazynowych, deklaracji VAT7, PIT5 i wielu innych.

Kryteria wyboru

Z uwagi na różnorodność wymagań podyktowanych specyfiką firm, większość producentów oferuje oprogramowanie w zintegrowanych pakietach, składających się z modułów. Każdy moduł obsługuje inny obszar działania firmy i może funkcjonować samodzielnie. Dzięki temu użytkownik może nabyć jedynie te części pakietu, które są mu w danej chwili potrzebne, a potem dokupić kolejne.

Wybór programu księgowego zależy od tego, w jaki sposób rozliczasz się z fiskusem: prowadzisz pełną księgowość, tylko księgę przychodów i rozchodów lub płacisz zryczałtowany podatek. Jeśli nie masz magazynu, nie potrzebujesz programu magazynowego, wystarczy ci prosta aplikacja fakturująca (wystawianie faktur, rejestr VAT itd.). Zwróć uwagę, czy dany program współpracuje z urządzeniami fiskalnymi (wagami, kasami) i czytnikami kodu kreskowego. Dzięki temu wiele danych trafi automatycznie do ewidencji. Istotnym elementem, szczególnie dla doświadczonych użytkowników, jest pomoc techniczna, z reguły świadczona za dodatkową opłatą, której wysokość ustala producent. Dla wygody użytkowników większość firm udostępnia aktualizacje swoich programów w Internecie. Przed zakupem warto się dowiedzieć, czy jest tak również w przypadku wybranego przez ciebie programu. Należy również sprawdzić jego zgodność z obowiązującymi przepisami.

Producenci omawianych aplikacji stosują różną politykę licencjonowania. Najczęściej w wersji podstawowej można kupić jednostanowiskową licencję (możliwość legalnej instalacji tylko na jednym komputerze). Jeśli chcesz, aby program działał w sieci i korzystało z niego kilka osób, będziesz musiał dokupić licencje na kolejne stanowiska (są tańsze niż wersja startowa). Upewnij się, czy to możliwe, bo nie każda aplikacja jest przystosowana do pracy w sieci komputerowej.

Programy, w większości w wersjach demonstracyjnych, znajdziesz na dołączonej płycie CD/DVD.

Abra Gold 6

Zintegrowany system wspomagający zarządzanie w małych i średnich firmach. Umożliwia prowadzenie pełnej gospodarki magazynowej wraz z zamówieniami i możliwością rezerwacji towaru oraz ewidencji faktur. Podstawową wersję można rozszerzyć, dokupując moduły: Kontrahenci, Pełna rachunkowość, Faktury i kasa oraz Magazyn i zbyt. Abra Gold współpracuje z drukarkami fiskalnymi oraz systemami bankowości elektronicznej, takimi jak MultiCash. Zaletą jest możliwość eksportu lub pobierania danych z innych programów tego typu. Dostęp do systemu lub jego wybranych funkcji można zabezpieczyć hasłem. Aplikacja jest przeznaczona do pracy jednostanowiskowej, sieciowej i w firmach wielooddziałowych. Producent oferuje Gold 6 w bezpłatnej wersji, w której ograniczył liczbę możliwych do utworzenia dokumentów (maksymalnie 1000 zapisów księgowych i kart magazynowych, 50 dokumentów każdego rodzaju, np. faktur, WZ, praca jednostanowiskowa).

Informacje http://www.aktis.pl

Cena 990 zł

System Windows 95/98/Me/NT/2000/XP

AMI-Księga 2.03.2

Program w wersji podstawowej bardzo tani, ale też o ograniczonych możliwościach. Oferuje funkcje prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, tworzenia rejestrów VAT i katalogu kontrahentów. Dostarcza informacji o obrotach miesięcznych, wyliczonym podatku dochodowym, VAT, składce ZUS itd. Pozwala na obsługę jednej firmy, a w miarę potrzeb można dokupić rozszerzenia: WIKS jest przeznaczony do obsługi wielu firm, PIT5 oraz VAT7 do automatycznego sporządzania deklaracji PIT-5 oraz VAT-7, FAKT do wystawiania faktur i rachunków (nie obejmuje działalności magazynowej i faktur korygujących), PRZE to rozszerzenie do sporządzania dowodów wpłat gotówkowych i przelewów, AUTO służy do rozliczania pojazdu prywatnego użytkowanego służbowo. Ceny rozszerzeń wahają się od 30 do 60 zł. Za dodatkową opłatą producent świadczy pomoc techniczną.

Informacje http://www.ami-sys.com.pl

Cena 12 zł

System Windows 95/98/Me/NT/2000/XP


Zobacz również