Bezpieczne dokumenty


Zabezpieczenie dokumentu za pomocą ustalenia praw dostępu

Do zabezpieczania dokumentów za pomocą ogólnych praw dostępu w programach z rodzinny Office XP, takich jak Word, Excel, PowerPoint, służą dwie opcje, które mogą być wykorzystywane równolegle bez generowania jakichkolwiek konfliktów: Hasło ochrony przed otwarciem i Hasło ochrony przed zmianami. Dodatkowo można wykorzystać opcję Zalecane tylko do odczytu, która podczas następnego otwierania powoduje wyświetlenie podpowiedzi programowej zalecającej wybranie trybu tylko do odczytu. Użytkownik może jednak wybrać tryb odczytu i zapisu bez podawania hasła, jeśli nie zostało ono zdefiniowane za pomocą wymienionych wyżej opcji. Po założeniu hasła bezpieczeństwo danych można wspomóc szyfrowaniem, nad którego wyborem warto się chwilę zastanowić. W Office XP pozostawiono do wyboru użytkownika 11 typów szyfrowania dokumentów, z czego dziewięć pozwala na szyfrowanie właściwości dokumentu, a siedem ma długość klucza powyżej 56 bitów. Krótka charakterystyka poszczególnych typów szyfrowania znajduje się w tabeli "Szyfrowanie w Office XP". Ustawione przez użytkownika hasło to klucz, według którego dokument jest szyfrowany, przy czym nie zastosowano żadnych algorytmów klucza publicznego. Hasło nie jest przechowywane wraz z dokumentem, bo wówczas jest bardzo podatne na łamanie, a zwłaszcza na ataki polegające na "wyciągnięciu" go z dokumentu. Zaszyfrowanych plików nie można indeksować narzędziami FastFind i SharePoint Team Services.

Zaawansowane opcje ochrony dokumentów w Microsoft Word

Bezpieczne dokumenty

Szyfrowanie w Office XP

W Wordzie 2002 można także zabezpieczyć poszczególne dane, stosując opcje dostępne w oknie Chroń dokument:

Przekreślone zmiany. Ta opcja pozwala na wprowadzenie zmian przez innych użytkowników, ale są one wyróżniane w tekście podkreśleniem, żeby autor dokumentu mógł je śledzić. Jeśli dokument jest chroniony w taki sposób, to inni użytkownicy nie mogą wyłączyć opcji śledzenia zmian ani zatwierdzać czy odrzucać poprawek.

Komentarze. Użytkownik może dodawać własne komentarze, ale nie ma uprawnień do zmiany treści dokumentu.

Formularze. Opcja chroni dokument przed zmianami, pozwala na dostęp i zastępowanie jedynie wybranych pól formularzy oraz niezabezpieczonych sekcji.

Sekcje. Opcja umożliwia ochronę wybranych sekcji dokumentu. Dzięki niej możliwe jest tworzenie na przykład prac zbiorowych, w których każdy ma prawo edytowania jedynie fragmentu tekstu własnego autorstwa.

Oczywiście możliwe jest łączenie poszczególnych opcji zabezpieczania dokumentów. Jeśli na przykład część opracowywanego dokumentu ma być otwarta na zmiany, a część nie, to można utworzyć dokument wielosekcyjny, korzystając z dwóch opcji: Formularze oraz Sekcje. Taka metoda pozwala na dość wygodną i bezproblemową obsługę przez osoby do niej uprawnione.

Zaawansowane opcje ochrony skoroszytów w Microsoft Excel

Podobnie jak w edytorze tekstów Word, również w arkuszu kalkulacyjnym Excel 2002 zaimplementowano dodatkowe opcje, pozwalające na zabezpieczenie treści dokumentu, w tym wypadku elementów zarówno arkusza, jak i skoroszytu. Są one dostępne poprzez wybranie polecenia Narzędzia | Zabezpieczenia:

Chroń arkusz - polecenie to umożliwia ochronę wybranych komórek arkusza. Zakres zabezpieczenia jest ustalany indywidualnie przez użytkownika. Za pomocą tego polecenia można zezwolić zewnętrznym użytkownikom na wykonanie piętnastu czynności, m.in. na zaznaczanie zablokowanych komórek, zaznaczanie odblokowanych komórek, formatowanie komórek, formatowanie kolumn, formatowanie wierszy, wstawianie kolumn, wstawianie wierszy, wstawianie hiperłączy, usuwanie kolumn, usuwanie wierszy, sortowanie, używanie autofiltru, używanie raportów tabeli przestawnej, edytowanie obiektów, edytowanie scenariuszy. Dzięki tak rozbudowanym opcjom nawet wymagający użytkownicy dopasują zabezpieczenia arkusza do swoich potrzeb.

Zezwalaj użytkownikom na edycję zakresów - opcja pozwala na wydanie poszczególnym użytkownikom, grupom użytkowników lub komputerom praw dostępu i edycji wydzielonych fragmentów arkusza kalkulacyjnego. Jest szczególnie pożyteczne w czasie tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, w których dane pochodzą np. z różnych działów jednej firmy (sprawozdania, raporty, itp.).

Bezpieczne dokumenty

Opcja Chroń i udostępnij skoroszyt pozwala na kompleksowe zarządzanie zmianami w edytowanym skoroszycie. Wszelkie modyfikacje można poddawać nadzorowi różnego poziomu.

Chroń skoroszyt - opcja ta służy do wyboru obiektów, które mają być zabezpieczone w obrębie skoroszytu. Można objąć ochroną strukturę skoroszytu, co uniemożliwi zmianę położenia, nazwy lub usunięcie arkusza ze skoroszytu. Opcja pozwala również na objęcie specjalnym nadzorem poszczególnych okien skoroszytu, co uniemożliwi zmianę ich rozmiaru, ukrywanie, likwidowanie ukrycia bądź zamykanie. Chroń i udostępnij skoroszyt - to polecenie wykorzystuje się do udostępniania skoroszytu. Dzięki włączonemu mechanizmowi śledzenia zmian wprowadzone przez użytkowników modyfikacje są monitorowane. Można jednak ustalić hasło, po którego podaniu zmiany dokonane przez użytkownika nie będą monitorowane. Zabezpieczenie to można dodać również do już udostępnionego skoroszytu, jednak aby nadać hasło, należy chwilowo wycofać skoroszyt ze wspólnego użytkowania.

Zaawansowane opcje ochrony skoroszytów w Microsoft Access

Ze względu na specyfikę baz danych i konieczność zapewnienia bardzo wysokiego poziomu bezpieczeństwa przechowywanych w nich informacji, w Microsoft Access 2002 programiści udostępnili użytkownikom mnóstwo opcji konfiguracyjnych, dzięki którym ochrona przechowywanych danych dopasowana jest do potrzeb poszczególnych użytkowników. Jednak nawet oni mogą czasami pogubić się w gąszczu zabezpieczeń, dlatego warto proces ochrony baz danych choćby ramowo rozplanować.