Biuro w przeglądarce

Biuro przyszłości to nie tylko biuro bez papieru, ale również biuro dostępne z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie - najlepiej przez Internet.


Biuro przyszłości to nie tylko biuro bez papieru, ale również biuro dostępne z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie - najlepiej przez Internet.

Jednym z przykładów oprogramowania do pracy grupowej, które umożliwia pracę wyłącznie przez przeglądarkę WWW, jest PHPGroup-Ware, będące też wskaźnikiem, w jakim kierunku zmierza rozwój oprogramowania biurowego. Wszystko powinno być dostępne przez przeglądarkę WWW, zarówno z sieci wewnętrznej, jak i Internetu. Jest to oprogramowanie bezpłatne, korzystające z serwera WWW Apache, języka skryptowego PHP i jednej z darmowych baz danych - MySQL lub PostgreSQL (ale także Oracle). PHPGroupWare zawiera standardowo kilka podstawowych aplikacji: książkę adresową, program pocztowy, kalendarz, listę "do wykonania", notes, a nawet prymitywny menedżer plików. Wszystko to dostępne przez zwykłą przeglądarkę WWW. Istnieje również druga wersja pakietu - PHPGroupWare Plus, która ma o wiele więcej aplikacji, m.in. program do zarządzania zakładkami internetowymi, system zgłaszania błędów serwisowych (Trouble Ticket System), raport pogodowy, czat i system śledzenia czasu pracy. Nie wszystkie z nich można użyć do poważniejszego wykorzystania, ponadto ich konfiguracja musi być wykonana ręcznie. PHPGroupWare może być łatwo rozszerzony o nowe aplikacje, a nowe programy są tworzone w języku PHP. Udostępnia programistom bogaty zestaw usług związanych z identyfikacją użytkowników, zarządzaniem sesjami użytkowników i bezpieczeństwem.

Biuro w przeglądarce

Lista “to do” pozwala na określanie priorytetów zadań.

Dzięki PHPGroupWare stacje robocze użytkowników mogą być komputerami o przeciętnych parametrach. Główne obciążenie przeniesiono na serwer, na którym działa PHPGroupWare, a w zasadzie na serwery WWW i bazy danych SQL. Szczególnie ten drugi element może znacząco wpływać na komfort pracy - dobrym pomysłem jest bowiem przeznaczenie osobnej, silnej maszyny na serwer baz danych. Przechowywanie wszystkich danych i ustawień w jednej bazie danych stwarza pewne ryzyko związane z bezpieczeństwem, ale ułatwia administrowanie systemem. Korzystanie z bazy SQL nie oznacza, że PHPGroupWare jest systemem zamkniętym. Przeciwnie, potrafi np. pobierać informacje z zewnętrznych serwerów LDAP. Podstawową wadą PHPGroupWare jest brak polskiej wersji językowej tego systemu. Na szczęście, nie jest to problem nie do przezwyciężenia. PHPGroupWare jest dostarczany z odpowiednimi narzędziami do lokalizacji interfejsu, wystarczy więc trochę pracy, by możliwe stało się swobodne kształtowanie zawartości interfejsu.

Biuro w przeglądarce

Wpisywanie nowego zadania na listę.

PHPGroupWare ma własnego administratora, który tworzy, przyznaje prawa i usuwa konta użytkowników z tego "systemu". Aby korzystać z PHPGroupWare, trzeba mieć założone konto i logować się do niego, rozpoczynając pracę. Podstawowy zestaw aplikacji PHPGroupWare jest wystarczający do codziennej działaności i obejmuje następujące komponenty:

Książka adresowa

Książka adresowa to podstawowy element PHPGroupWare. Jest używana przez wszystkie aplikacje pakietu, głównie do wyszukiwania adresów e-mail przy wysyłaniu listów i zaznaczaniu terminu spotkań.

Kalendarz

Biuro w przeglądarce

Kalendarz w pakiecie PHPGroupWare.

To najbardziej dopracowana aplikacja w pakiecie. Poz-wala na przejrzyste zarządzanie spotkaniami i innymi zdarzeniami, potrafi automatycznie wysyłać (przez e-mail) powiadomienia do osób uczestniczących.

Program pocztowy

Program pocztowy służy do odczytywania poczty z serwerów POP3 i skrzynek pocztowych IMAP. Nie jest zbyt zaawansowany, lecz jest w pełni funkcjonalny i uniwersalny. Treść wszystkich listów jest przechowywana w bazie danych SQL, co zwiększa poziom bezpieczeństwa (łatwość tworzenia kopii zapasowych) i szyb-kość wyszukiwania.

Schedule Server - kalendarz grupowy w Star Office

Interesującą alternatywą dla kalendarza z PHPGroupWare jest Schedule Server StarOffice (znajdziesz go na drugim dysku CD-ROM w katalogu "/soffice52/office52/sserver"), czyli wyspecjalizowany serwer, umożliwiający tworzenie i zarządzanie wspólnym planem/kalendarzem zadań i spotkań. Schedule Server jest osobnym programem (znajduje się w folderze "/soffice52/office52/sserver") i można go instalować niezależnie od Star Office. Schedule Server to niezwykle cenna aplikacja do zastosowania np. w firmach, w których sekretariat może prowadzić wspólny dla wszystkich menedżerów plan zajęć i spotkań. Administrowanie serwerem jest bardzo proste. Może odbywać się zarówno z poziomu Star Office (służy do tego sekcja Zadania & Terminy w Eksploratorze Star Office), jak i z dowolnej przeglądarki WWW, obsługującej Java i JavaScript (wystarczy wpisać adres komputera i numer portu TCP, na którym uruchomiony jest Schedule Server, np.http://10.10.10.1:82). Na jednym komputerze można uruchomić 10 serwerów Schedule Server. Aby możliwy był dostęp do terminarza, administrator musi utworzyć użytkownika, przydzielić mu hasło i przyznać odpowiednie prawa dostępu. Pierwsze połączenie administratora nie wymaga podawania hasła.

Grupy dyskusyjne

Program do obsługi grup dyskusyjnych to jeden z najsłabszych elementów PHPGroupWare. Nie jest to program w pełni funkcjonalny, nie posiada np. możliwości wyświetlania i odłączania załączników binarnych.

Notatki

Notatki to program zastępujący tzw. żółte karteczki. Można go wykorzystać jako podręczny zbiór informacji, w którym składujemy "na chwilę" ciekawe adresy WWW i adresy pocztowe.

Lista zadań do wykonania

Lista zadań jest właściwie innym sposobem prezentacji kalendarza. Istnieje możliwość ustawiania różnych priorytetów dla zadań, co sprawia, że lista jest bardziej przejrzysta.