Comarch ERP XT – elastyczny system ERP dla małych firm

Funkcjonowanie małych przedsiębiorstw w dużej mierze opiera się na umiejętności wyboru narzędzi łączących w sobie wszechstronną funkcjonalność z efektywnością kosztową. Jest to szczególnie istotne w tak fundamentalnych kwestiach jak wybór programu, którego zadaniem jest wspomaganie zarządzania procesami finansowo-sprzedażowymi. W jaki sposób powyższe wymagania realizuje polska aplikacja Comarch ERP XT?

Comarch ERP XT to dedykowany dla małych firm program do wystawiania faktur, kontroli magazynu, prowadzenia księgowości, raportowania oraz prowadzenia e-sklepu. Został on wyposażony w szereg tradycyjnych narzędzi wspomagających wyżej wymienione procesy. Nie zabrakło tu jednak kilku funkcji będących odpowiedzią na najnowsze wymagania prawne. Zacznijmy jednak od początku.

Zanim postawimy pierwsze kroki na tej platformie musimy się oczywiście w niej zarejestrować. Sam proces jest uproszczony do niezbędnego minimum. W formularzu wpisujemy jedynie nasz adres e-mail i po jego potwierdzeniu (double opt-in) oraz ustanowieniu hasła możemy już korzystać z platformy w trybie testowym, czyli do wystawienia pierwszych 10 dokumentów księgowych lub handlowych.

Comarch ERP XT dostępny jest jako usługa chmurowa z poziomu przeglądarki. Aplikację możemy także obsługiwać z urządzeń wyposażonych w systemy operacyjne iOS oraz Android . Odpowiednie aplikacje dostępne są w sklepach Apple Store i Google Play.

Aplikacja mobilna umożliwia intuicyjne przeglądanie danych, tworzenie nowych dokumentów oraz zarządzanie ustawieniami.

Aplikacja mobilna umożliwia intuicyjne przeglądanie danych, tworzenie nowych dokumentów oraz zarządzanie ustawieniami.

Po zalogowaniu na platformie, pracę z Comarch ERP XT rozpoczynamy od strony powitalnej. Standardowo jest ona oczywiście domyślnie zdefiniowana przez producenta, jednak istnieje możliwość jej modyfikacji. W prosty sposób, poprzez zaznaczenie lub odznaczenie checkboksów, użytkownik wskazuje rodzaje raportów czy zestawów funkcji, które interesują go najbardziej. Dzięki temu otrzymujemy coś na kształt spersonalizowanego portalu umożliwiającego nam przejście do najpotrzebniejszych funkcji programu jednym kliknięciem.

Strona startowa jest domyślnie zdefiniowana przez producenta, jednak istnieje możliwość jej modyfikacji.

Strona startowa jest domyślnie zdefiniowana przez producenta, jednak istnieje możliwość jej modyfikacji.

Intuicyjnie, bo na pasku po lewej stronie, znajdują się natomiast wszystkie dostępne opcje oraz narzędzia. Ich lista zależy bezpośrednio od tego z jakiego aktualnie pakietu korzystamy. W naszej recenzji omówimy najciekawsze opcje występujące we wszystkich dostępnych opcjach finansowych. Co zatem oferuje nam Comarch ERP XT?

Zarządzanie sprzedażą i fakturowanie

Jednym z podstawowych modułów Comarch ERP XT jest funkcja umożliwiająca zarządzanie dokumentami oraz procesami sprzedaży. W jej skład wchodzą narzędzia pomocne w wystawianiu faktur (w tym faktur pro forma i faktur zaliczkowych), rachunków czy paragonów. Sam proces tworzenia tego typu dokumentów jest bardzo prosty. Wystarczy jedynie wybrać opcję „Dodaj <wybrany rodzaj dokumentu>”, a naszym oczom ukaże się dość oczywisty kreator. Użytkownik musi jedynie wpisać kilka podstawowych informacji jak nazwę kontrahenta oraz doprecyzować liczbę oraz cenę sprzedanych produktów. Co do samego klienta to możemy go wybrać z listy rozwijanej jeśli został dodany wcześniej do bazy lub z poziomu wystawianej faktury stworzyć nowego (najczęściej wystarczy jedynie sam numer NIP, bowiem reszta danych zostanie automatycznie zaciągnięta z bazy danych GUS).

Formularz do wystawiania faktur jest prosty w obsłudze. do poprawnego utworzenia dokumentu wystarczy wypełnić jedynie kilka pól.

Formularz do wystawiania faktur jest prosty w obsłudze. do poprawnego utworzenia dokumentu wystarczy wypełnić jedynie kilka pól.

Na plus należy zaliczyć obecność pola na uwagi, które uzupełniamy dowolną treścią. Można więc w nim zawrzeć dodatkowe informacje, które pomogą naszym kontrahentom czy też zorientować się dokładniej czego dotyczy dokument (dodatkowy opis usługi). Narzędzie do wystawiania faktur umożliwia nam również dodawanie załączników do tworzonych dokumentów. Pełnią one funkcje czysto informacyjną i nie są następnie generowane w postaci pliku PDF dla klienta czy drukowane. Ich rolą może być natomiast gromadzenie informacji o szczegółach wykonanej usługi, które mogą się okazać istotne w przyszłości (np. skan protokołu odbioru, potwierdzenie wysyłki towaru czy raport z wykonanej usługi).

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że tworzenie nowych kontrahentów w bazie może odbywać się poprzez wpisanie jedynie numeru NIP – dzięki integracji z bazą danych GUS pozostałe dane zostaną uzupełnione automatycznie. Po zakończeniu tego procesu nowy klient pojawi się na liście rozwijanej i będzie możliwe wystawienie dla niego faktury czy też innego dokumentu sprzedaży.

Katalogi produktów i stany magazynowe

Funkcją ułatwiającą pracę jest także możliwość tworzenia listy oferowanych produktów czy usług. Po zdefiniowaniu wszystkich elementów (a więc ich nazwy oraz ceny) możliwe stanie się ich dodawanie do faktur. Atutem jest także opcja dodawania zdjęć, dzięki czemu mamy możliwość wyświetlenia przejrzystej listy zilustrowanej fotografiami.

Funkcja przypisywania zdjęć do produktów sprawia, że ich lista staje się bardziej czytelna i przejrzysta.

Funkcja przypisywania zdjęć do produktów sprawia, że ich lista staje się bardziej czytelna i przejrzysta.

Inną funkcją związaną z zarządzaniem produktami są opcje wspomagające kontrolę magazynu. Umożliwiają one automatyczne przeprowadzenie inwentaryzacji oraz spis z natury. Przydatną opcją jest także kontrola stanów magazynowych dla produktów. Innymi słowy program sam zablokuje sprzedaż towarów, które zostały wyprzedane i których w magazynie brakuje.

Zautomatyzowana księgowość

Comarch ERP XT oferuje nam dwa rodzaje usług księgowych. Jedną z nich jest tzw. księgowość wbudowana, czyli zestaw narzędzi umożliwiający samodzielne wykonywanie najprostszych czynności księgowych (prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, rejestrów zakupów i sprzedaży, ewidencji pracowników i ich wynagrodzeń czy środków trwałych). Innymi słowy możliwe staje się po części zautomatyzowane prowadzenie uproszczonej księgowości. Płatników podatku VAT ucieszy także informacja o możliwości w pełni zautomatyzowanego wysyłania deklaracji VAT-7 do Urzędu Skarbowego.

Niejako rozszerzeniem powyższej, standardowej funkcjonalności są usługi księgowe (płatne dodatkowo i dostępne od 125 PLN miesięcznie). W ramach usługi przypisany do nas księgowy poprowadzi oraz przechowa bieżącą dokumentację rachunkową, zewidencjuje środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz wyposażenie oraz będzie reprezentować naszą firmę przed organami podatkowymi ZUS i US, także w trakcie kontroli. W odpowiednim dla naszej firmy czasie, w ramach usługi, otrzymamy także informację o wysokości zobowiązań podatkowych i składek na ZUS. W przypadku osób będących czynnymi podatnikami VAT wybrane przez nas biuro prowadzi i przechowa odrębną ewidencję do celów podatku od towarów i usług, w tym ewidencji zakupu i sprzedaży oraz sporządzi stosowne deklaracje z tytułu podatku VAT.

Tym, co jest niezwykle istotne w kontekście najnowszych zmian w prawie podatkowym, jest obecność w Comarch ERP XT narzędzia do generowania jednolitych plików kontrolnych JPK. Przy czym warto zauważyć, że możliwość ta dotyczy nie tylko obowiązkowego JPK wysyłanego co miesiąc. Program został już bowiem dostosowany do zmian, które obowiązywać będą od 1 lipca 2018 roku, gdzie na żądanie Urzędu Skarbowego przedsiębiorcy zobowiązani będą przesłać JPK_FA oraz JPK_PKPIR.

Analityka biznesowa dla małych firm

We współczesnej rzeczywistości biznesowej zdominowanej często przez niezwykle silną konkurencję, kluczowym czynnikiem niezbędnym do odniesienia sukcesu jest skuteczna analiza gromadzonych przez siebie danych. Informacje te mogą pochodzić z procesu sprzedaży własnych produktów czy usług, analizy zmian stanów magazynowych czy monitorowania przepływów finansowych. Gromadzenie danych to jedno, jednak kluczowe w analityce danych jest posiadanie odpowiednich narzędzi do ich przetwarzania. Tu z pomocą przychodzi nam kolejny moduł Comarch ERP XT – raporty Business Intelligence, czyli BI Point w cenie 9 PLN miesięcznie. Umożliwiają one bieżącą analizę trendów w sprzedaży, zarządzanie należnościami i kontrolowanie rentowności. Plusem jest to, że ich obsługa nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej. Tworzymy je metodą „przeciągnij i upuść”.

Raporty menadżerskie generowane są na żywo i umożliwiają bieżące kontrolowanie finansowych aspektów prowadzonej działalności.

Raporty menadżerskie generowane są na żywo i umożliwiają bieżące kontrolowanie finansowych aspektów prowadzonej działalności.

Warto dodać, że raporty można skonfigurować w taki sposób, by były one automatycznie wysyłane na wskazany adres e-mail co określoną liczbę dni (z przeliczeniem za odpowiedni okres). Usługa nosi nazwę subskrypcji i działa na zasadzie odświeżania danych np. co tydzień, co miesiąc czy też codziennie.

Gotowy na RODO

Zaletą Comarch ERP XT jest obecność funkcji wspomagających firmę w dostosowaniu wewnętrznych procesów zarządzania danymi do wymogów RODO. Z poziomu programu mamy możliwość zdefiniowania administratora danych, tworzenia zgód i zarządzania nimi, przeglądania użytkowników pod kątem posiadanych poświadczeń, archiwizowanie naruszeń czy prowadzenie rejestru przetwarzania. Warto zaznaczyć, że sam system ERP pełni tu rolę jedynie zarządzającą i to na firmie, jako podmiotowi będącemu administratorem danych, ciąży obowiązek poprawnego zdefiniowania samej polityki oraz treści prezentowanych użytkownikom zgód.

Comarch ERP XT wyposażony został w funkcje pomocne w dostosowaniu firmowej polityki przetwarzania danych do wymogów RODO.

Comarch ERP XT wyposażony został w funkcje pomocne w dostosowaniu firmowej polityki przetwarzania danych do wymogów RODO.

Comarch ERP XT – funkcje dodatkowe

Inną ciekawą opcją dostępną jako pakiet dodatkowy dla systemu Comarch ERP XT jest moduł sklepu internetowego. W ogromnym skrócie: w cenie 115 PLN/miesiąc użytkownik otrzymuje hostowane w chmurze narzędzie sprzedażowe dostosowane do urządzeń mobilnych. Z ciekawszych cech warto tu wymienić możliwość dodawania nieograniczonej liczny produktów, opcje personalizacji (predefiniowane szablony graficzne) czy opcję integracji z Allegro, porównywarkami cen, systemami płatniczymi oraz usługą Freshmail.

Comarch ERP XT – ile to kosztuje?

Comarch ERP XT posiada budowę modułową, co oznacza że zakres jego funkcjonalności każdy użytkownik może dostosować do własnych potrzeb. Istnieją cztery podstawowe modułu: Faktury, Księgowość, Magazyn oraz Analizy i Raporty. Ich szczegółowy zakres funkcjonalności zaprezentowaliśmy w tabeli poniżej:

Więcej o systemach Comarch ERP można przeczytać na stronie www.comarch.pl/erp, testowe kontro Comarch ERP XT można założyć na stronie www.erpxt.pl