Czy CRM jest Ci potrzebny? Zobacz, jak usprawnić działania firmy

CRM to rozwiązanie mające na celu usprawnienie pracy firmy. W jaki sposób? Praktycznie w każdym aspekcie - od pozyskiwania klientów i kontrahentów zaczynając, na zarządzaniu zespołem kończąc. Ale czy faktycznie takie oprogramowanie się sprawdza?

Fot.: RODNAE Productions

Jakie oprogramowanie można określić jako CRM?

Zacznijmy od samego początku, a więc od rozszyfrowania skrótu CRM. Co on oznacza? Powstał od angielskich słów Customer Relationship Management, a więc "zarządzanie relacjami z klientami". Pod tym hasłem kryje się automatyzacja wybranych procesów, tworzenie baz kontaktów i użytkowników, a także specjalistyczne narzędzia różnego rodzaju - od zajmujących się pozyskiwaniem leadów po przeznaczone do prowadzenia marketingu wielokanałowego. Można porównać taki system do permanentnego pracownika firmy, który wie dosłownie o wszystkim, co się w niej dzieje. Kontroluje również terminy, dzięki czemu firma może pracować sprawnie i z maksymalną wydajnością.

System CRM składa się z szeregu wyspecjalizowanych, współpracujących ze sobą modułów. Odpowiadają one nie tylko za tworzenie bazy klientów, produktów czy wystawianie faktur i zlecanie wysyłek, ale również zajmują się analityką. To z kolei pomaga w skutecznym planowaniu działań handlowych i marketingowych, wspierając rozwój firmy. Umożliwia to również wygodne rozplanowanie działań poszczególnych pracowników. Nie ma przy tym znaczenia wielkość biznesu - CRM równie dobrze sprawdzi się w niewielkiej firmie, w której pracuje kilka osób, jak i w takiej, w której zatrudniona jest ponad setka i ma one swoje oddziały w całym kraju (a także poza nim). Warto także dodać, że korzystanie z systemu zapobiega zgubieniu dokumentów - ich kopie znajdują się w bazie danych.

Jak powinien wyglądać dobry system CRM?

Aby pokazać, jak powinien wyglądać dobry system CRM, warto posłużyć się przykładem. Za wzorzec przyjmujemy Bitrix24 - jest to serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd. z siedzibą na Cyprze, który gości na rynku od kilku lat i zmienia się w miarę postępu technologii, dostosowując do użytkowników. Szczególną uwagę zwraca już sam interfejs i ekran główny, przypominający sieć społecznościową - każdy zobaczy najnowsze wydarzenia, dowie się o zamknięciu projektu, pojawieniu nowych produktów w ofercie firmy czy o tym, którzy pracownicy zostali przydzieleni do konkretnych zadań.

Główne menu programu zostało podzielone na odrębne kategorie. Są to m.in. faktury, klienci, zlecenia, produkty czy analityka. Jeśli w danej kategorii miało miejsce nowe zdarzenie, jest to oznaczane przy jej nazwie. Przypomina to choćby powiadomienia na Facebooku - od razu widać, ile nowych rzeczy się pojawiło i czego dotyczą. Dzięki temu rozwiązaniu żaden z pracowników nie przegapi nowości. Ponadto dzięki kompletnej bazie klientów nie ma problemu skontaktowania się z nimi w dowolny sposób i to z poziomu systemu.

Czy CRM jest Ci potrzebny? Zobacz, jak usprawnić działania firmy

Fot.: Bitrix24

Pracownicy mają ułatwione życie dzięki dostępowi do ponad trzydziestu pięciu narzędzi. Znajdziemy tam wszystkie niezbędne funkcje pomocne w pracy biurowej - od tworzenia ofert po raporty dotyczące transakcji. Bitrix24 ma wiele wbudowanych szablonów do każdego rodzaju działania, co znacznie usprawnia pracę. Pracownik nie musi tracić czasu na tworzenie dokumentów - dostaje je gotowe do wypełnienia. Należy także uwzględnić fakt, że wszyscy dysponują jednolitą przestrzenią roboczą - co pozwala na tworzenie, udostępnianie oraz edycję plików przez wszystkich pracowników. Można w niej także przechowywać pliki, co jest wygodne do np. przekazywania zdjęć produktów czy broszur informacyjnych w PDF.

Ponieważ do systemu CRM ma się dostęp za pośrednictwem internetu, nie ma znaczenia, czy zatrudnia się pracowników zdalnie, czy na miejscu. W obu sytuacjach każdy ma wgląd w te same dokumenty, terminarze itp. Płynność działań jest cały czas zachowana, a wszystkie nowe informacje od razu widoczne dla każdego.

Jak wygląda działanie systemu CRM w praktyce?

Wyobraźmy sobie, że do firmy, która nie korzysta z CRM, klient przesyła zapytanie dotyczące nabycia pewnej ilości oferowanych produktów. Wiadomość musi zostać przekazana do konkretnego pracownika, odpowiedzialnego za dany dział firmy, który następnie udziela odpowiedzi, wcześniej jednak musi skontaktować się z magazynem, aby upewnić się, czy znajduje w nim odpowiednia do zamówienia ilość towarów. Jeśli jest - wystawia i wysyła fakturę, a następnie informuje magazyn o wysyłce i podaje adres.

A jak wygląda to przy zastosowaniu CRM? Wiadomość zostaje przesłana do pracownika, który widzi w Bitrix24 stan magazynowy i może od razu, jednym kliknięciem, wygenerować fakturę za zakup, a następnie zlecić wysyłkę odpowiedniej ilości produktów z magazynu. Jeśli klient jest w bazie - nie musi nawet wprowadzać jego danych, zostaną one pobrane automatycznie lub wybrane z listy. I gotowe. A CRM automatycznie zarejestruje zarówno datę wpłynięcia maila, jak i wystawienie faktury oraz będzie monitorować, czy płatność za nią została uiszczona w podanym terminie.

Czy CRM jest Ci potrzebny? Zobacz, jak usprawnić działania firmy

Fot.: Bitrix24

Jest to przysłowiowy "pierwszy przykład z brzegu". Ale Bitrix24 umożliwia również znacznie bardziej zaawansowane operacje, jak zarządzanie aktualnymi i potencjalnymi leadami w jednym środowisku (obejmującym cały lejek sprzedażowy), prowadzenie marketingu e-mail wraz z monitorowaniem wyników czy tworzenie baz wiedzy dostępnych dla wszystkich pracowników. Dzięki temu firma nie musi nabywać szeregu niezależnych narzędzi - wszystko zostało zebrane w jednym miejscu i podane w bardzo przystępny sposób. A poza wygodą wiąże się to także z brakiem dodatkowych kosztów i subskrypcji. Zamiast wielu abonamentów wystarczy jeden, solidny system CRM.

System CRM - to się opłaca

System CRM to niezbędna rzecz w każdej firmie myślącej o rozwoju. Zyskujesz wirtualnego asystenta, analityka oraz nadzorcę pilnującego wszystkich terminów. W jaki sposób wybrać najlepsze rozwiązanie tego typu pod kątem swojej firmy? Jak wiadomo w trakcie prowadzenia biznesu potrzebne są różnego rodzaju pomoce, dlatego najlepiej zdecydować się na system uniwersalny, odpowiadający wszystkim obecnym oraz przyszłym potrzebom firmy. Takim właśnie jest pokazany tutaj jako Wzorcowym przykładem jest Bitrix24. Podsumujmy, jakie konkretnie korzyści dzięki niemu osiągniesz:

  • oszczędność czasu - dokumenty generowane są i wystawiane automatycznie, a gotowe szablony pozwalają na szybkie tworzenie nowych;
  • przejrzystość procesów - każda aktywność jest rejestrowana, dzięki temu doskonale widzisz flow pracy;
  • terminowość - system pamięta o każdym nachodzącym wydarzeniu oraz sprawdza, czy rachunki i faktury zostały opłacone w terminie;
  • analityka - CRM podsumowuje wszystkie dane, a następnie jasno pokazuje słabe i mocne punkty, co pozwala na planowanie dalszych strategii;
  • kompleksowość - możliwość zintegrowania z różnymi kanałami informacyjnymi oraz sprzedażowymi umożliwia najszerszy zakres działania.

Mając system CRM zyskujesz bezcenny czas - ponieważ bierze on na siebie szereg czynności, dotychczas wykonywanych przez człowieka. Dzięki temu pracownicy mogą wykonywać inne działania, przyczyniające się do rozwoju firmy - pozyskiwać klientów i kontrahentów, prowadzić działania marketingowe itp. Dlatego każda inwestycja w CRM szybko się zwraca - i to na wiele sposobów. Dlatego warto pomyśleć, aby wdrożyć taki system jak najszybciej - tym bardziej, że nie jest to drogi wydatek.