Czy przechowywanie starej poczty naraża firmy na ryzyko?

Organizacje coraz częściej doceniają problem przechowywania danych. Jednak spotkać się można z opinią, iż przechowywanie starej poczty naraża firmę na ryzyko. W procesie wyszukiwania informacji w zbiorach archiwalnych można wykryć niewygodną wiadomości e-mail, która może zaszkodzić firmie np. w toczącej się przed sądem sprawie.

Jednak w większości przypadków lepiej jest przechowywać wiadomości poczty elektronicznej czy komunikatorów, nawet jeżeli zawierają one informacje niezbyt korzystne dla firmy. Trzeba pamiętać o tym, że w praktyce nie jest możliwie usuniecie wszystkich kopii wiadomości, które zostały wysłane poza firmę, czy też zostały odebrane - prawdopodobieństwo, że ktoś dysponuje kopią tych wiadomości (otrzymaną lub wysłaną) jest bardzo duże.

Przeprowadzone przez Unified Communication Alert badania pokazały, że w Stanach Zjednoczonych 32 proc. organizacji uważa, iż zachowywanie poczty elektronicznej przez dłuższy okres jest najmniej ryzykowną opcją, podczas gdy tylko 10 proc. uważa, iż mniejsze ryzyko to usuniecie całej zawartości.