Do raportu!


Dodatkowe możliwości

W najprostszej postaci kwerenda wybierająca dane to podstawowa technika wyszukiwania informacji zaspokajająca zwykle większość potrzeb. Access oferuje wiele innych typów kwerend, które wymieniamy jedynie w celu pokazania możliwości i elastyczności programu:

    Do raportu!

    W widoku projektu można utworzyć wiele rozbudowanych kwerend, usprawniających zarządzanie bazą.

  • parametryczna - odmiana kwerendy wybierającej dane, wymagająca podania dodatkowych parametrów do wybierania danych;

  • krzyżowa - tworzy arkusz kalkulacyjny oparty na danych z trzech lub więcej pól;

  • usuwająca - wyszukuje informacje i usuwa je z bazy (wymaga to szczególnej ostrożności);

  • aktualizująca - wyszukuje informacje i zmienia zawartość wskazanych pól;

  • dołączająca - pobiera rekordy ze wskazanych tabel i dołącza je do innych tabel;

  • tworząca tabelę - wybiera rekordy i zapisuje ich kopie z nowej tabeli;

  • wyszukująca duplikaty - wyszukuje w tabeli rekordy o tych samych wartościach w jednym lub kilku polach;

  • wyszukująca niedopasowane dane - wyszukuje w tabeli rekordy niemające odpowiedników w innej tabeli.
Kwerendy te znacznie usprawniają wyszukiwanie informacji w bazie i dynamiczne modyfikowanie zawartości tabel, co ma szczególne znaczenie w biurach czy firmach, gdzie codziennością są np. zmiany cen produktów, dezaktualizacja pewnych danych czy konieczność przeliczania.

Większość tych kwerend tworzy się w widoku projektu kwerendy, korzystając z poleceń wyboru typu kwerendy znajdujących się w menu programu.

<hr size=1 noshade>

Autoraport

Do raportu!

Jeden z etapów tworzenia raportu za pomocą Kreatora raportów.

Prostą i wygodną techniką sporządzania raportu z bazy danych jest tzw. autoraport, który tworzy zwykłe zestawienie informacji z pól wskazanej na liście tabeli lub kwerendy znajdującej się już w bazie.

  • Kliknij typ obiektu Raporty.

  • Na pasku narzędzi kliknij przycisk Nowy.

  • W oknie dialogowym Nowy raport wybierz Autoraport: tabelaryczny i na rozwijanej liście tabel wskaż tabelę lub kwerendę, która ma zostać użyta w raporcie.

  • Po wyświetleniu raportu zapisz go pod dowolną nazwą - zostanie automatycznie włączony do bazy i będzie widoczny w zestawie wszystkich raportów.
Wyświetlona na ekranie tabela (jeśli jest to autoraport tabelaryczny) zawiera zestawienie rekordów znajdujących się w tabeli wybranej do raportu. Jeśli w tabeli jest wiele rekordów, raport zostanie rozbity na strony, które można przewijać za pomocą przycisków znajdujących się na pasku stanu okna raportu. Sam raport możesz także wydrukować, wyeksportować do innego formatu (Excel, Access, HTML, XML, RTF, tekst, plik delimitowany - szczególnie format Excela może być wygodny dla odbiorców), zapisać w formacie PDF czy wysłać pocztą do innej osoby.

Jeśli potrzebujesz innego sposobu formatowania danych, zawsze możesz otworzyć dowolny raport w widoku projektu i wymodelować go, korzystając z autoformatowania i przybornika z narzędziami - możliwe jest zarówno okreś-lenie zawartości poszczególnych sekcji, jak i ich specyficznego formatowania na ekranie i wydruku.

<hr size=1 noshade>

Kreator raportów

Do raportu!

Autoraport to najprostsza metoda utworzenia raportu, niewymagająca praktycznie żadnych specjalnych zabiegów ze strony użytkownika. Większe możliwości daje kreator raportów - m.in. dostęp do opcji wybieranych w trakcie przechodzenia przez poszczególne etapy budowania raportu.

  • Zaznacz typ obiektu Raporty.

  • Na pasku narzędzi kliknij przycisk Nowy.

  • W oknie dialogowym Nowy raport wybierz Kreator raportów.

  • Na rozwijanej liście tabel i kwerend wskaż tabelę lub kwerendę, która będzie podstawą raportu.

  • W oknie Kreator raportów wybierz pola, które znajdą się w raporcie (możesz wybrać je z kilku tabel).

  • W kolejnym oknie możesz wybrać pole wyświetlane na początku raportu, np. nazwisko osoby.

  • W kolejnym oknie wybierz sposób sortowa-nia danych (można zrezygnować z sortowania).

  • W następnym oknie wybierz układ (zależy od skomplikowania raportu - przykładem jest kolumnowy, tabelaryczny lub wyjustowany), a także orientację strony.

  • Na kolejnym etapie wybierz styl (graficzny motyw) raportu.

  • Na zakończenie podaj tytuł raportu i kliknij przycisk Zakończ.
Zdecydowanie warto korzystać właśnie z kreatora raportów, który znacznie uelastycznia ich postać. Oparcie raportów na kwerendach daje duże możliwości przejrzystego prezentowania danych i przedstawiania ich na zewnątrz, poza własnym środowiskiem - czy jest to komputer domowy użytkownika, czy też biurowy.

<hr size=1 noshade>

Panel przełączania

Do raportu!

Przykładowy panel przełączania z otwartym formularzem dodawania rekordów do jednej z tabel bazy.

Zwieńczeniem bazy danych jest panel przełączania, czyli po prostu interfejs do zawartych w niej tabel, kwerend, raportów. Choć nie jest nieodzowny, znacznie ułatwia pracę osobom mniej obytym z komputerem, które powinny w pełni korzystać z bazy, a nie muszą znać szczegółów jej budowy.

  • W menu wybierz Narzędzia | Narzędzia bazy danych | Menedżer panelu przełączania - program zaproponuje utworzenie nowego panelu i po zatwierdzeniu utworzy stronę o nazwie Główny panel przełączania.

  • Zaznacz panel i kliknij przycisk Edytuj.

  • W oknie Edytowanie strony panelu przełączania kliknij przycisk Nowy.

  • W polu Tekst podaj opisową nazwę polecenia, np. Nowy autor.

  • W polu Polecenie wybierz polecenie, np. Otwórz formularz w trybie dodawania.

  • W polu Formularz wskaż otwieraną tabelę.
Po wprowadzeniu żądanych akcji zamknij menedżer panelu i w typie obiektu Formularze kliknij dwukrotnie pozycję Panel przełączania. Jest wyświetlany w domyślnej postaci, ale możesz zmienić jego graficzną postać w widoku projektu, np. dołączyć graficzne logo firmy, ale też wiele bardziej zaawansowanych elementów technicznych.

Panel zawiera wszystkie akcje (dodawania rekordów, wyświetlania kwerend czy raportów, przełączania się między rozmaitymi stronami panelu, zamykania całej aplikacji itd.) zdefiniowane w menedżerze panelu.

W środowisku biurowym budowa panelu należy, do administratora bazy, ale na własny użytek można także skonstruować efektywne narzędzie.