Elektroniczny obieg dokumentów w małych i średnich firmach? System Ready_™️ zajmie się tym za Ciebie!

Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej jest równie niewygodne, co kosztowne. Digitalizacja i obieg dokumentów w wielu firmach pozostają mało wydajne przez wzgląd na niewłaściwy dobór narzędzi. Dziennikarze PCWorld, doradzają jak stworzyć wygodne, bezpieczne i nowoczesne repozytorium pozwalające na przyspieszenie procesów w obszarze księgowania, raportowania oraz uzyskanie oszczędności czasu pracy i kosztów związanych z wysyłką dokumentacji. System Ready_™️ to rozwiązanie dla małych organizacji, gotowe do samodzielnego wdrożenia

Optymalny workflow dokumentów

Istotnym aspektem pracy każdej firmy jest poczta elektroniczna. To właśnie w e-mailach wysyłane są oferty handlowe i umowy, propozycje współpracy, informacje od kontrahentów. Poczta firmowa służy również komunikacji wewnętrznej - za jej pomocą rozsyłane są dyrektywy i zarządzenia, a także projekty umów i ofert handlowych. Każdego tygodnia przez firmowe skrzynki e-mail przewijają się dziesiątki dokumentów. Często ciężko jest zapanować nad korespondencją - dobrym przykładem sytuacja, w której rozsyła się do załogi nowe zarządzenie. Skąd można mieć pewność, że wszyscy zapoznali się z jego treścią i będą je stosować się do zawartych w nim poleceń w momencie wprowadzenia ich w życie?

System Ready_™️ jest dobrym remedium na takie właśnie bolączki. To Biznesowy System Operacyjny - opracowany przez firmę eDokumenty, która znana jest jako jeden z liderów segmentu ECM w Polsce (wg raportu Computerworld TOP200 edycja 2019). Jedną z wielu zalet systemu jest kompletna obsługa dokumentów i korespondencji e-mail, zapewniająca optymalny, elektroniczny obieg dokumentów wraz z pełną kontrolą nad ich udostępnianiem, autoryzacją, zarządzaniem i tworzeniem. Zaliczająca się do niego aplikacja Korespondencja i sprawy zaprojektowana została tak, aby zapewniać łatwą obsługę, a zarazem oferować szereg możliwości związanych z operacjami na firmowych dokumentach. Ich obsługa jest kompleksowa - obejmuje wszystkie aspekty obsługi dokumentów, co pozwala stworzyć optymalny workflow w firmie.

Korespondencja firmowa zawsze przejrzysta

System Ready_™️ umożliwia rejestrowanie i przekazywanie korespondencji służbowej, w tym przypisywanie wiadomości do odpowiednich odbiorców oraz rejestrowanie daty nadejścia korespondencji i przekazania jej pracownikowi. Można również do przesłanego dokumentu dołączyć pismo ze wskazówkami dotyczącymi postępowania w jego przypadku. Tu warto podkreślić, że system dysponuje możliwością edycji dokumentów w każdym używanym formacie plików - jest to możliwe dzięki zastosowaniu technologii Hot Folder oraz protokołu WebDAV. Oryginał nie jest przy tym niszczony - na serwerze zapisywane są kolejne wersje pliku z odpowiednim ich oznaczeniem. Kolejną przydatną funkcją jest możliwość tworzenia nowych dokumentów przy użyciu uprzednio zdefiniowanych szablonów. Proces generowania szablonów daje liczne opcje ich tworzenia - zaczynając od wyboru papieru firmowego, po automatyczne uzupełnianie pól oraz zapis gotowego dokumentu w jednym z trzech najpopularniejszych formatów tego typu plików, czyli .pdf, .rtf oraz .docx.

Intranet

Intranet

Dzięki zastosowaniu silnika BPMN, dokumenty nie tylko trafiają do właściwych odbiorców, ale również do firmowej bazy dokumentów - Intranet. Jest to archiwum, gromadzące wszelkie dokumenty firmowe. Można je w dowolnej chwili przeszukiwać, a szybkie odnalezienie konkretnych umożliwia opcja wyszukiwania według wskazanych kategorii i filtrów. Mamy tu również rozwiązanie wspomnianej wcześniej sytuacji - gdy chce się przekazać pracownikom informację o wysokiej ważności, wówczas można rozprowadzić ją z Intranetu za pomocą wielu kanałów, jak aplikacja mobilna, e-mail czy strumień powiadomień. Wystarczy, aby pracownik, który zapoznał się z treścią, kliknął jeden raz, a nadawca otrzyma potwierdzenie odebrania dokumentu. Jest to zapisywane w historii dokumentu i w spornej sytuacji można sprawdzić, w którym momencie informacja została przeczytana. Ponadto System Ready_™️ wyświetla raport z listą odbiorców, którzy już przesłali potwierdzenie i tymi, którzy jeszcze tego nie zrobili.

Dla wygody użytkowników można oznaczyć często używane dokumenty jako ulubione, dzięki czemu będą dostępne bez konieczności ich wyszukiwania. Intranet to cyfrowy odpowiednik pełnej segregatorów szafki z dokumentami. Rozwiązanie to nie tylko gwarantuje wygodne przechowywanie dosłownie wszystkich dokumentów (które nigdy się przy tym nie zgubią), ale również pozwala na zaoszczędzenie kosztów związanych z ich wydrukiem oraz jest pro-ekologiczne.

Silnik workflow taki, jaki chcesz!

Na tym jednak nie koniec zalet - zastosowany w systemie Ready_™ silnik workflow umożliwia samodzielne projektowanie procesów zgodnych ze standardem BPMN przy użyciu narzędzia graficznego. Dzięki temu można samodzielnie określić proces obiegu, konsultacji i akceptacji dokumentów. Jego zaletą jest przejrzysty interfejs, wykorzystujący graficzne bloki. Nic również nie stoi na przeszkodzie, aby powierzyć to zadanie samemu systemowi. Pełna wygoda pozwala na zaoszczędzenie czasu, który w innej sytuacji musiałby zostać przeznaczony na ręczne sprawdzanie informacji.

Kompleksowa obsługa dokumentów cyfrowych i papierowych

System Ready_™️ powstał z myślą o zapewnieniu kompleksowej obsługi każdego rodzaju dokumentów. Dlatego przy tych cyfrowych otrzymuje się obsługę procesu kwalifikowanego oraz integrację z platformą ePUAP, co pozwala na przesyłanie podpisanych cyfrowo do odpowiednich instytucji (jak Urząd Skarbowy czy ZUS). Gdy zachodzi konieczności zeskanowania dokumentu papierowego, zaawansowane mechanizmy OCR zmienią go w edytowalny plik cyfrowy, na który można nanieść poprawki i zmiany. W przypadku wysyłania listów poleconych, system oferuje możliwość wygodnego wydruku książki nadawczej, zgodnej z wymogami Poczty Polskiej.

Podsumowanie

Nowoczesny biznes wiąże się z dokumentami, których z biegiem czasu gromadzi się coraz więcej. System Ready_™️ odciąża od konieczności zajmowania się nimi, biorąc na siebie odpowiedzialność za zarządzanie, gromadzenie i udostępnianie różnego rodzaju pism. Daje pełną wygodę przy olbrzymiej liczbie możliwości, dzięki czemu szybko staje się niezbędnym elementem sprawnego funkcjonowania biznesu. Możesz przekonać się o tym w każdej chwili, korzystając z możliwości jego darmowego przetestowania - i zdecydowanie warto to zrobić!