Faks w Sieci

Tradycyjny faks zajmuje całą linię telefoniczną i połowę biurka. Przesyłanie nim dokumentów to jednak nadal codzienność w kontaktach między firmami. Co zrobić, aby nie komplikować życia kontrahentom, a jednocześnie nie kupować kolejnego urządzenia? Można skorzystać z usługi wirtualnego faksu. Transmisja dokumentów będzie tak łatwa, jak wysłanie e-maila, a odbiorca nie zauważy żadnej różnicy. W dodatku wirtualny faks jest łatwiejszy w instalacji i tańszy niż tradycyjna usługa u operatora telefonicznego.

Wszystko po staremu

Zasada działania wirtualnego faksu przypomina technologię VoIP. Na styku sieci telefonicznej oraz Internetu umieszczana jest brama, pozwalająca na wymianę informacji między nimi. Dzięki temu możliwe jest wysyłanie plików, które zostaną odczytane przez faks odbiorcy, jak również odbiór faksów skonwertowanych na pliki graficzne lub dokumenty w formacie PDF. Tak jak w wypadku VoIP, możesz założyć numer w sieci telefonicznej. Wszystkie te operacje bierze na siebie dostawca usługi. Kontrahenci wysyłający i odbierający faksy nadawane z twojego wirtualnego numeru nie zauważą żadnej różnicy. Można nawet przenieść dotychczasowy numer faksu na jego sieciową wersję.

Zobacz również:

• Najlepszy VPN dla Linuxa 2023

Dodatki

Rezygnacja ze zwykłego faksu i skorzystanie z wirtualnego odpowiednika ma wiele dodatkowych zalet. Nie trzeba kupować urządzeń ani zakładać nowej linii telefonicznej. Założenie go trwa kilka minut, a wysyłanie dokumentów możesz rozpocząć natychmiast po dokonaniu wpłaty na konto dostawcy usługi. Jeśli zapłacisz kartą kredytową, zajmie to mniej niż kwadrans. Standardowym sposobem rozliczania usługi jest przedpłata.

W czasie zakładania wirtualnego faksu będzie można określić, do której strefy numeracyjnej ma zostać przypisany nowy numer. Ponadto można z reguły założyć (za dodatkową opłatą) kolejne numery powiązane z tym samym kontem. Dzięki temu połączenia będą rozliczane lokalnie, nawet jeśli biuro znajduje się w Krakowie, a faks jest wysyłany do Gdańska. Wirtualny faks ma również zalety związane z cyfrową transmisją danych. Dokumenty nie stracą na jakości, otrzymasz dostęp do archiwum wysłanych wiadomości, a z usługi możesz korzystać za pośrednictwem dowolnego urządzenia podłączonego do Sieci.

Wirtualne faksowanie jest proste

Korzystanie z wirtualnego faksu przypomina wysyłanie poczty przez webmaila, więc wystarczy przeglądarka internetowa. Oddzielną sprawą jest przygotowanie dokumentów. Większość usługodawców wymaga, aby pliki do wysłania były zapisane formacie PDF lub TIFF. Zapisywanie dokumentów w formacie PDF oferują nowsze wersje pakietu Microsoft Office oraz bezpłatny OpenOffice.org. Nie brak także programów do konwersji dowolnych plików na PDF (np. doPDF). Format TIFF obsługiwany jest natomiast przez popularne programy graficzne i oprogramowanie skanerów biurowych.

Gotowy plik wysyła się za pośrednictwem formularza umieszczonego na stronie dostawcy usługi. Dodajesz plik PDF, tak jak się dodaje załącznik do e-maila, a następnie wpisujesz listę numerów, pod które chcesz wysłać kopię. Dostarczeniem wiadomości zajmuje się już operator.

Niektórzy dostawcy (np. easyCALL) oferują inną możliwość. Zamiast wysyłać plik za pośrednictwem strony WWW, można skorzystać ze sterownika faksu i wirtualnej drukarki. Po instalacji sterownika w systemie pojawi się możliwość drukowania za pośrednictwem nowego urządzenia. Wystarczy podać numer, na który ma zostać wysłany faks, nazwę użytkownika i hasło.