Google Apps krok po kroku

Google już od dłuższego czasu udostępnia możliwość uruchomienia niektórych aplikacji internetowych, jak Gmail czy Kalendarz Google, w wersji działającej w domenie użytkownika.

Usługa ta nazywa się Google Apps (www.google.com/apps) i jest przeznaczona przede wszystkim dla firm oraz instytucji, ale istnieje także wariant bezpłatny, który w zupełności wystarczy do półprofesjonalnych zastosowań.

Zobacz również:

• Sprawdź najlepsze darmowe oraz przecenione aplikacje na smartfony z Androidem [30.03.2023]
• To czeka i Ciebie - już niedługo zmiany we wszystkich usługach Google. Jakie?
• Najlepsze bezpłatne usługi poczty elektronicznej w 2022 roku

Załóż konto w Google Apps

Aby rozpocząć korzystanie z Google Apps musisz założyć konto w usłudze w wariancie bezpłatnym. Różnice pomiędzy wersją płatną i bezpłatną sprowadzają się do wsparcia dla aplikacji korporacyjnych, łatwiejszego zarządzania grupami użytkowników i lepszego dostępu do pomocy technicznej dla firm.

Formularz bezpłatnej rejestracji nie jest specjalnie eksponowany na stronie głównej usługi, ponieważ Google skupia się na promowaniu płatnego Google Apps dla biznesu. Dlatego będąc na stronie www.google.com/apps znajdź i kliknij odnośnik Google Apps w sekcji Inne wersje produktów. (Rys. 1)

Na następnej podstronie kliknij odnośnik Rozpocznij. (Rys. 2)

W kolejnym kroku należy podać adres posiadanej domeny internetowej. (Rys. 3) Jeżeli nie masz jeszcze wykupionej domeny, Google zaoferuje pośrednictwo w jej zakupie (odnośnik Chcę kupić nazwę domeny) - zostanie ona wówczas automatycznie skonfigurowania do współpracy z Google Apps.

Po podaniu domeny zostaniesz przeniesiony do formularza rejestracji konta administratora. Posłuży ono potem do zarządzania wszystkimi usługami w twojej domenie, będziesz mógł także jako administrator zakładać konta innym użytkownikom - maksymalna liczba kont w wersji bezpłatnej Google Apps wynosi 50.

Zweryfikuj domenę w Google Apps

Masz już założone konto w Google Apps, ale musisz jeszcze potwierdzić że to ty jesteś właścicielem domeny. Do tego czasu wszystkie usługi w Google Apps będą działać w domenie tymczasowej domena.pl.test-google-a.com.

Aby zweryfikować domenę, kliknij odnośnik Zweryfikuj posiadanie domeny. (Rys. 4)

Masz do wyboru dwie metody weryfikacji: wgranie specjalnego pliku HTML na serwer bądź zmianę rekordu CNAME domeny. (Rys. 5)

Pierwszy sposób jest wygodny dla osób, które oprócz domeny internetowej mają też serwer WWW - wtedy wystarczy wgrać plik tekstowy z wygenerowanym przez Google'a ciągiem znaków do katalogu głównego serwera i poczekać, aż zostanie on sprawdzony przez usługę.

Druga metoda polecana jest osobom, które dysponują tylko samą domeną, ponieważ nie wymaga wgrywania żadnych plików. Należy wówczas zalogować się do panelu administracyjnego rejestratora domeny i znaleźć ustawienia odpowiedzialne za konfigurację DNS (nazewnictwo może różnić się w zależności od rejestratora domeny).

Korzystając z panelu dodaj rekord typu CNAME, nadając mu nazwę (ciąg znaków) i wartość (adres google.com) podany przez Google'a w instrukcji. Możesz także poprosić o pomoc w dodaniu rekordu obsługę techniczną twojego rejestratora. (Rys. 6)

W obu przypadkach weryfikacja domeny może potrwać nawet do 48 godzin, chociaż w praktyce nie zajmuje to więcej niż kilkadziesiąt minut.

Uruchom usługi Google'a w domenie

Masz już zweryfikowaną domenę, dlatego czas przejść do uruchomienia aplikacji Google'a. Na tę chwilę standardowa edycja Google Apps zawiera usługę E-mail, Kalendarz, Czat, Kontakty, Dokumenty, Witryny oraz wsparcie dla urządzeń mobilnych. Wszystkie poza E-mailem (czyli w praktyce Gmailem) są od razu domyślnie włączone i dostępne pod adresami w rodzaju docs.google.com/a/domena.pl. (Rys. 7)

Jako administrator możesz zakładać konta użytkowników, a także przydzielać im różne uprawnienia (menu Organizacja i użytkownicy).(Rys. 8)

Aby włączyć pocztę, będziesz musiał ponownie zmienić ustawienia domeny (zanim tego nie zrobisz, każdy użytkownik będzie miał adres w rodzaju nazwa_uż[email protected]). Będąc na stronie głównej panelu administracyjnego kliknij odnośnik Uaktywnij e-mail przy pozycji E-mail. W tym kroku musisz zmienić rekordy MX twojej domeny internetowej. (Rys. 9)

Google wyświetli odpowiednie instrukcje - wprowadzanie wartości rekordów MX odbywa się podobnie, jak wcześniejsza modyfikacja rekordu CNAME. Konfigurując domenę internetową dla poczty w Google Apps pamiętaj także o dodaniu rekordu SPF. Zapobiega on podszywaniu się spamerów pod twoją domenę, bez niego wiadomości wysyłane przez ciebie mogą być odbijane przez niektóre serwery pocztowe jako mało wiarygodne. Dopisanie rekordu SPF polega na dodaniu do domeny rekordu TXT zawierającego tekst v=spf1 include:_spf.google.com ~all.

Aktualizacja ustawień usługi może potrwać nawet do 48 godzin. Twoja poczta będzie od teraz dostępna pod adresem mail.google.com/a/domena.pl.

Po skończonej pracy nie zapomnij o wylogowaniu się z usługi Google Apps, szczególnie jeżeli korzystasz z konta administratora, które powinno być szczególnie chronione. Aby ponownie zalogować się do panelu administracyjnego, użyj adresu www.google.com/a/twoja_domena.pl.