Jak bezpiecznie pożegnać się z pracownikiem

Przeprowadź z pracownikiem „rozmowę pożegnalną”

W momencie, gdy pracownik wręczy swoją rezygnację, ustal dla niego termin spotkania z jego przełożonym i całym zespołem. Podczas spotkania przypomnij wymagania dotyczące konieczności zachowania tajemnicy, jeśli chodzi o firmowe sprawy, wspomnij o wszystkich urządzeniach, które powinien zwrócić, zapytaj o wszelkie firmowe konta i karty kredytowe, do których ma dostęp i zorientuj się, jak w razie ewentualnej potrzeby można się z nim skontaktować po odejściu.

Odzyskaj wszystkie firmowe sprzęty, dyski z backupami, USB, itp.

Twój zespół powinien prowadzić spis całego sprzętu i wszystkich urządzeń, które są wydawane pracownikom. Chodzi tu o laptopy, telefony, tablety, systemy nawigacyjne, kamery, itp. Poza tym powinieneś poprosić, by pracownik, który opuszcza firmę, zwrócił wszystkie urządzenia do przechowywania backupów, tj. pamięć przenośną, płyty CD, zewnętrzne dyski twarde.

Powodem coraz liczniejszych ataków hakerskich są często skradzione bądź zgubione urządzenia firmowe. Postaraj się zminimalizować to ryzyko, odbierając odchodzącemu pracownikowi cały sprzęt, do którego ma dostęp.

Dezaktywuj firmowe konta e-mailowe i inne

Po odejściu pracownika wszystkie e-maile powinny zostać przekazane jego przełożonemu, który będzie mógł kontynuować wymianę informacji z klientami. Konto e-mail i inne konta sieciowe powinny zostać zdezaktywowane w dniu odejścia pracownika, by uniemożliwić mu dostęp do jakichkolwiek danych firmy.

Zmień hasła

Podczas „rozmowy pożegnalnej” powinieneś zapytać o wszystkie konta, z którymi pracownik może być jakkolwiek powiązany. Na przykład jeśli jest to menadżer od social media – czy przypadkiem firmowe konto na Twitterze nie jest na jego nazwisko. Jeśli tak jest, poproś, by przekazał je swemu następcy bądź zwierzchnikowi.

Po odejściu pracownika powinieneś zmienić hasła do wszystkich kont, do których miał dostęp.

Zbierz wszystkie klucze, karty dostępu oraz karty ID

Ostatniego dnia pracy upewnij się, że pracownik zwrócił wszystko, co umożliwiałoby mu wejście do budynku firmy, tj. klucze, karty ID, karty dostępu. Poza tym poinformuj ochronę, że ta osoba już dłużej u Was nie pracuje.

Poza tym jeśli pracownik dysponuje jakimikolwiek kodami dostępu do komputerowego systemu ochrony budynku, upewnij się, że zostaną one zmienione od razu po jego odejściu, a nowe przekazane innym pracownikom.

Zmień kody PIN i hasła do wszystkich firmowych kart kredytowych i kont bankowych

Jeśli pracownik miał dostęp do firmowych kart kredytowych czy kont bankowych, upewnij się, że zwrócił wszelkie materiały i dokumenty, które mogłyby zapewnić mu dostęp do finansów firmy.

Jeśli karta kredytowa była zarejestrowana na nazwisko pracownika, sprawdź, czy została zdezaktywowana. Jeśli z kolei zechcesz przekazać ją następcy bądź jego przełożonemu, koniecznie zmień kod PIN i wszelkie inne hasła.

Przygotuj się na problemy

W przypadku jeśli to Ty zdecydujesz się pożegnać jakiegoś pracownika, powinieneś być przygotowany na negatywną reakcję. W takim wypadku musisz przestrzec swój zespół zawczasu, by mogli jak najszybciej zająć się bezpiecznym wydaleniem pracownika z firmy.