Jak e-biznes to i e-podpis

Obroty biznesu w sieci rosną w Polsce dynamicznie. Polscy przedsiębiorcy odkryli już potencjał internetu zarówno jako kanału sprzedaży, jak również jako platformy kontaktów biznesowych. Mimo tego e-podpis, pozwalający realizować w pełni online umowy i rozliczenia, wciąż traktowany jest po macoszemu, a wynika to tylko z niewiedzy.


Podpis elektroniczny stanowi wirtualną wersję tradycyjnej sygnatury, składanej na papierowych dokumentach. Posiada on taką samą moc prawną, weryfikując tożsamość, potwierdzając zapiski umowy i finalizując negocjacje handlowe. Obecnie w kraju nad Wisłą podpis elektroniczny wykorzystuje kilkadziesiąt tysięcy firm. Mimo tej dość wysokiej liczby popularność e-podpisu w Polsce znacznie odstaje od trendów z rynków światowych, gdzie dzięki temu prostemu i bezpiecznemu rozwiązaniu firmy oszczędzają znaczne sumy pieniędzy i mogą prowadzić dynamiczne relacje B2B na całym świecie. Okazuje się, że barierą odstraszającą przed stosowaniem rozwiązania najczęściej jest niewiedza na jego temat. Tymczasem jest ono w zasięgu nawet przedsiębiorców z sektora MŚP.

E-podpis to nie wydatek, to oszczędność

Przyjęło się uznawać, że podpis elektroniczny jest rozwiązaniem drogim, zarezerwowanym wyłącznie dla największych korporacji. Tymczasem może on być wykorzystywany nawet bezpłatnie. Przykładowo firma Unizeto Technologies udostępnia narzędzie umożliwiające darmowe podpisywanie dokumentów do 2Mb, zapisanych w formacie PDF. Złożone podpisy elektroniczne są zgodne ze standardem PAdES, a więc sygnatura widoczna jest po otwarciu dokumentu w standardowym oprogramowaniu do odczytu plików .pdf (np. Adobe Reader). Oczywiście szersze możliwości wymagają już wersji płatnej, ale wydatki związane z wprowadzeniem do swojej działalności podpisu elektronicznego przekładają się również na uzyskanie realnych oszczędności. Chodzi tutaj przede wszystkim o czas i nakłady związane z podróżami służbowymi. Dzięki temu rozwiązaniu można znacznie podnieść ergonomię pracy, zwłaszcza jeśli mowa o kontaktach międzynarodowych.

Telekonferencje weszły już na dobre do codziennego życia biznesowego. Istnieje mnóstwo aplikacji umożliwiających prowadzenie biznesowych kontaktów za pośrednictwem internetu, ale bez certyfikowanego podpisu elektronicznego nie jesteśmy w stanie sfinalizować takich rozmów. E-podpis stanowi właśnie formalne dopełnienie wszelkich zdalnie prowadzonych negocjacji.

E-podpis kluczem do e-urzędu

Wykorzystanie podpisu elektronicznego, oprócz relacji biznesowych, ma jeszcze drugi bardzo ważny wymiar - umożliwia zdalne załatwienie wielu urzędowych formalności, bez konieczności opuszczania biura i tracenia czasu w kolejkach. W ten sposób można rozwiązać m.in. kwestie związane z ubezpieczeniem społecznym. Wystarczy podpisać tylko odpowiedni dokument, niezależnie czy to będzie deklaracja, wniosek czy podanie. W ten sposób możemy kierować dokumenty nie tylko do ZUS-u, ale również do Urzędu Skarbowego, Krajowego Rejestru Sądowego czy GIODO. Całość formalności można wypełnić z pomocą komputera, bez konieczności drukowania, stemplowania i wysyłki pocztą. Dzięki temu firma może oszczędzać środki również na tym polu.

Podpis elektroniczny jest obecnie jedynym rozwiązaniem, które daje firmom możliwości uwierzytelniania dokumentów i umów online. Szczególnie dla rozwijającego się sektora e-biznesu to naturalne uzupełnienie działalności w internecie, budujące wizerunek rzetelnej firmy w pełni działającej w sieci.

*Autorem materiału jest Dariusz Łydziński, Szef Działu Bezpieczeństwa, Ochrony Informacji i Audytu Unizeto Technologies