Jak efektywnie pracować i zarządzać zdalnie? Sprawdź, co musisz wiedzieć

Konieczność przejścia na tryb pracy zdalnej nie musi oznaczać, że firma będzie działać mniej efektywnie. Nie ma problemu, aby nadal funkcjonowała tak, jak dotychczas.

Fot.: Dessidre Fleming/Unsplash

Praca zdalna pojawiła się wraz z rozwojem internetu i towarzyszy nam od początku XXI wieku. Jednak praktycznie do czasu wybuchu pandemii COVID-19 była mało rozpowszechniona. W 2020 roku uległo to zmianie - konieczność zachowania dystansu społecznego sprawiła, że biura oraz firmy zamknęły swoje podwoje i - aby dalej istnieć - musiały przejść na tryb zdalny lub hybrydowy. Jak się szybko okazało, takie rozwiązania nie wpłynęły w negatywny sposób na prowadzone projekty i działania marketingowe. Co więcej - w wielu przypadkach praca "na odległość" okazała się nawet wydajniejsza i efektywniejsza od tradycyjnej.

Jeśli prowadzisz firmę i chcesz wypróbować tego rozwiązania, doradzimy, w jaki sposób zrobić to najlepiej. A może pracujesz w firmie, która przechodzi na tryb zdalny? W takiej sytuacji podpowiemy, jak najlepiej zorganizować sobie pracę online i które narzędzia umożliwią Ci płynne przejście z biura do domowego zacisza.

Jak zdalnie zarządzać firmą?

Czego najbardziej może obawiać się szef firmy lub koordynator działań, zmieniając zarządzanie stacjonarne na zdalne? Przede wszystkim problemów z komunikacją oraz nadzorowaniem wykonywania powierzonych pracownikom działań. Będąc na miejscu można w dowolnej chwili porozmawiać z osobami za nie odpowiedzialnymi, sprawdzić status projektów, zwołać spotkanie w celu omówienia palących kwestii itp. Praca zdalna kojarzy się wielu osobom z brakiem tej możliwości i zastąpieniem ich wymienianiem maili z uwagami, pytaniami oraz odpowiedziami. Jest to czasochłonne i po prostu uciążliwe.

Ale to błędne myślenie - spotkania można urządzić dzięki aplikacjom przeznaczonym do wideokonferencji. Pozwalają one zarówno na rozmowę dwóch osób, jak również większe zebrania z udziałem kilkudziesięciu uczestników. Dlatego nie trzeba wysyłać maili dotyczących np. prowadzonego projektu - wszystko można wygodnie omówić twarzą w twarz.

Jeśli chodzi o zarządzenie powierzonymi działaniami, tutaj również można zapomnieć o wysyłaniu maili. Systemy CRM umożliwiają m.in. tworzenie grup roboczych i zespołów do pracy nad konkretnym projektem. Przydziela się do nich wybranych pracowników, pomiędzy których rozdziela poszczególne zadania. Wszystko online, za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Ponadto ma się cały czas podgląd na stan projektu i wszystkie wykonywane czynności oraz działania. To bardzo wygodne i działa dokładnie tak samo, jak w stacjonarnym biurze - jednak nie trzeba zapewniać pracownikom stanowisk pracy ani sprzętu. Wykonują swoje zadania dla firmy ze swoich domów, korzystając przeważnie z własnych komputerów i laptopów.

Jak efektywnie pracować i zarządzać zdalnie? Sprawdź, co musisz wiedzieć

Fot.: Bitrix24

Dlatego zarządzanie firmą online nie musi różnić się od zwyczajnych działań, jakie wykonywało na miejscu. Technologia przychodzi z pomocą niezależnie od wielkości prowadzonego biznesu i ilości zatrudnianych pracowników. Jedyne, co jest istotne, to narzędzia, za pomocą których zachowa się ciągłość i efektywność pracy.

Jak pracować zdalnie?

Jeśli Twoja firma przechodzi w zdalny tryb działania, a Ty będziesz wkrótce pracować z domu, musisz przygotować sobie przestrzeń roboczą. Najlepiej wydzielić na dysku swojego komputera folder wyłącznie na sprawy związane z pracą, co pozwoli na uniknięcie bałaganu oraz gubienie plików. Konieczne będzie także zainstalowanie firmowego oprogramowania - jego rodzaj zależy od tego, z jakiego korzystało się w firmie. W sytuacji, w której mamy system CRM lub dysk w chmurze, wówczas wystarczą tylko dane logowania, a dostaniesz się do danej usługi za pomocą przeglądarki. W przypadku konieczności instalacji aplikacji, pliki instalacyjne powinny zostać dostarczone przez pracodawcę.

Co istotne - musisz wyznaczyć sobie stałe godziny, które poświęcasz tylko na pracę. Wyjaśnij pozostałym domownikom, kiedy powinni traktować Cię tak, jakby Cię nie było w domu. Poniekąd naprawdę Cię nie ma - poświęcasz się sprawom firmowym i w owym czasie tylko o tym myślisz, prawda? Jeśli do tego dysponujesz właściwymi narzędziami (a o nie powinna zadbać firma), możesz działać dokładnie tak samo, jak siedząc za biurkiem w biurze. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom widzisz wszystko, co dzieje się w firmie i dotyczy spraw, w które jesteś zaangażowany.

Z pewnością będziesz potrzebować od czasu do czasu chwili spokoju i izolacji na rozmowy poprzez komunikatory wideo. W tym celu musisz mieć kamerkę i mikrofon. Jeśli pracujesz na laptopie, nie ma takiego problemu, ponieważ urządzenia tego typu mają je wbudowane. W przypadku komputera należy je dokupić. Kto za to zapłaci? To już zależy od podejścia firmy - może ona pokryć koszty, jednak pamiętaj, że wówczas akcesoria te będą do niej należały. Gdy zdecydujesz się na samodzielny zakup, zyskujesz sprzęt nie tylko do pracy, ale również do spraw prywatnych.

Jak efektywnie pracować i zarządzać zdalnie? Sprawdź, co musisz wiedzieć

Fot.: Bitrix24

Pamiętaj, że przejście na tryb pracy zdalnej nie oznacza, że będzie ona trwała krócej. Nadal musisz poświęcić na nią tyle samo czasu, a jedyna różnica jest taka, że nie jest to czas spędzony w biurze.

Jak zapewnić właściwe funkcjonowanie firmy online?

Podsumowując powyższe informacje, można wyciągnąć następujące wnioski: firma chcąca pracować online musi dysponować niezbędnymi narzędziami, które pozwolą na zachowanie normalnego przepływu dokumentów, koordynowania działań oraz umożliwią komunikację w czasie rzeczywistym. Można pomyśleć o kilku różnych aplikacjach, ale po co komplikować sobie życie i narażać na koszty? Do każdej będą inne hasła i loginy, każda będzie również wymagać uiszczenia opłaty. Zamiast tego lepiej nabyć jedno narzędzie w dobrej cenie, które będzie miało wszystko, co potrzebne.

Takim narzędziem jest Bitrix24 - serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd. z siedzibą na Cyprze. Dysponuje nie tylko wbudowanymi narzędziami do zarządzania projektami, możliwością prowadzenia wideokonferencji czy udostępniania plików do wspólnej pracy. Wśród funkcji znajdziesz również praktyczny kalendarz, dzięki któremu nie przegapisz żadnych terminów i można wygodnie wyznaczyć kolejne etapy prowadzonych działań, szablony dokumentów oraz projektów, a także kanał Aktualności, dzięki któremu wszyscy zobaczą nowości i ważne informacje. Istnieje tu też sporo opcji automatyzacji, pozwalających zaoszczędzić sporo czasu, a także moduł pozwalający na analitykę.

Jak efektywnie pracować i zarządzać zdalnie? Sprawdź, co musisz wiedzieć

Fot.: Bitrix24

Dzięki Bitrix24 nie tylko zapewnia się sprawne funkcjonowanie firmy, ale również zyskuje szereg wygodnych opcji, sprawiających, że wszystkie działania wykonywane są szybciej oraz wydajniej. Ten system CRM ma wszystko co potrzebne, aby zadowolić nawet najbardziej wymagających szefów i pracowników. Warto przekonać się o tym w praktyce - tym bardziej, że można przetestować wszystkie jego możliwości za darmo, do czego gorąco zachęcamy. W tym celu wystarczy tylko rejestracja na tej stronie.