Jak unikać rozpraszania uwagi w pracy

Smartfon/Internet/social media

Pomyśl o Internecie, social media i smartfonach oraz o nielimitowanym dostępie do wszystkich trzech, a sam przyznasz, że jest mnóstwo rzeczy, które odpowiadają za rozproszenie uwagi w miejscu pracy. Najprostszym sposobem, by sobie z nimi radzić, jest po prostu wyłączenie telefonu. Inną opcją jest wyznaczenie samemu sobie pewnych granic; wystarczy, że będziesz sprawdzał telefon i profile w mediach społecznościowych tylko podczas przerw i ustawisz alarm wyznaczający limit użycia.

Chociaż polityka wielu firm zabrania korzystania z prywatnych telefonów, a nawet blokuje dostęp do stron social media i innych niezwiązanych z pracą serwisów, eksperci zauważają, że nie jest to do końca dobre podejście – może to przynieść odwrotny do zamierzonego skutek, odstraszając naprawdę utalentowanych pracowników.

Email

Jedno z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność może łatwo przeistoczyć się w jedno z najlepszych narzędzi zabijających produktywność, jeśli będzie nieodpowiednio używane. Spróbuj nie odpowiadać na emaile od razu, gdy tylko trafią do Twojej skrzynki odbiorczej. Postaraj się wyznaczyć konkretny czas w ciągu dnia, który poświecisz na czytanie wiadomości i odpisywanie na nie. Niech email nie będzie Twoim priorytetem od razu po zalogowaniu, radzi Payscale.com, zwłaszcza, jeśli musisz szybko poradzić sobie z innymi zadaniami.

Zebrania

„Zebrania: praktyczna alternatywa dla pracy”, jak to mówią. Żadna szanująca się firma nie chce uchodzić za mało wydajną, nieskupioną na rynku, taką, której brakuje jasnego celu i która regularnie traci dziesiątki tysięcy dolarów na mało konkretne projekty. A właśnie to dzieje się każdego dnia podczas zebrań. „Zebrania rzadko kiedy oznaczają aktywną pracę. Pracownicy spędzają przeciętnie sześć do siedmiu godzin tygodniowo na firmowych spotkaniach, a pod koniec dnia muszą wykonać pracę, do której rzeczywiście zostali zatrudnieni”, mówi Carson Tate, założyciel i naczelny Working Simply, firmy zajmującej się konsultingiem w sprawach zarządzania, oraz autor książki „Work simply”.

Gdy Twoi pracownicy spędzają większość czasu na zebraniach, do niczego to nie prowadzi – poza jeszcze większą ilością spotkań. Z czasem może się to nawet stać kulturą Twojej firmy.

Podejmij konkretne działania, by upewnić się, że na zebraniach pojawiają się odpowiedni ludzie oraz że spotkania te owocują wykonaniem konkretnych zadań. W ten sposób unikniesz marnotrawienia czasu, energii i pieniędzy.

Polityka otwartych drzwi

Chociaż w teorii polityka „wszystko, czego potrzebujesz – zawsze, kiedy tego potrzebujesz” brzmi świetnie, w praktyce jest to idealny przepis na chaos i dekoncentrację, zwłaszcza w przypadku menadżerów, mówi Ed Brown, konsultant ds. wydajności i przepływu pracy, prezes, przewodniczący zarządu i założyciel Cohen Brown Management Group oraz autor książki „The Time Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never Knew You Had”. „Tak, musisz być dostępny dla tych, którzy Cię potrzebują, zwłaszcza jako menadżer, ale powinieneś także pamiętać, że Twój czas i energia są ważne. Jak masz mieć okazję, by cokolwiek zrobić, kiedy ciągle wszystko Cię rozprasza? Powinieneś dokonać analizy i wypracować pewną równowagę między czasem poświęcanym dla innych, a tym, który możesz przeznaczyć na własną pracę. Prostym sposobem, by to osiągnąć, jest ustalanie spotkań z pracownikami na konkretne godziny zamiast pozwalania im na wchodzenie do Twego pokoju, kiedy tylko chcą”, mówi Brown.

Współpracownicy

Otwarta przestrzeń w miejscu pracy również może prowadzić do zmniejszenia wydajności i dekoncentracji, jeśli nie jest się odpowiednio przygotowanym, by sobie z nimi poradzić. „Od drugiej osoby oddziela Cię tylko cienka ściana Twojej kabiny. Wiesz zatem na przykład, kiedy je lunch, a ona wie, kiedy jesz Ty. Słyszysz, kiedy rozmawia przez telefon, słucha muzyki; irytujący może być nawet odgłos pisania na klawiaturze”, mówi Brown.

Zainwestuj w zestaw słuchawek redukujących zagłuszenia. Zarezerwuj pokój konferencyjny na godzinę. Możesz też zapytać menadżera, czy możesz raz czy dwa razy w tygodniu popracować z domu, by zwiększyć swoją wydajność. I nie bój się wyrazić swojej dezaprobaty, dodaje Brown. Uprzejma prośba skierowana do sąsiada, by nieco się uciszył, zwiększając w ten sposób produktywność zarówno Twoją, jak i swoją, oraz wspólna praca mogą przynieść korzyści Wam obojgu.