Jak zapanować nad Gmail - porady i wskazówki

Przedstawiamy przydatne porady i wskazówki, które pozwolą Ci zapanować i zorganizować swoją skrzynkę pocztową od Google

Gmail to jedno z najważniejszych narzędzi od Google. Posiada 1,5 mld użytkowników na całym świecie. Usługa ta jest chętnie wybierana przez użytkowników oraz przedsiębiorstwa ze względu na dużą ilość dodatkowych funkcjonalności. Na koncie Google przechowywane są kontakty, ustawienia i dane aplikacji naszych urządzeń z systemem operacyjnym Android, a za pomocą identyfikatora Google możemy logować się do wielu usług za pomocą hasła do naszej skrzynki pocztowej. To duże ułatwienie. Dodatkowo w pakiecie z darmowym kontem e-mail dostajemy 15 GB miejsca na Dysku Google oraz możliwość przesyłanie nielimitowanej ilości zdjęć (po kompresji) w usłudze Zdjęcia Google. To najważniejsze zalety posiadania skrzynki pocztowej od Google. Dzięki nim i stałemu rozwojowi usługi jest ona popularna na całym świecie.

Źródło: Google

Źródło: Google

Twoja skrzynka pocztowa za pewne wygląda jak niekończąca się lista spraw do załatwienia. Mimo odfiltrowania spamu i tak posiadasz ogrom wiadomości zarówno prywatnych, jak i służbowych. Do tego dochodzą powiadomienia z innych usług oraz przypomnienia o kończącym się okresie rozliczeniowym lub kody powiadomień.

Gmail w tym miesiącu obchodził swoje 15 urodziny, a Google chwaliło się, że z usługi korzysta ponad miliard użytkowników na całym świecie. Zebraliśmy proste porady i wskazówki, aby twoja praca ze skrzynką pocztową Gmail stała się szybsza, łatwiejsza oraz wygodniejsza. Oto one:

1. Zredukuj liczbę powiadomień: Nie zawracaj sobie głowy powiadomieniami dla każdego nowego e-maila - zamiast tego aktywnie sprawdzaj swoją skrzynkę. W telefonie możesz skonfigurować powiadomienia o określonych wiadomościach e-mail np. tych od szefa. To pomoże Ci zidentyfikować ważne wiadomości e-mail.

2. Odpowiedź w ciągu 24 godzin: Prawdopodobnie nie jesteś w stanie odpowiedzieć na wszystkie wiadomości zaraz po ich otrzymaniu. Dobrym sposobem jest dodanie szybkiej odpowiedzi, która poinformuje nadawcę "Cześć, dostałem twoją wiadomość, ale nie jestem w stanie na nią teraz odpowiedzieć", aby poinformować współpracowników o otrzymaniu wiadomości i jednocześnie zapobiec otrzymywaniu kolejnych wiadomości z ponagleniami. Dodatkowo Gmail sam przypomina, jeżeli po dłuższym czasie nie odpowiedziałeś na wiadomość.

3. Zamykaj swoją skrzynkę co jakiś czas: Skrzynka pocztowa jest ważnym narzędziem pracy, ale potrafi także skutecznie rozpraszać. Większość ludzi uruchamia ją rano i zostawia otwartą w tle przez cały dzień roboczy otrzymując co chwilę powiadomienia o nadejściu nowej wiadomości i sprawdzając je co 30 minut lub częściej. Jeżeli masz ważną rzecz do wykonania spróbuj zamknąć zakładkę z pocztą, aby skupić się na pracy.

4. Nie czytaj ponownie tej samej wiadomości: Przyznaj się, że choć raz otworzyłeś i przeczytałeś wiadomość e-mail tylko po to, aby oznaczyć ją ponownie, jako nieprzeczytaną. To marnotrawienie czasu, ponieważ później musisz przeczytać ją jeszcze raz, aby przypomnieć sobie, co miałeś zrobić. Przeczytaj wiadomość tylko raz i oznacz ją odpowiednią etykietą, aby wiedzieć, co masz zrobić

5. Sortowanie, czytanie i odpowiadanie to oddzielne zadania: Większość ludzi wykonuje wiele czynności na raz, co powoduje spadek efektywności tracąc wiele czasu na przełączanie się pomiędzy zadaniami. Dobrym sposobem jest posortowanie wiadomości według stopnia ważności, a później skupienie się na czytaniu każdej z nich z osobna i odpowiadaniu.

6. Zachowaj tylko ważne wiadomości e-mail: gdy wiadomość nie jest dla Ciebie istotna zamiast pozostawiać ją jako przeczytaną zarchiwizują ją lub usuń. Jeżeli tego nie zrobisz będziesz posiadał wiele nieistotnych wiadomości w swojej skrzynce, co się na tobie zemści, jeżeli będziesz potrzebował szybko znaleźć daną wiadomość. Dodatkowo wiele niepotrzebnych wiadomości może wywoływać wrażenie, że posiadasz do zrobienia więcej rzeczy, niż w rzeczywistości.

7. Zapanuj nad filtrami: Z pewnością dostajesz również wiadomości, które są Ci niepotrzebne. Dostosuj filtry do swoich potrzeb, aby nie dostawać powiadomień o nadejściu wiadomości z kolejnym biuletynem lub gazetką reklamową. Jednocześnie wiadomości te nie są usuwane i w razie potrzeby możesz je szybko odnaleźć.

8. Nie mieszaj przeczytanych i nieprzeczytanych wiadomości e-mail: Łączenie przeczytanych i nieprzeczytanych wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej to przepis na dodatkowe zamieszanie. Nowe emaile powinny trafiać do jednej sekcji, a wiadomości, które już przeczytałeś i wymagają podjęcia działań, powinny znajdować się w innej sekcji. Możesz utworzyć okienko wielu skrzynek odbiorczych lub przenieść wiadomości e-mail do innej etykiety oznaczającej konkretną akcję (np. "do zrobienia").

9. Aby się skupić trzymaj nowe wiadomości poza zasięgiem wzroku: Trudno skupić się na pracy oraz odpisywaniu na wiadomości, gdy widzisz, że do twojej skrzynki co chwilę wpadają nowe e-maile. Aby uniknąć pokusie przerwania pracy i przeczytania nowej wiadomości staraj się pracować w innej sekcji niż Odebrane.

10. Aby znaleźć to, czego potrzebujesz, po prostu poszukaj: Google słynie ze swojej wyszukiwarki internetowej. Również Gmail posiada zaawansowane możliwości przeszukiwania Twojej skrzynki pocztowej. Możesz wyszukiwać wiadomość według daty, nadawcy, tematu (i więcej) lub stworzyć jeszcze bardziej szczegółowe zapytania, starsze niż 6 miesięcy.