Korespondencja seryjna - hurtowe wiadomości, faksy i etykiety

Korespondencja seryjna ułatwia tworzenie podobnych wiadomości, listów czy adresowanie kopert. Automatyczne mechanizmy przyspieszają wykonywanie podobnych czynności i oszczędzają mnóstwo pracy. Zobacz, jak tworzyć seryjne listy, wiadomości pocztowe czy adresować zestawy kopert

Mechanizm korespondencji seryjnej sprawdza się idealnie w generowaniu zestawu wiadomości pocztowych i ich automatycznym rozsyłaniu. Może się na przykład przydać każdemu właścicielowi sklepu internetowego, który na bieżąco informuje swoich klientów o nowościach czy promocjach. Jeżeli posiadasz podłączony do komputera modem możesz też błyskawicznie rozsyłać do wielu odbiorców faksy.

1. Aby utworzyć seryjne wiadomości e-mail skorzystaj z tej samej procedury, jak w przypadku listów. Proces przygotowania treści listu, formatowanie i dodawanie pól korespondencji jest identyczny. Różnice pojawiają się w sposobie wysyłki. W pierwszym kroku kreatora zaznacz opcję Wiadomości e-mail. Jeżeli nie chcesz uruchamiać kreatora kliknij przycisk Rozpocznij korespondencję seryjną na karcie Korespondencja i po rozwinięciu menu wybierz Wiadomości e-mail. Na koniec użyj polecenia Poczta elektroniczna.

2. Na liście Do: wskaż pole bazy danych, które zawiera adres poczty elektronicznej. Gdy tworzysz seryjne faksy będziesz musiał w tym miejscu wskazać pole z numerem telefonu. W pole Wiersz tematu wpisz temat wiadomości, poniżej ustaw format. Po określeniu rekordów do scalenia kliknij przycisk OK.

Możliwości wyboru etykiet seryjnych są takie same, jak w przypadku tradycyjnych dokumentów

Możliwości wyboru etykiet seryjnych są takie same, jak w przypadku tradycyjnych dokumentów

3. Funkcja korespondencji seryjnej upraszcza również adresowanie kopert oraz tworzenie etykiet adresowych. Wystarczy, że masz kompletną bazę teleadresową, na przykład zestaw kontaktów Outlooka. Opcje związane z tworzeniem, scalaniem i formatowaniem rekordów są takie same jak poprzednio. Pojawiają się dodatkowe związane ze sposobem adresowania czy też formatem i drukowaniem kopert bądź etykiet. Nieco inaczej działa funkcja generowania katalogów. Nie tworzy ona wielu różnych plików czy stron, jak na przykład listy seryjne. Jej zadaniem jest zebranie określonych pól bazy danych w jednym dokumencie, stworzenie spisu rekordów.

4. Pamiętaj, że każdy typ dokumentu możesz zapisać do późniejszego wykorzystania. Osobno przechowywany jest plik główny z danymi o połączeniu z bazą danych i plik ze scalonymi rekordami. Zwróć też uwagę, żeby podczas otwierania zapisanego dokumentu głównego zgodzić się na ponowne scalanie. Będziesz miał wtedy dostęp do wszystkich opcji korespondencji seryjnej i możliwość ich zmiany. Jeżeli się nie zgodzisz edytor przekształci plik w standardowy dokument zawierający jedynie informacje o pierwszym rekordzie bazy