Korespondencja seryjna - przygotowanie dokumentów

Korespondencja seryjna to funkcja Office, która pozwala zautomatyzować proces tworzenia podobnych dokumentów. Załóżmy, że chcesz wysłać grupie osób zaproszenia, ich treść będzie identyczna ale zmieni się na przykład tytuł grzecznościowy czy adres do wysyłki. Zamiast tworzyć kilkadziesiąt podobnych plików wystarczy zrobić jeden i skonfigurować Office tak, by automatycznie zmieniał różniące je fragmenty. To o wiele szybsze. Dokumenty seryjne można drukować na drukarce, wysyłać pocztą elektroniczną czy faksem. Korzystając z tego narzędzia przyspieszysz tworzenie etykiet i kopert adresowych, utworzysz zestawy listów seryjnych, wiadomości e-mail i faksów, wygenerujesz różnego rodzaju kupony.

Dokumenty korespondencji seryjnej tworzy się w Wordzie, dane źródłowe mogą pochodzić z innego dokumentu, arkusza Excela, bazy danych Accessa czy książki adresowej Outlooka. Wszystkie informacje scala się w pliku tekstowym.

Zobacz również:

• Excel staje się e-sportem. Tak, chodzi o arkusz kalkulacyjny

1. Uruchom Worda. Narzędzia potrzebne do przygotowania masowej korespondencji zostały zebrane w jednym miejscu. Kliknij kartę Korespondencja. Jeżeli tworzysz tego rodzaju dokument po raz pierwszy, zanim zapoznasz się z przeznaczeniem poszczególnych narzędzi warto zdać się na kreatora. Kliknij polecenie Rozpocznij koresp. ser. w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej i z menu wybierz Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.

2. W oknie z prawej strony wskaż typ dokumentu, który chcesz utworzyć. Do wyboru jest kilka pozycji. Listy i Wiadomości e-mail mają zwykle taką samą treść ale zawierają unikatowe informacje na temat odbiorcy, jego imię i nazwisko czy adres. Koperty to typ pliku, w którym identyczny jest adres zwrotny ale inny adres odbiorcy. Jeżeli wszystkie dane w danym rekordzie mają być inne możesz skorzystać z opcji Etykiety. Katalog to sposób na utworzenie spisu czy wykazu zawierającego identyczne elementy ale z różną zawartością. Najczęściej przygotowuje się dokumenty z korespondencją dlatego zaznacz Listy bądź Wiadomości e-mail. Kliknij łącze Następny: Dokument początkowy u dołu okna.

3. W drugim kroku kreatora korespondencji wskaż plik, w którym tworzona będzie korespondencja. Jest on nazywany dokumentem bieżącym bądź głównym. Jeżeli pozostawisz zaznaczenie przy opcji Użyj bieżącego dokumentu kreator pozwoli ci dodać adresatów do pustego pliku. Aby użyć gotowego szablonu Worda zaznacz Rozpocznij od szablonu i wybierz plik po kliknięciu łącza Wybierz szablon. Do dyspozycji masz wzory zapisane na dysku lokalnym oraz dostępne do pobrania z witryny Office. Jeżeli pracowałeś już wcześniej nad korespondencją i przerwałeś operację zapisując plik, wczytasz go do dalszej obróbki zaznaczając opcję Rozpocznij od istniejącego dokumentu. Przejdź do kolejnego kroku