Korespondencja seryjna - scalanie informacji

Korespondencja seryjna ułatwia tworzenie podobnych wiadomości, listów czy adresowanie kopert. Automatyczne mechanizmy przyspieszają wykonywanie podobnych czynności i oszczędzają mnóstwo pracy. Zobacz, jak tworzyć seryjne listy, wiadomości pocztowe czy adresować zestawy kopert

Gdy przygotujesz dokument bazowy możesz przystąpić do generowania serii dokumentów korespondencji. Operacja ta nazywa się scalaniem. Przed jej wykonaniem możesz jeszcze sformatować plik źródłowy i przejrzeć rekordy korespondencji.

1. Ułóż na stronie elementy listu. Pamiętaj, że bloki korespondencji zajmują w rzeczywistości więcej miejsca niż to jest widoczne. Pole adresu może mieć na przykład 3 linie, a nie jedną, jak dokumencie głównym. Nadanie formatowania blokom i polom korespondencji spowoduje takie samo sformatowanie tekstu we wszystkich listach po scaleniu tekstu. Całe bloki będą miały jednak jednolity wygląd. Podczas formatowania możesz zmieniać rodzaj i styl czcionki, modyfikować jej wielkość, nadawać kolor.

2. Aby przejść do kolejnego kroku kreatora użyj łącza Następny: Przejrzyj listy. Za pomocą przycisków w sekcji Przejrzyj listy możesz przewijać kolejne rekordy. Sprawdź ich poprawność. W naszym przykładzie nie dodawaliśmy pól zawierających na przykład odmianę tytułu przez przypadki. Spowodowało to błędy. Nasze zaproszenie brzmi teraz Mam zaszczyt zaprosić Pani na uroczystość. W celu dokonania poprawek kliknij Poprzedni: Napisz list oraz Poprzedni: Dokument początkowy. Dodaj pole do bazy danych i wpisz w nie odpowiednią odmianę potrzebnego elementu. Kliknij łącze Edytuj listę adresatów, zaznacz w sekcji Źródło danych plik rekordów i użyj przycisku Odśwież. Kliknij OK i Następny: Napisz list.

Przeglądanie i poprawianie listów seryjnych korespondencji

Przeglądanie i poprawianie listów seryjnych korespondencji

3. Usuń pole wyświetlające błędną odmianę. W naszym przykładzie to <<Tytuł>> w treści zaproszenia. Kliknij Więcej elementów. Otworzy się znajome okno zawierające wszystkie pola bazy. Tym razem rozszerzone o dodatkowe. Koniecznie zweryfikuj prawidłowość dopasowania. Służy do tego przycisk Dopasuj pola… Najczęściej nowe dane zostają przypisane do starych pól powodując błędy. W standardowych polach korespondencji nie ma miejsca na odmianę ale nowe pole bazy możesz przypisać do dowolnego, niewykorzystanego pola korespondencji, na przykład do Drugie imię. Zakończ przypisywanie. Zaznacz pole z odmianą i kliknij Wstaw. Klikając Następny: Przejrzyj listy sprawdź poprawność dokumentów. Jeżeli pola są nadal źle dopasowane możesz je teraz poprawić bez konieczności cofania kroków kreatora. Wystarczy na karcie Korespondencja kliknąć polecenie Dopasuj pola widoczne w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Gdy w trakcie przeglądania kolejnych rekordów uznasz, że jeden z adresatów powinien zostać usunięty z korespondencji, użyj przycisku Wyklucz tego adresata. Możesz także przefiltrować większą liczbę adresów i na tym etapie wybrać z bazy właściwie. Wystarczy użyć łącza Edytuj listę adresatów.

4. Sformatowanie tekstu w jednym dokumencie spowoduje zmianę w pozostałych. Jest ono niezbędne na tym etapie ponieważ dopiero teraz widać zawartość poszczególnych pól. Często na przykład źle dobrany jest odstęp pomiędzy liniami adresu. Aby go zmniejszyć zaznacz cały adres, przejdź na kartę Narzędzia główne i użyj przycisku Interlinia w sekcji Akapit. Pola można także formatować za pomocą specjalnych przełączników. Aby to zrobić należy jednak zmienić sposób wyświetlania. Scalone dokumenty mogą prezentować informacje w postaci zwykłego tekstu bądź tak zwanych kodów pól. Pomiędzy tymi trybami wyświetlania przełączysz się wciskając kombinację [ALT][F9] lub klikając pole prawym przyciskiem myszy i wybierając Przełącz kody pól. Pierwszy obejmuje cały dokument, drugi wybrane pole. Sposób wyświetlania nie ma wpływu na scalanie informacji. Aby nie zmieniać ręcznie wpisów wystarczy po nazwie pola dodać jeden z dostępnych przełączników. Dopisanie na przykład \* CAPS spowoduje że pierwsza litera każdego wyrazu zostanie zmieniona na wielką, \* FIRSTCAP zmienia na wielką jedynie pierwszą literę pierwszego wyrazu. Jeżeli chcesz zmienić wszystkie litery na wielkie dopisz \* UPPER, na małe - użyj przełącznika \*LOWER. Możesz także korzystać z parametrów formatujących sposób wyświetlania liczb czy dat.

5. Po opracowaniu wszystkich dokumentów i sprawdzeniu rekordów można zakończyć scalanie. Jeżeli obawiasz się, że możesz napotkać błędy zasymuluj najpierw całą operację. Przejdź na kartę Korespondencja i kliknij polecenie Wyszukaj błędy automatycznie w sekcji Podgląd wyników. Uzyskasz dostęp do trzech opcji. Pierwsza (Symuluj scalanie i raportuj o błędach) to jedynie symulacja, która generuje raport. Możesz też od razu scalać rekordy nakazując jedynie by Word zatrzymał się gdy napotka błąd. Służy do tego Ukończ scalanie, zatrzymując się na błędzie. Aby poznać błędy ale mimo nich scalić pliki zaznacz Ukończ scalanie bez wstrzymywania. W przypadku dużych baz danych lepiej zasymulować najpierw całą operację. Kliknij OK. Zamknij okno komunikatu lub zapoznaj się z wygenerowanym raportem i popraw znalezione błędy.

Tryb wyświetlający kody pól jest nieczytelny ale pozwala przeprowadzać na polach dodatkowe operacje

Tryb wyświetlający kody pól jest nieczytelny ale pozwala przeprowadzać na polach dodatkowe operacje

6. Kliknij na koniec łącze Następny: Ukończ scalanie. W przypadku listów seryjnych ponownie do wyboru masz kilka możliwości. Jeżeli chcesz wydrukuj od razu wszystkie dokumenty. Kliknij w tym celu polecenie Drukuj. Pozostaw zaznaczenie Wszystko i rozpocznij drukowanie przyciskiem OK. Możesz też przesłać do drukarki zaznaczony aktualnie rekord bądź ich zdefiniowany zakres. Przed wydrukiem listy można jeszcze spersonalizować dodając do niektórych różne informacje. Użyj w tym celu opcji Edytuj poszczególne listy. Zaznacz Wszystko i kliknij OK. Word stworzy nowy, duży dokument, w którym każdy list będzie wyświetlony na oddzielnej stronie. Tym razem zmiana jednego rekordu nie pociągnie za sobą zmian w pozostałych. Aby wydrukować korespondencję użyj opcji drukowania umieszczonej na karcie Plik.